Riadenie podľa procesov

Proces je nepochybne sled činností, ktorých cieľom je pridať hodnotu vstupu, aby sa dosiahol výsledok alebo výstup. Všetok výstup musí uspokojovať potrebu alebo požiadavku interného alebo externého zákazníka spoločnosti.

Samozrejme, každý proces, či už jednoduchý alebo komplikovaný, veľký alebo malý, musí mať vstup, transformáciu a výstup. Vstup je akýkoľvek zdroj alebo vstup, ktorý sa musí transformovať. Transformácia je pracovný proces, ktorý pridáva hodnotu vstupom a prináša výsledok. Výstup predstavuje konečný výsledok, ako je tovar alebo služba, ktorá dokáže uspokojiť potrebu.

Riadenie zamerané na procesy je navyše v kontraste s tradičnou štruktúrou organizácií založených na funkciách. Základnou myšlienkou je pridať hodnotu interným a externým zákazníkom. Z tohto dôvodu sa usiluje o neustále zlepšovanie všetkých procesov prostredníctvom ich identifikácie, popisu a dokumentácie.

Ako viete, či je činnosť proces?

V skutočnosti nie všetky činnosti, ktoré sa v podniku vykonávajú, možno považovať za proces. Ak chcete považovať aktivitu za proces, musíte:

1. Majte jasné poslanie a účel

Každá činnosť klasifikovaná ako proces musí zodpovedať poslaniu a účelom stanoveným organizáciou. Tieto činnosti musia reagovať na to, čo spoločnosť očakáva, že sa bude robiť.

2. Činnosť musí byť presne definovaná

Všetci členovia organizácie musia presne vedieť, ako by sa mal každý proces vykonávať. Aj keď je prijatý nový zamestnanec, môžete mať prístup k zdokumentovaným zdrojom, ktoré uvádzajú, ako sa jednotlivé činnosti vykonávajú.

3. Musí obsahovať vstupy a výstupy

Samozrejme, každý proces musí mať vstupné vstupy alebo suroviny, ktoré sa musia pretaviť do konečného výsledku. Tento výsledok je známy ako výstup procesu, ktorý pridáva hodnotu pre interných a externých zákazníkov.

4. Je možné identifikovať dodávateľov, zákazníkov a konečný produkt

Dodávateľmi budú samozrejme všetci tí, ktorí dodávajú vstupy alebo suroviny na realizáciu procesu. Klient bude príjemcom vytvoreného tovaru alebo služby. Zatiaľ čo konečný produkt je výstupom hodnoty, ktorú proces vytvára.

5. Činnosť možno rozdeliť na úlohy alebo podprocesy

Každý proces môže mať jednu alebo viac úloh, ktoré bude vykonávať jeden alebo skupina ľudí zodpovedných za jeho realizáciu.

6. Dá sa zdokumentovať

Všetky tieto činnosti je možné dokumentovať pomocou metodológie procesného riadenia, definovaním časov, zdrojov a nákladov. Všetky tieto zdokumentované záznamy zaisťujú dodržiavanie noriem kvality.

7. Má pridelené zodpovednosti

Proces sa samozrejme delí na úlohy, ktoré je potrebné vykonať v oddelení alebo vo viacerých oddeleniach spoločnosti. Každá činnosť musí pridávať hodnotu interným zákazníkom, ak hovoríme o podprocese, alebo externým, ak ide o konečnú fázu výstupu z procesu. Na každom kroku musí byť osoba zodpovedná za každý z východov.

Prečo je dôležité byť založený na procese?

Je logické predpokladať, že procesný manažment definuje procesy, ktoré sa musia vykonávať vopred štruktúrovaným spôsobom, pričom ich neustále kontroluje, aby sa našli príležitosti na zlepšenie. To, pretože ak sa procesy organizácie neustále zlepšujú, pomáha to zlepšovať celkovú funkciu organizácie.

Zameranie na procesy totiž umožňuje komplexnú víziu fungovania spoločnosti vo všeobecnosti a globálne. Uznáva tiež, že spoločnosť musí mať horizontálnu štruktúru, aby mohla úplne reagovať na cyklus procesu.

Okrem toho sa všetky procesy usilujú o spokojnosť zákazníka. Keď hovoríme o mikroprocese, zahŕňa iba interné procesy, ktoré uspokojujú potreby interných zákazníkov. Makroproces teraz zahŕňa interné aj externé procesy na uspokojenie interných a externých zákazníkov organizácie.

Podobne so zameraním na procesy bude spoločnosť schopná dosiahnuť konkurenčnú výhodu, keďže tento typ správy uprednostňuje spokojnosť zákazníka. To znamená, že spoločnosti sú nútené maximalizovať svoju efektivitu. V dôsledku toho je nevyhnutné, aby sa organizácie snažili neustále zlepšovať svoje procesy a tým aj spoločnosť vo všeobecnosti, aby ponúkali lepšie riešenia problémov zákazníkov.

