Matrica RACI

Matrica RACI përdoret për të caktuar dhe përcaktuar shkallën e përgjegjësisë që i korrespondon secilit prej personave që janë të përfshirë në realizimin e një projekti.

Njihet gjithashtu si matricë e shpërndarjes së përgjegjësisë. Qëllimi i tij është të jetë në gjendje të vendosë rolet dhe përgjegjësitë e ndryshme që duhet të marrë përsipër çdo person që formon në realizimin e një projekti.

Si pasojë, rekomandohet që ai të përgatitet në fillim të një projekti. Kështu që që në fillim të jetë e qartë dhe e vendosur roli dhe përgjegjësia që do të marrë çdo person që merr pjesë në një projekt. Kjo gjithashtu siguron që të arrihet një bashkëpunim më i madh nga të gjithë pjesëmarrësit.

Çfarë do të thotë çdo shkronjë që përbën emrin e matricës RACI

Emri i matricës RACI përbëhet nga katër shkronja dhe secila shkronja ka një kuptim. Kuptimi i secilës shkronjë është si më poshtë:

Shkronja R

Pa dyshim, R është shkronja që tregon se kush e merr përgjegjësinë. Kjo letër përcakton rolin e personit që është i ngarkuar për të kryer një detyrë të caktuar. Prandaj, ju merrni përgjegjësinë për të kryer detyrat e shtëpisë në kohë dhe në mënyrën e përcaktuar.

Shkronja a

Në mënyrë të ngjashme, shkronja A përcakton se kush e miraton. Roli i personit që do të veprojë si miratues është të pranojë dhe miratojë detyrën e paraqitur nga personi përgjegjës. Me fjalë të tjera, miratuesi vërteton se puna është kryer sipas kërkesave të kërkuara.

Shkronja C

Nga ana e saj, germa C tregon se kush konsultohet. Ata janë zakonisht ekspertë ose të ditur për një temë dhe detyrë, të cilët konsultohen për mendimin dhe sugjerimin e tyre për disa aspekte të detyrave të projektit. I jashtmi konsultoi mendimin e tij për disa aspekte që duhet pasur parasysh në realizimin e projektit, pasi ai është ekspert i kësaj teme.

Letra I

Më në fund, letra I përcakton se kush raporton. Roli i këtyre njerëzve përfshin çdo individ i cili duhet të jetë i informuar për procesin e evoluimit dhe zhvillimit të detyrave që janë pjesë e projektit. Ata gjithashtu duhet të informohen kur detyrat të kenë përfunduar.

Përfitimet e krijimit të një matrice RACI

Përfitimet kryesore që duhen arritur kur bëhet një matricë RACI janë:

• Rolet dhe përgjegjësitë e secilit prej pjesëmarrësve të përfshirë në një projekt janë të përcaktuara qartë.
• Është e mundur të përcaktohet se cili person merr përsipër përgjegjësinë e dhënies së llogarive në lidhje me detyrat ose punët që duhet të kryhen.
• Ai lejon balancimin e ngarkesave të punës midis njerëzve, ekipeve ose departamenteve të përfshira në zhvillimin e projektit.
• Ai lehtëson një monitorim të kontrolluar të evolucionit dhe performancës së detyrave dhe punës së kërkuar për të përfunduar me sukses zhvillimin e projektit.

Si të ndërtoni një matricë RACI

Për të zhvilluar një matricë RACI, duhet të ndiqen hapat e mëposhtëm:

Hapi 1

Së pari, detyrat që do të kryhen brenda një projekti përcaktohen dhe vendosen si rreshtat që përbëjnë matricën.

Hapi 2

Së dyti, personat e përfshirë në zhvillimin e projektit identifikohen dhe vendosen në formën e kolonave brenda formacionit të matricës.

Hapi 3

Së treti, vendosen shkronjat e fjalës që përbëjnë emrin e matricës RACI. Duke caktuar secilën shkronjë në secilën detyrë, është e mundur të përcaktohet se kush nga personat e përfshirë do të jetë përgjegjës, kush miraton, kush konsultohet dhe kush duhet të informohet në ekzekutimin e çdo detyre projekti.

Hapi 4

Së fundi, do të jetë e mundur të përcaktohet nëse e gjithë puna është shpërndarë mirë, nëse ka ndonjë hapësirë ​​boshe dhe nëse ka dublikime. Kjo për të verifikuar që gjithçka është formuar mirë dhe për të shmangur problemet e mëvonshme.

Avantazhet dhe disavantazhet e aplikimit të një matrice RACI

Përparësitë që mund të arrihen në realizimin e një projekti duke aplikuar matricën RACI janë si më poshtë:

1. Ekziston një proces i shkathët dhe i thjeshtë komunikimi

Zakonisht, komunikimi rezulton të jetë më i thjeshtë dhe më i shpejtë, pasi matrica RACI ju lejon të vizualizoni qartë rolin dhe funksionin që duhet të luajë secili person. Kjo nuk eliminon, por minimizon problemet e komunikimit ndërmjet njerëzve të përfshirë në projekt.

2. Përmirësoni produktivitetin

Natyrisht, duke minimizuar problemet e komunikimit, kjo kontribuon në një shfrytëzim më të mirë të kohës dhe si pasojë arrihet një rritje e produktivitetit. Koha për të përfunduar çdo detyrë është shkurtuar dhe kjo thjeshton procesin e përgjithshëm të ekzekutimit.

3. Shpërndarja e duhur e punës

Përveç kësaj, matrica RACI ju lejon të vizualizoni përgjegjësitë dhe funksionet, në mënyrë që të mund të identifikohet nëse ngarkesa e punës shpërndahet në mënyrë proporcionale. Nëse është e mundur të përcaktohet se një personi përgjegjës ka një ngarkesë të tepërt të punës, bëhen rregullimet e nevojshme përpara ekzekutimit të projektit. Arritja e një shpërndarjeje më të ekuilibruar të ngarkesave dhe përgjegjësive.

4. Pritshmëritë janë përmbushur

Në të vërtetë, gjatë aplikimit të këtij mjeti, rezultatet e marra në fund të një projekti janë shumë të ngjashme me rezultatet që priten të merren në fillim të projektit. Kjo ndodh sepse ju mund të kontrolloni më mirë të gjitha detyrat që duhet të zhvillohen. Përveç kësaj, çdo person e di në mënyrë specifike se për çfarë është përgjegjës në të gjithë procesin e ekzekutimit të projektit.

Edhe pse avantazhet janë të mëdha dhe të shumta, mund të ketë edhe disavantazhe në matricën RACI.

• Në fillim mund të jetë tepër kompleks për t’u zbatuar, gjë që ka një efekt negativ në kuptimin e tij.
• Edhe pse matrica RACI është një mjet i shkëlqyeshëm, nuk ia vlen thjesht ta krijoni atë, por gjithashtu duhet të pajtoheni me të.
• Në përputhje me sa më sipër, për ata që nuk janë të njohur me matricën, mund të jetë e shtrenjtë për ta gjeneruar atë për herë të parë.
• Ekziston mundësia që të ketë projekte që nuk kërkojnë planifikim të këtij lloji, kështu që krijimi i matricës mund të jetë më shumë diçka që ngadalëson projektin, sesa diçka që e shtyn atë.

Si përfundim, matrica RACI është një mjet shumë i dobishëm që mund të aplikohet në çdo lloj projekti. Duke qenë se përcakton rolet dhe funksionet e të gjithë njerëzve që marrin pjesë në realizimin e tij. Kjo favorizon kontrollin më të mirë dhe arritjen e rezultateve më të mira në fund të projektit.