RACI matrica

Matica RACI sa používa na priradenie a definovanie stupňa zodpovednosti, ktorý zodpovedá každému z ľudí, ktorí sa podieľajú na realizácii projektu.

Je tiež známa ako matica prideľovania zodpovednosti. Jeho účelom je byť schopný stanoviť rôzne úlohy a zodpovednosti, ktoré musí prevziať každá osoba, ktorá sa formuje pri realizácii projektu.

V dôsledku toho sa odporúča pripraviť ho na začiatku projektu. Aby bolo od začiatku jasné a stanovené, akú úlohu a zodpovednosť prevezme každá osoba, ktorá sa zúčastňuje projektu. To tiež zaisťuje lepšiu spoluprácu všetkých účastníkov.

Čo znamená každé písmeno, ktoré tvorí názov matice RACI

Názov matice RACI sa skladá zo štyroch písmen a každé písmeno má svoj význam. Význam každého písmena je nasledujúci:

List R

Nepochybne, R je písmeno, ktoré označuje, kto preberá zodpovednosť. Tento list definuje úlohu osoby, ktorá má na starosti vykonávanie určitej úlohy. Preto preberáte zodpovednosť za odovzdanie hotových domácich úloh včas a stanoveným spôsobom.

Písmeno A

Podobne písmeno A určuje, kto schvaľuje. Úlohou osoby, ktorá bude vystupovať ako schvaľovateľ, je prijať a schváliť úlohu zadanú zodpovednou osobou. Inými slovami, schvaľovateľ potvrdzuje, že práca bola vykonaná podľa požadovaných požiadaviek.

písmeno C

Písmeno C označuje, s kým sa konzultuje. Zvyčajne sú to odborníci alebo znalí témy a úlohy, s ktorými sa konzultuje ich názor a návrh na niektoré aspekty projektových úloh. Externý konzultoval svoj názor na niektoré aspekty, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri realizácii projektu, keďže je odborníkom na túto tému.

List I

Nakoniec písmeno I určuje, kto sa hlási. Úloha týchto ľudí zahŕňa každého jednotlivca, ktorý musí byť informovaný o procese vývoja a vývoja úloh, ktoré sú súčasťou projektu. Musia byť informovaní aj o dokončení úloh.

Výhody vytvorenia matice RACI

Hlavné výhody, ktoré sa majú dosiahnuť, keď sa vytvorí matrica RACI, sú:

• Úlohy a zodpovednosti každého z účastníkov zapojených do projektu sú jasne definované.
• Je možné určiť, ktorá osoba preberá zodpovednosť za vyúčtovanie s ohľadom na úlohy alebo práce, ktoré sa musia vykonať.
• Umožňuje vyváženie pracovného zaťaženia medzi ľuďmi, tímami alebo oddeleniami zapojenými do vývoja projektu.
• Uľahčuje kontrolu nad vývojom a výkonom úloh a práce potrebnej na úspešné dokončenie vývoja projektu.

Ako vytvoriť maticu RACI

Na vytvorenie matice RACI je potrebné dodržať nasledujúce kroky:

Krok 1

Najprv sa určia úlohy, ktoré sa majú vykonať v rámci projektu, a umiestnia sa ako riadky, ktoré tvoria maticu.

Krok 2

Po druhé, ľudia zapojení do vývoja projektu sú identifikovaní a umiestnení vo forme stĺpcov do matice.

Krok 3

Po tretie, sú umiestnené písmená slova, ktoré tvoria názov matice RACI. Priradením každého písmena v každej úlohe je možné definovať, kto zo zainteresovaných ľudí bude zodpovedný, kto schvaľuje, s kým sa konzultuje a kto musí byť informovaný pri vykonávaní každej projektovej úlohy.

Krok 4

Nakoniec bude možné určiť, či je všetka práca dobre rozložená, či je tam nejaké prázdne miesto a či existujú duplicity. Je to preto, aby ste si overili, že je všetko dobre sformované a vyhli sa neskorším problémom.

Výhody a nevýhody aplikácie matice RACI

Výhody, ktoré možno dosiahnuť pri realizácii projektu použitím matice RACI, sú nasledovné:

1. Existuje agilný a jednoduchý komunikačný proces

Komunikácia sa zvyčajne ukáže ako jednoduchšia a rýchlejšia, pretože matica RACI vám umožňuje jasne si predstaviť úlohu a funkciu, ktorú by mal každý človek zohrávať. To neodstraňuje, ale minimalizuje komunikačné problémy medzi ľuďmi zapojenými do projektu.

2. Zlepšite produktivitu

Je zrejmé, že minimalizáciou komunikačných problémov to prispieva k lepšiemu využitiu času a v dôsledku toho sa dosahuje zvýšenie produktivity. Čas dokončenia každej úlohy sa skráti a tým sa zefektívni celkový proces vykonávania.

3. Správne rozdelenie práce

Okrem toho vám matica RACI umožňuje vizualizovať zodpovednosti a funkcie, takže je možné identifikovať, či je pracovné zaťaženie rozdelené primeraným spôsobom. Ak je možné určiť, že zodpovedná osoba má pridelenú nadmernú pracovnú záťaž, pred realizáciou projektu sa vykonajú potrebné úpravy. Dosiahnutie vyváženejšieho rozdelenia záťaže a zodpovednosti.

4. Očakávania sú splnené

Pri použití tohto nástroja sú výsledky získané na konci projektu skutočne veľmi podobné výsledkom očakávaným na začiatku projektu. K tomu dochádza, pretože môžete lepšie kontrolovať všetky úlohy, ktoré je potrebné vypracovať. Okrem toho každá osoba presne vie, za čo je v celom procese realizácie projektu zodpovedná.

Hoci výhody sú veľké a početné, matica RACI môže mať aj nevýhody.

• Spočiatku môže byť aplikácia príliš zložitá, čo má negatívny vplyv na jej pochopenie.
• Napriek tomu, že matica RACI je skvelý nástroj, nestačí ju len vytvoriť, ale musíte ju aj dodržiavať.
• V súlade s vyššie uvedeným, pre tých, ktorí nie sú oboznámení s maticou, môže byť jej prvé generovanie nákladné.
• Existuje možnosť, že existujú projekty, ktoré nevyžadujú plánovanie tohto typu, takže vytvorenie matice môže byť skôr niečím, čo projekt spomaľuje, ako niečím, čo ho poháňa.

Na záver, matica RACI je veľmi užitočný nástroj, ktorý možno použiť v akomkoľvek type projektu. Keďže určuje úlohy a funkcie všetkých ľudí, ktorí sa podieľajú na jej realizácii. To podporuje lepšiu kontrolu a dosiahnutie lepších výsledkov na konci projektu.