Inköpsorder

En inköpsorder, även kallad inköpsorder eller inköpsordernota, är ett dokument genom vilket köparen begär varor från säljaren.

Inköpsorder

På så sätt dokumenterar vi våra produktbehov. Det vanliga är att skicka detta dokument till leverantören så att den kan leverera nämnda order. Att kunna göra det fysiskt eller virtuellt (e-post eller hemsida).

Syftet med ordersedeln är att i efterhand kunna kontrastera följesedeln mot denna order och notera eventuella incidenter samt att ha villkoren för nämnda order skriftliga.

Processen i en inköpsorder

Först måste du ta reda på vilka behov vi har. När lämplig leverantör har valts utfärdas orderordern. Säljaren får originalet och köparen behåller en kopia. Säljaren serverar beställningen och bifogar en följesedel som kontrolleras mot denna. Om det finns något som inte levereras, förblir det väntande.

Detta dokument är användbart för båda parter. Köparen kan kontrollera typen eller beloppet av utgiften och göra en prognos för betalningar. Säljaren kan organisera sina olika beställningar och göra en prognos över avgifter. I båda fallen är hanteringsprogram och till och med ett kalkylblad till hjälp. Å andra sidan, för juridiska ändamål, när den väl har accepterats, binder den båda parter till det överenskomna utbytet.

Innehållet i en ordernota

Normalt är det oftast samma uppgifter som krävs på en följesedel, bara att uttrycket "Beställ beställning" eller liknande kommer att synas på brevhuvudet. Vi beskriver dem nedan:

  • Uppgifter om köpare och säljare. Skatteregistreringsnumret för varje land är mycket viktigt. Även skatteadressen.
  • Datum och plats för utfärdandet av beställningen. Det första är viktigt, särskilt för att kontrollera den tid det tar för vår leverantör att leverera den. På så sätt kan vi undvika lagerbrott.
  • Produktnamn och referens. Den beställda kvantiteten, priset och eventuella rabatter, kampanjer eller bonusar ingår också.
  • Den valda betalningsmetoden samt villkor och belopp som ska betalas, om tillämpligt. Denna punkt är viktig för att korrekt hantera statskassan.
  • Totalkostnad , eventuell transport, försäkring eller liknande utgifter och, som en väsentlig del, den auktoriserade underskriften.
  • Datum och leveranssätt. Vid denna tidpunkt, vid leverans, kommer en följesedel att skickas till kunden för att signera, som vanligtvis bifogas beställningen. Eventuella incidenter eller vad som inte lämnats ska också noteras.

Sanningen är att dessa strikta krav ibland lättas upp, beroende på den kommersiella relationen och förtroenderelationen. I många fall görs beställningar muntligt eller per telefon. Det kan till och med begäras via e-post men utan beställningsdokument. Trots det är det bekvämt att alltid ha kontroll över dessa beställningar.

Ett exempel på inköpsordern

Låt oss se ett exempel på vad ett orderdokument kan vara. I den kan vi se all nödvändig information och eventuella rabatter och utgifter relaterade till leveransen av nämnda varor. Även utrymmet reserverat för incidenter och för underskrift av den som tar emot varan.

Beställning 1

Obs: Uppgifterna ovan är tillverkade data.