Výhody procesného riadenia

Procesné riadenie má nasledujúce výhody:

1. Znížte zbytočné interné náklady

Na začiatok môže spoločnosť znížiť zbytočné náklady v rámci svojich procesov, pretože môže eliminovať úlohy alebo kroky, ktoré neprinášajú pridanú hodnotu. Ak sa teda odstránia zbytočné kroky, odpadajú aj náklady.

Odstránením činností, ktoré nepridávajú hodnotu, sa proces spresňuje a spoločnosť sa môže viac sústrediť na plnenie požiadaviek, potrieb a očakávaní zákazníkov. To všetko spolu šetrí zdroje, ako je čas, peniaze a ľudské úsilie.

2. Skráťte dodacie lehoty

Potom je možné skrátiť dodaciu lehotu alebo dodaciu lehotu identifikáciou prestojov procesného cyklu. Z tohto dôvodu sú procesy eliminované a zefektívňované.

3. Zlepšuje kvalitu a služby vnímané zákazníkom

Na druhej strane zlepšovaním kvality a ponúkaných služieb klient lepšie uspokojuje svoje potreby. Aby si zákazníci radi udržiavali vzťah so spoločnosťou.

4. Začleniť doplnkové servisné činnosti

Podobne tento prístup veľmi uľahčuje pridávanie ďalších výhod služieb zákazníkom. Tieto agregáty služieb majú nízke náklady a klient ich ľahko vníma.

Charakteristika organizácií, ktoré využívajú procesné riadenie

1. Proces prevláda nad štruktúrou

V prvom rade spoločnosti, ktoré uplatňujú procesné riadenie, sa domnievajú, že štruktúra spoločnosti nie je nič iné ako infraštruktúra na vykonávanie procesov. Preto dávajú procesom relevantnosť a stratégie sú navrhnuté na základe procesov.

2. Jeho organizácia je prierezová

Po druhé, procesné riadenie spôsobuje, že organizácie sú konfigurované ako súbor alebo systém procesov a podprocesov, ktoré umožňujú dosahovanie cieľov. Hlavným cieľom všetkých procesov je vytvárať hodnotu pre zákazníka.

3. Použitie informácií

Po tretie, organizácie kladú veľký dôraz na informácie o rôznych procesoch a činnostiach, ktoré musia byť vykonané. Neustály tok informácií je nevyhnutný pre úspešné fungovanie vo všetkých procesoch a vo všeobecnom chode spoločnosti.

4. Sú to generátory hodnoty

Napokon, organizácie, ktoré uplatňujú riadenie podľa procesov, sú generátormi hodnôt. Z rovnakého dôvodu, že je založený na procese, je každý výstup pridanou hodnotou prostredníctvom produktov a služieb, ktoré ponúkajú. A to je základný účel každého procesu.

Kroky riadenia procesu

Najdôležitejšie kroky pri implementácii procesného riadenia sú:

1. Informácie, školenia a účasť

Procesné riadenie je nový spôsob riadenia. Preto je nevyhnutné, aby bol každý pred implementáciou procesov informovaný a vyškolený. Okrem toho musí byť každý informovaný o cieľoch, ktoré proces sleduje, aké sú jeho fázy a aká spolupráca je potrebná.

2. Identifikácia procesov

Samozrejme, procesy musia byť jasne identifikované. Preto je potrebné zostaviť zoznam všetkých procesov, ktoré sa vykonávajú. Každý proces musí mať:

• Meno.
• Činnosti a kroky, ktoré musíte urobiť.
• Procesná mapa.

3. Výber relevantných procesov

Treba poznamenať, že relevantné procesy sú tie, ktoré pridávajú najväčšiu hodnotu a sú veľmi dôležité, aby spoločnosť fungovala efektívne. Z tohto dôvodu majú významný vplyv na strategické ciele spoločnosti.

4. Stanovte si zodpovedného

Po identifikácii príslušných procesov je im pridelený manažér. Zodpovedná osoba musí mať zodpovednosť a autonómiu potrebnú na plnenie strategických cieľov.

5. Analýza procesov a detekcia problémov

Každý proces je analyzovaný bez ohľadu na to, či spĺňa navrhnuté ciele alebo nie. Ak ich niektorý z nich nespĺňa a predstavuje problém, treba ho vhodne prerobiť.

6. Náprava problémov

Keď sú identifikované problémy, ktoré majú najväčší vplyv na ciele a klientov, hľadá sa pre ne riešenie. Toto definuje činnosti, ktoré sa musia dodržiavať, aby neovplyvnili výkonnosť procesu a organizácie ako celku.

7. Použitie indikátorov

Nakoniec sa procesy budú pravidelne vyhodnocovať. Od tohto hodnotenia bude závisieť, či budú v súlade s navrhovanými ukazovateľmi. Ukazovatele sú veľmi dôležité na analýzu skutočného výkonu procesov a na určenie slabých miest. To všetko za účelom uplatnenia nápravných opatrení.

Na záver možno povedať, že procesné riadenie zvyšuje efektivitu organizácií. Je to preto, lebo jeho úspech bude závisieť od adekvátneho vykonávania jeho procesov, ktoré musia byť jasne zdokumentované. Predovšetkým však musia byť zamerané na vytváranie hodnoty pre zákazníka.