RACI-matris

RACI-matrisen används för att tilldela och definiera graden av ansvar som motsvarar var och en av de personer som är involverade i att genomföra ett projekt.

Det är också känt som en ansvarsfördelningsmatris. Dess syfte är att kunna fastställa de olika roller och ansvar som varje person som bildar sig i att genomföra ett projekt måste ta.

Som en konsekvens rekommenderas det att den förbereds i början av ett projekt. Så att det från början är tydligt och fastställt vilken roll och ansvar varje person som deltar i ett projekt kommer att ta. Detta säkerställer också att större samarbete uppnås av alla deltagare.

Vad betyder varje bokstav som utgör namnet på RACI-matrisen

Namnet på RACI-matrisen består av fyra bokstäver och varje bokstav har en betydelse. Betydelsen av varje bokstav är som följer:

Bokstaven R

Utan tvekan är R:et bokstaven som anger vem som tar på sig ansvaret. Detta brev definierar rollen för den person som är ansvarig för att utföra en viss uppgift. Därför tar du ansvar för att lämna in gjorda läxor i tid och på etablerat sätt.

Bokstaven A

På samma sätt avgör bokstaven A vem som godkänner. Rollen för den som ska agera som godkännare är att acceptera och godkänna uppdraget som lämnats av ansvarig person. Godkännaren intygar med andra ord att arbetet har utförts enligt de krav som krävs.

Bokstaven C

Bokstaven C anger för sin del vem som rådfrågas. De är vanligtvis experter eller kunniga om ett ämne och en uppgift som rådfrågas för deras åsikter och förslag om någon aspekt av projektuppgifterna. Den externa konsulterade hans åsikt om någon aspekt som måste beaktas vid genomförandet av projektet, eftersom han är expert på ämnet.

Bokstav I

Slutligen avgör brevet I vem som anmäler. Dessa personers roll involverar varje individ som måste informeras om utvecklingsprocessen och utvecklingen av de uppgifter som ingår i projektet. De ska också informeras när uppgifter har slutförts.

Fördelar med att göra en RACI-matris

De huvudsakliga fördelarna som kan uppnås när en RACI-matris görs är:

• Rollerna och ansvaret för var och en av deltagarna i ett projekt är tydligt definierade.
• Det är möjligt att avgöra vilken person som tar på sig ansvaret för att göra räkenskaper med avseende på de uppgifter eller arbeten som ska utföras.
• Det gör det möjligt att balansera arbetsbelastningen mellan de personer, team eller avdelningar som är involverade i utvecklingen av projektet.
• Det gör det enkelt att hålla en kontrollerad uppföljning av utvecklingen och utförandet av de uppgifter och det arbete som krävs för att framgångsrikt slutföra utvecklingen av projektet.

Hur man bygger en RACI-matris

För att utveckla en RACI-matris måste följande steg följas:

Steg 1

Först bestäms de uppgifter som ska utföras inom ett projekt och placeras som de rader som utgör matrisen.

Steg 2

För det andra identifieras de personer som är involverade i utvecklingen av projektet och placeras i form av kolumner i matrisbildningen.

Steg 3

För det tredje placeras bokstäverna i ordet som utgör namnet på RACI-matrisen. Genom att tilldela varje bokstav i varje uppgift är det möjligt att definiera vem av de inblandade som ska vara ansvarig, vem som godkänner, vem som rådfrågas och vem som ska informeras vid utförandet av varje projektuppgift.

Steg 4

Slutligen kommer det att vara möjligt att avgöra om allt arbete är väl fördelat, om det finns något tomt utrymme och om det finns dubbelarbete. Detta för att verifiera att allt är välformat och undvika senare problem.

Fördelar och nackdelar med att tillämpa en RACI-matris

Fördelarna som kan uppnås med att genomföra ett projekt genom att tillämpa RACI-matrisen är följande:

1. Det finns en smidig och enkel kommunikationsprocess

Kommunikation visar sig vanligtvis vara enklare och snabbare, eftersom RACI-matrisen låter dig tydligt visualisera rollen och funktionen som varje person ska spela. Detta eliminerar inte, men det minimerar kommunikationsproblem mellan de personer som är involverade i projektet.

2. Förbättra produktiviteten

Uppenbarligen, genom att minimera kommunikationsproblem, bidrar detta till ett bättre utnyttjande av tiden och som en konsekvens uppnås en ökning av produktiviteten. Slutförandetiden för varje uppgift förkortas och detta effektiviserar den övergripande exekveringsprocessen.

3. Rätt fördelning av arbetet

Dessutom låter RACI-matrisen dig visualisera ansvar och funktioner, så att den kan identifieras om arbetsbelastningen fördelas på ett proportionellt sätt. Om det är möjligt att fastställa att en ansvarig har en alltför stor arbetsbörda tilldelad, görs nödvändiga justeringar innan projektet genomförs. Att uppnå en mer balanserad fördelning av bördor och ansvar.

4. Förväntningarna uppfylls

När du använder det här verktyget är resultaten som erhålls i slutet av ett projekt mycket lika de resultat som förväntas uppnås i början av projektet. Detta beror på att du bättre kan kontrollera alla uppgifter som måste utvecklas. Dessutom vet varje person specifikt vad de ansvarar för i hela projektets genomförandeprocess.

Även om fördelarna är stora och många, kan det också finnas nackdelar med RACI-matrisen.

• Till en början kan det vara överdrivet komplicerat att tillämpa, vilket har en negativ effekt på dess förståelse.
• Trots att RACI-matrisen är ett fantastiskt verktyg räcker det inte bara att skapa den, utan du måste också följa den.
• I linje med ovanstående kan det för den som inte är bekant med matrisen bli dyrt att generera den för första gången.
• Det finns möjlighet att det finns projekt som inte kräver planering av den här typen, så skapandet av matrisen kan vara mer något som bromsar projektet, än något som driver det.

Sammanfattningsvis är RACI-matrisen ett mycket användbart verktyg som kan användas i alla typer av projekt. Eftersom det bestämmer rollerna och funktionerna för alla människor som deltar i dess förverkligande. Detta gynnar bättre kontroll och uppnå bättre resultat i slutet av projektet.