Processledning

Utan tvekan är en process en sekvens av aktiviteter som syftar till att tillföra värde till en input för att uppnå ett resultat eller output. All produktion måste tillfredsställa ett behov eller krav från ett företags interna eller externa kund.

Naturligtvis måste varje process, oavsett om den är enkel eller komplicerad, stor eller liten, ha en input, en transformation och en output. Ingången är varje resurs eller indata som måste omvandlas. Transformation är den arbetsprocess som tillför värde till insatser och får ett resultat. Produktionen utgör slutresultatet, till exempel varan eller tjänsten som lyckas tillfredsställa ett behov.

Dessutom står processfokuserad ledning i kontrast till den traditionella strukturen hos funktionsbaserade organisationer. Grundtanken är att tillföra värde till interna och externa kunder. Av denna anledning eftersträvas ständig förbättring av alla processer genom identifiering, beskrivning och dokumentation.

Hur vet man om en aktivitet är en process?

Faktum är att inte alla aktiviteter som utförs i ett företag kan betraktas som en process. För att betrakta en aktivitet som en process måste du:

1. Ha ett tydligt uppdrag och syfte

Varje aktivitet som klassificeras som en process måste svara mot det uppdrag och syften som organisationen fastställt. Dessa aktiviteter måste svara mot vad företaget förväntar sig att göras.

2. Verksamheten måste vara exakt definierad

Alla medlemmar i organisationen måste veta exakt hur varje process ska genomföras. Även när en ny medarbetare anställs kan du få tillgång till dokumenterade källor som anger hur varje aktivitet går till.

3. Den måste innehålla in- och utgångar

Naturligtvis måste varje process ha en insats av insatsvaror eller råvaror som måste omvandlas till ett slutresultat. Detta resultat är vad som kallas resultatet av processen som tillför värde för interna och externa kunder.

4. Leverantörer, kunder och en slutprodukt kan identifieras

Leverantörerna kommer givetvis att vara alla som levererar insatsvaror eller råvaror för att genomföra processen. Kunden kommer att vara mottagaren av den vara eller tjänst som genereras. Medan slutprodukten är resultatet av värde som processen genererar.

5. Aktiviteten kan delas in i uppgifter eller delprocesser

Varje process kan ha en eller flera uppgifter som kommer att utföras av en eller en grupp personer som ansvarar för dess genomförande.

6. Kan dokumenteras

Alla dessa aktiviteter kan dokumenteras med hjälp av en processhanteringsmetodik, som definierar tider, resurser och kostnader. Allt detta dokumenterade register säkerställer överensstämmelse med kvalitetsstandarder.

7. Har ansvarsfördelning

Visst är en process indelad i uppgifter som ska utföras på en avdelning eller på flera avdelningar på företaget. Varje aktivitet måste tillföra mervärde till interna kunder, om vi talar om en delprocess, eller extern, om det är slutskedet av processens exit. Vid varje steg måste det finnas en person som ansvarar för var och en av utgångarna.

Varför är det viktigt att vara processbaserad?

Det är logiskt att anta att processledning definierar de processer som måste genomföras på ett tidigare strukturerat sätt, och kontinuerligt se över dem för att hitta möjligheter till förbättringar. Detta eftersom, om processerna i en organisation kontinuerligt förbättras, hjälper det till att förbättra organisationens totala funktion.

Faktum är att fokus på processer möjliggör en övergripande vision av verksamheten i företaget i allmänhet och globalt. Den erkänner också att företaget måste ha en horisontell struktur för att svara på en cykel av processen på ett fullständigt sätt.

Dessutom strävar alla processer efter kundnöjdhet. När man talar om en mikroprocess omfattar den endast interna processer som tillfredsställer de interna kundernas behov. Nu inkluderar en makroprocess både interna och externa processer för att tillfredsställa interna och externa kunder i organisationen.

På samma sätt kommer företaget med fokus på processer att kunna uppnå en konkurrensfördel, eftersom denna typ av administration prioriterar kundnöjdhet. Det gör att företagen tvingas maximera sin effektivitet. Följaktligen är det absolut nödvändigt att organisationer strävar efter ständiga förbättringar av sina processer och i sin tur av företaget i allmänhet, att erbjuda bättre lösningar på kundproblem.

