matricea RACI

Matricea RACI este utilizată pentru a atribui și defini gradul de responsabilitate care corespunde fiecăruia dintre persoanele care sunt implicate în realizarea unui proiect.

Este cunoscută și ca matrice de alocare a responsabilităților. Scopul acestuia este de a putea stabili diferitele roluri și responsabilități pe care trebuie să le asume fiecare persoană care se formează în realizarea unui proiect.

În consecință, se recomandă ca acesta să fie pregătit la începutul unui proiect. Pentru ca de la început să fie clar și stabilit rolul și responsabilitatea pe care și le va asuma fiecare persoană care participă la un proiect. Acest lucru asigură, de asemenea, că toți participanții au o colaborare mai mare.

Ce înseamnă fiecare literă care alcătuiește numele matricei RACI

Numele matricei RACI este alcătuit din patru litere și fiecare literă are o semnificație. Sensul fiecărei litere este următorul:

Litera R

Fără îndoială, R este litera care indică cine își asumă responsabilitatea. Această scrisoare definește rolul persoanei care se ocupă de îndeplinirea unei anumite sarcini. Prin urmare, vă asumați responsabilitatea pentru a preda temele finalizate la timp și în modul stabilit.

Litera a

În mod similar, litera A determină cine aprobă. Rolul persoanei care va acționa în calitate de aprobator este de a accepta și aproba sarcina înaintată de persoana responsabilă. Cu alte cuvinte, autorizatorul certifică că lucrarea a fost efectuată conform cerințelor cerute.

Litera C

La rândul ei, litera C indică cine este consultat. De obicei, aceștia sunt experți sau cunoscători cu privire la un subiect și o sarcină, care sunt consultați pentru opinia și sugestia lor cu privire la anumite aspecte ale sarcinilor proiectului. Externul și-a consultat opinia cu privire la un aspect care trebuie avut în vedere în realizarea proiectului, întrucât este expert în subiect.

Scrisoarea I

În cele din urmă, scrisoarea I determină cine raportează. Rolul acestor persoane implică fiecare individ care trebuie informat cu privire la procesul de evoluție și dezvoltare a sarcinilor care fac parte din proiect. De asemenea, aceștia trebuie să fie informați când sarcinile au fost finalizate.

Beneficiile realizării unei matrice RACI

Principalele beneficii care trebuie obținute atunci când se realizează o matrice RACI sunt:

• Rolurile și responsabilitățile fiecăruia dintre participanții implicați într-un proiect sunt clar definite.
• Este posibil să se determine care persoană își asumă responsabilitatea de a da socoteală cu privire la sarcinile sau lucrările care trebuie efectuate.
• Permite echilibrarea sarcinilor de lucru între oamenii, echipele sau departamentele implicate în dezvoltarea proiectului.
• Face ușoară menținerea unei urmăriri controlate asupra evoluției și performanței sarcinilor și muncii necesare pentru a finaliza cu succes dezvoltarea proiectului.

Cum se construiește o matrice RACI

Pentru a dezvolta o matrice RACI, trebuie urmați următorii pași:

Pasul 1

În primul rând, sarcinile care trebuie efectuate în cadrul unui proiect sunt determinate și plasate ca rândurile care alcătuiesc matricea.

Pasul 2

În al doilea rând, persoanele implicate în dezvoltarea proiectului sunt identificate și plasate sub formă de coloane în cadrul formării matricei.

Pasul 3

În al treilea rând, sunt plasate literele cuvântului care alcătuiesc numele matricei RACI. Prin atribuirea fiecărei litere în fiecare sarcină, este posibil să se definească cine dintre persoanele implicate va fi responsabil, cine aprobă, cine este consultat și cine trebuie informat în execuția fiecărei sarcini de proiect.

Pasul 4

În cele din urmă, se va putea determina dacă toată lucrarea este bine distribuită, dacă există vreun spațiu gol și dacă există dublări. Asta pentru a verifica dacă totul este bine format și pentru a evita problemele ulterioare.

Avantajele și dezavantajele aplicării unei matrice RACI

Avantajele care pot fi obținute în realizarea unui proiect prin aplicarea matricei RACI sunt următoarele:

1. Există un proces de comunicare agil și simplu

Comunicarea se dovedește de obicei a fi mai simplă și mai rapidă, deoarece matricea RACI vă permite să vizualizați în mod clar rolul și funcția pe care ar trebui să le joace fiecare persoană. Acest lucru nu elimină, dar minimizează problemele de comunicare între persoanele implicate în proiect.

2. Îmbunătățiți productivitatea

Evident, prin minimizarea problemelor de comunicare, acest lucru contribuie la o mai bună utilizare a timpului și în consecință se realizează o creștere a productivității. Timpul de finalizare pentru fiecare sarcină este scurtat și acest lucru simplifică procesul general de execuție.

3. Distribuirea corectă a muncii

În plus, matricea RACI vă permite să vizualizați responsabilitățile și funcțiile, astfel încât să se identifice dacă volumul de muncă este distribuit proporțional. Dacă este posibil să se constate că unui responsabil i se atribuie un volum de muncă excesiv, ajustările necesare se fac înainte de execuția proiectului. Realizarea unei distribuții mai echilibrate a sarcinilor și responsabilităților.

4. Așteptările sunt îndeplinite

Într-adevăr, la aplicarea acestui instrument, rezultatele obținute la sfârșitul unui proiect sunt foarte asemănătoare cu rezultatele așteptate la începutul proiectului. Acest lucru se întâmplă deoarece puteți controla mai bine toate sarcinile care trebuie dezvoltate. În plus, fiecare persoană știe în mod specific de ce este responsabilă în întregul proces de execuție a proiectului.

Deși avantajele sunt mari și numeroase, pot exista și dezavantaje ale matricei RACI.

• La început poate fi excesiv de complex de aplicat, ceea ce are un efect negativ asupra înțelegerii sale.
• În ciuda faptului că matricea RACI este un instrument grozav, nu este suficient doar să o creați, ci trebuie și să o respectați.
• În conformitate cu cele de mai sus, pentru cei care nu sunt familiarizați cu matricea, poate fi costisitor să o genereze pentru prima dată.
• Există posibilitatea ca să existe proiecte care să nu necesite planificare de acest tip, astfel încât crearea matricei poate fi mai mult ceva care încetinește proiectul, decât ceva care îl conduce.

În concluzie, matricea RACI este un instrument foarte util care poate fi aplicat în orice tip de proiect. Deoarece determină rolurile și funcțiile tuturor persoanelor care participă la realizarea lui. Acest lucru favorizează un control mai bun și obținerea de rezultate mai bune la finalul proiectului.