Menaxhimi i procesit

Pa dyshim, një proces është një sekuencë aktivitetesh që synojnë t’i shtojnë vlerë një inputi për të arritur një rezultat ose output. I gjithë prodhimi duhet të plotësojë një nevojë ose një kërkesë të klientit të brendshëm ose të jashtëm të një kompanie.

Sigurisht, çdo proces, qoftë i thjeshtë apo i ndërlikuar, i madh apo i vogël, duhet të ketë një hyrje, një transformim dhe një dalje. Inputi është çdo burim ose hyrje që duhet të transformohet. Transformimi është procesi i punës që i shton vlerë inputeve dhe merr një rezultat. Produkti përbën rezultatin përfundimtar, siç është malli ose shërbimi që arrin të plotësojë një nevojë.

Përveç kësaj, menaxhimi i fokusuar në proces është në kontrast me strukturën tradicionale të organizatave të bazuara në funksione. Ideja themelore është shtimi i vlerës për klientët e brendshëm dhe të jashtëm. Për këtë arsye, kërkohet përmirësimi i vazhdueshëm i të gjitha proceseve nëpërmjet identifikimit, përshkrimit dhe dokumentimit të tyre.

Si e dini nëse një aktivitet është një proces?

Në fakt, jo të gjitha aktivitetet që kryhen në një kompani mund të konsiderohen si proces. Për ta konsideruar një aktivitet si një proces, duhet:

1. Keni një mision dhe qëllim të qartë

Çdo aktivitet i klasifikuar si proces duhet t’i përgjigjet misionit dhe qëllimeve të vendosura nga organizata. Këto aktivitete duhet t’i përgjigjen asaj që kompania pret të bëhet.

2. Veprimtaria duhet të jetë e përcaktuar saktë

Të gjithë anëtarët e organizatës duhet të dinë saktësisht se si duhet të kryhet çdo proces. Edhe kur punësohet një punonjës i ri, mund të keni akses në burime të dokumentuara që tregojnë se si kryhet çdo aktivitet.

3. Duhet të përmbajë hyrje dhe dalje

Natyrisht, çdo proces duhet të ketë një hyrje të inputeve ose lëndëve të para që duhet të shndërrohen në një rezultat përfundimtar. Ky rezultat është ai që njihet si rezultati i procesit që shton vlerë për klientët e brendshëm dhe të jashtëm.

4. Mund të identifikohen furnizuesit, klientët dhe një produkt përfundimtar

Natyrisht, furnizuesit do të jenë të gjithë ata që furnizojnë inputet ose lëndët e para për të kryer procesin. Klienti do të jetë marrësi i mallit ose shërbimit të krijuar. Ndërsa produkti përfundimtar është prodhimi i vlerës që gjeneron procesi.

5. Aktiviteti mund të ndahet në detyra ose nënprocese

Çdo proces mund të ketë një ose më shumë detyra që do të kryhen nga një ose nga një grup njerëzish përgjegjës për ekzekutimin e tij.

6. Mund të dokumentohet

Të gjitha këto aktivitete mund të dokumentohen duke përdorur një metodologji të menaxhimit të procesit, duke përcaktuar kohën, burimet dhe kostot. I gjithë ky regjistrim i dokumentuar siguron përputhjen me standardet e cilësisë.

7. Ka caktimin e përgjegjësive

Sigurisht, një proces ndahet në detyra që duhet të kryhen në një departament ose në disa departamente të kompanisë. Çdo aktivitet duhet të shtojë vlerë për klientët e brendshëm, nëse flasim për një nënproces, ose të jashtëm, nëse është faza përfundimtare e daljes nga procesi. Në çdo hap duhet të jetë një person përgjegjës për secilën nga daljet.

Pse është e rëndësishme të jesh i bazuar në proces?

Është logjike të supozohet se menaxhimi i procesit përcakton proceset që duhet të kryhen në një mënyrë të strukturuar më parë, duke i rishikuar vazhdimisht ato për të gjetur mundësi për përmirësim. Kjo pasi, nëse proceset e një organizate përmirësohen vazhdimisht, kjo ndihmon në përmirësimin e funksionit të përgjithshëm të organizatës.

Në të vërtetë, fokusi në procese lejon një vizion gjithëpërfshirës të funksionimit të kompanisë në përgjithësi dhe globalisht. Ai gjithashtu pranon se kompania duhet të ketë një strukturë horizontale për t’iu përgjigjur një cikli të procesit në mënyrë të plotë.

Për më tepër, të gjitha proceset kërkojnë kënaqësinë e klientit. Kur flasim për një proces mikro, ai përfshin vetëm procese të brendshme që plotësojnë nevojat e klientëve të brendshëm. Tani, një proces makro përfshin procese të brendshme dhe të jashtme për të kënaqur klientët e brendshëm dhe të jashtëm të organizatës.

Në mënyrë të ngjashme, me fokusin në procese, kompania do të jetë në gjendje të arrijë një avantazh konkurrues, pasi ky lloj administrimi ka prioritet kënaqësinë e klientit. Kjo do të thotë se kompanitë janë të detyruara të maksimizojnë efikasitetin e tyre. Rrjedhimisht, është e domosdoshme që organizatat të kërkojnë përmirësim të vazhdueshëm të proceseve të tyre dhe, nga ana tjetër, të kompanisë në përgjithësi, duke ofruar zgjidhje më të mira për problemet e klientëve.

Përparësitë e menaxhimit të procesit

Menaxhimi i procesit ka përparësitë e mëposhtme:

1. Zvogëloni kostot e brendshme të panevojshme

Si fillim, kompania mund të zvogëlojë kostot e panevojshme brenda proceseve të saj, pasi mund të eliminojë detyrat ose hapat që nuk shtojnë vlerë. Prandaj, nëse eliminohen hapat e panevojshëm, eliminohen edhe kostot.