Fördelar med processledning

Processhantering har följande fördelar:

1. Minska onödiga interna kostnader

Till att börja med kan företaget minska onödiga kostnader i sina processer, eftersom det kan eliminera uppgifter eller steg som inte tillför värde. Därför, om onödiga steg elimineras, elimineras också kostnader.

Genom att eliminera icke-värdeskapande aktiviteter blir processen mer exakt och företaget kan fokusera mer på att möta kundernas krav, behov och förväntningar. Sammantaget sparar det resurser som tid, pengar och mänsklig ansträngning.

2. Förkorta leveranstiderna

Sedan kan ledtider eller ledtider förkortas genom att identifiera processcykelavbrott. Av denna anledning elimineras och effektiviseras processer.

3. Förbättrar kvaliteten och servicen som kunden uppfattar

Å andra sidan, genom att förbättra kvaliteten och servicen som erbjuds, tillfredsställer kunden bättre sina behov. Att få kunder att tycka om att behålla en relation med företaget.

4. Inkludera ytterligare serviceaktiviteter

På samma sätt gör detta tillvägagångssätt det mycket enkelt att lägga till ytterligare kundserviceförmåner. Dessa aggregat av tjänster har en låg kostnad och är lätt att uppfatta av kunden.

Egenskaper hos organisationer som använder processledning

1. Processen dominerar över strukturen

I första hand anser företag som tillämpar processledning att företagets struktur inte är något annat än infrastrukturen för att genomföra processerna. Därför ger de relevans till processerna och strategierna utformas utifrån processerna.

2. Dess organisation är tvärgående

För det andra gör processhantering att organisationer konfigureras som en uppsättning eller system av processer och delprocesser som tillåter uppnåendet av mål. Huvudsyftet med alla processer är att skapa värde för kunden.

3. Användning av informationen

För det tredje sätter organisationer ett högt värde på information om de olika processer och aktiviteter som måste genomföras. Det ständiga flödet av information är avgörande för att fungera framgångsrikt i alla processer och i företagets allmänna verksamhet.

4. De är värdeskapare

Slutligen är organisationer som tillämpar processstyrning värdeskapare. Av samma anledning som den är processbaserad är varje output ett mervärde genom de produkter och tjänster de erbjuder. Och detta är det grundläggande syftet med varje process.

Processledningssteg

De viktigaste stegen för att implementera processhantering är:

1. Information, utbildning och deltagande

Processledning är ett nytt sätt att hantera. Därför är det viktigt att alla är informerade och utbildade innan processerna implementeras. Dessutom ska alla informeras om de mål som processen eftersträvar, vilka skeden den är och vilken samverkan som krävs.

2. Identifiering av processer

Naturligtvis måste processerna vara tydligt identifierade. Därför måste en lista över alla processer som genomförs göras. Varje process måste ha:

• Ett namn.
• Aktiviteterna och stegen du måste ta.
• En processkarta.

3. Urval av relevanta processer

Det bör noteras att de relevanta processerna är de som tillför mest värde och är mycket viktiga för att företaget ska prestera effektivt. Av denna anledning har de en betydande inverkan på företagets strategiska mål.

4. Inrätta en ansvarig

När de relevanta processerna har identifierats tilldelas de en chef. Den ansvariga personen måste ha det ansvar och den autonomi som krävs för att uppfylla de strategiska målen.

5. Processanalys och problemdetektering

Varje process analyseras, oavsett om den uppfyller de föreslagna målen eller inte. Om någon av dem inte uppfyller dem och utgör ett problem, måste de utformas om på lämpligt sätt.

6. Korrigering av problem

När de problem som har störst inverkan på målen och klienterna har identifierats, söks en lösning för dem. Detta genom att definiera de åtgärder som måste följas för att inte påverka resultatet av processen och organisationen som helhet.

7. Användning av indikatorer

Slutligen kommer processerna att utvärderas periodiskt. Det kommer att bero på denna utvärdering om de överensstämmer med de föreslagna indikatorerna. Indikatorerna är mycket viktiga för att analysera processernas verkliga prestanda och för att kunna fastställa de svaga punkterna. Allt detta för att vidta korrigerande åtgärder.

Avslutningsvis kan man säga att processledning ökar effektiviteten i organisationer. Detta eftersom dess framgång kommer att bero på ett adekvat genomförande av dess processer, som måste dokumenteras tydligt. Men framför allt ska de syfta till att skapa värde för kunden.