Duke eliminuar aktivitetet që nuk shtojnë vlerë, procesi bëhet më i saktë dhe kompania mund të fokusohet më shumë në përmbushjen e kërkesave, nevojave dhe pritshmërive të klientëve. Të gjitha së bashku kursen burime të tilla si kohë, para dhe përpjekje njerëzore.

2. Shkurtoni kohën e dorëzimit

Më pas, kohëzgjatja ose kohëzgjatja mund të shkurtohen duke identifikuar kohën e ndërprerjes së ciklit të procesit. Për këtë arsye, proceset eliminohen dhe thjeshtohen.

3. Përmirëson cilësinë dhe shërbimin e perceptuar nga klienti

Nga ana tjetër, duke përmirësuar cilësinë dhe shërbimin e ofruar, klienti plotëson më mirë nevojat e tij. Bën që klientët të pëlqejnë të mbajnë një marrëdhënie me kompaninë.

4. Përfshirja e aktiviteteve shtesë të shërbimit

Po kështu, kjo qasje e bën shumë të lehtë shtimin e përfitimeve shtesë të shërbimit ndaj klientit. Këto agregate shërbimesh kanë një kosto të ulët dhe perceptohen lehtësisht nga klienti.

Karakteristikat e organizatave që përdorin menaxhimin e procesit

1. Procesi mbizotëron mbi strukturën

Në radhë të parë, kompanitë që aplikojnë menaxhimin e procesit konsiderojnë se struktura e kompanisë nuk është gjë tjetër veçse infrastruktura për të kryer proceset. Prandaj, ato u japin rëndësi proceseve dhe strategjitë hartohen në bazë të proceseve.

2. Organizimi i tij është transversal

Së dyti, menaxhimi i procesit bën që organizatat të konfigurohen si një grup ose sistem procesesh dhe nënprocesesh që lejojnë arritjen e objektivave. Objektivi kryesor i të gjitha proceseve është të gjenerojë vlerë për klientin.

3. Përdorimi i informacionit

Së treti, organizatat i kushtojnë një vlerë të lartë informacionit rreth proceseve dhe aktiviteteve të ndryshme që duhet të kryhen. Rrjedha e vazhdueshme e informacionit është thelbësore për të funksionuar me sukses në të gjitha proceset dhe në funksionimin e përgjithshëm të kompanisë.

4. Janë gjenerues të vlerës

Së fundi, organizatat që aplikojnë menaxhimin sipas proceseve janë gjenerues të vlerës. Për të njëjtën arsye që bazohet në procese, çdo produkt është një vlerë e shtuar përmes produkteve dhe shërbimeve që ato ofrojnë. Dhe ky është qëllimi themelor i çdo procesi.

Hapat e menaxhimit të procesit

Hapat më të rëndësishëm në zbatimin e menaxhimit të procesit janë:

1. Informimi, trajnimi dhe pjesëmarrja

Menaxhimi i procesit është një mënyrë e re e menaxhimit. Prandaj, është thelbësore që të gjithë të jenë të informuar dhe të trajnuar përpara se të zbatojnë proceset. Gjithashtu, të gjithë duhet të informohen për objektivat që kërkon procesi, cilat janë fazat e tij dhe çfarë bashkëpunimi kërkohet.

2. Identifikimi i proceseve

Natyrisht, proceset duhet të identifikohen qartë. Prandaj, duhet të bëhet një listë e të gjitha proceseve që kryhen. Çdo proces duhet të ketë:

• Një emër.
• Aktivitetet dhe hapat që duhet të ndërmerrni.
• Një hartë procesi.

3. Përzgjedhja e proceseve përkatëse

Duhet theksuar se proceset përkatëse janë ato që shtojnë vlerën më të madhe dhe janë shumë të rëndësishme që kompania të performojë me efikasitet. Për këtë arsye, ato kanë një ndikim të rëndësishëm në objektivat strategjikë të kompanisë.

4. Krijoni një përgjegjës

Pasi të jenë identifikuar proceset përkatëse, atyre u caktohet një menaxher. Personi përgjegjës duhet të ketë përgjegjësinë dhe autonominë e nevojshme për të përmbushur objektivat strategjikë.

5. Analiza e procesit dhe zbulimi i problemit

Çdo proces analizohet, pavarësisht nëse i përmbush apo jo objektivat e propozuara. Nëse ndonjë prej tyre nuk i plotëson ato dhe paraqet problem, ato duhet të ridizajnohen siç duhet.

6. Korrigjimi i problemeve

Pasi janë identifikuar problemet që kanë ndikimin më të madh në objektivat dhe klientët, kërkohet një zgjidhje për to. Kjo, duke përcaktuar veprimet që duhen ndjekur për të mos ndikuar në performancën e procesit dhe të organizatës në tërësi.

7. Përdorimi i treguesve

Së fundi, proceset do të vlerësohen periodikisht. Nga ky vlerësim do të varet nëse ata janë në përputhje me treguesit e propozuar. Treguesit janë shumë të rëndësishëm për të analizuar ecurinë reale të proceseve dhe për të qenë në gjendje për të përcaktuar pikat e dobëta. E gjithë kjo, për të aplikuar masa korrigjuese.

Si përfundim, mund të thuhet se menaxhimi i procesit rrit efikasitetin e organizatave. Kjo, sepse suksesi i tij do të varet nga ekzekutimi adekuat i proceseve të tij, të cilat duhet të dokumentohen qartë. Por, mbi të gjitha, ato duhet të synojnë të gjenerojnë vlerë për klientin.