Administrarea procesului

Fără îndoială, un proces este o secvență de activități care își propune să adauge valoare unei intrări pentru a obține un rezultat sau o ieșire. Toate rezultatele trebuie să satisfacă o nevoie sau o cerință a clientului intern sau extern al unei companii.

Desigur, orice proces, fie el simplu sau complicat, mare sau mic, trebuie să aibă o intrare, o transformare și o ieșire. Intrarea este orice resursă sau intrare care trebuie transformată. Transformarea este procesul de lucru care adaugă valoare intrărilor și obține un rezultat. Ieșirea constituie rezultatul final, cum ar fi bunul sau serviciul care reușește să satisfacă o nevoie.

În plus, managementul axat pe proces este în contrast cu structura tradițională a organizațiilor bazate pe funcții. Ideea fundamentală este de a adăuga valoare clienților interni și externi. Din acest motiv, se urmărește îmbunătățirea continuă a tuturor proceselor prin identificarea, descrierea și documentarea acestora.

Cum știi dacă o activitate este un proces?

De fapt, nu toate activitățile care se desfășoară într-o companie pot fi considerate proces. Pentru a considera o activitate ca un proces trebuie:

1. Aveți o misiune și un scop clar

Fiecare activitate clasificată ca proces trebuie să răspundă misiunii și scopurilor stabilite de organizație. Aceste activități trebuie să răspundă la ceea ce compania se așteaptă să fie făcut.

2. Activitatea trebuie definită cu precizie

Toți membrii organizației trebuie să știe cu precizie cum trebuie desfășurat fiecare proces. Chiar și atunci când este angajat un nou angajat, puteți avea acces la surse documentate care indică modul în care se desfășoară fiecare activitate.

3. Trebuie să conțină intrări și ieșiri

Desigur, fiecare proces trebuie să aibă un input de intrări sau materii prime care trebuie transformat într-un rezultat final. Acest rezultat este ceea ce este cunoscut ca rezultatul procesului care adaugă valoare pentru clienții interni și externi.

4. Pot fi identificați furnizorii, clienții și un produs final

Desigur, furnizorii vor fi toți cei care furnizează intrările sau materiile prime pentru realizarea procesului. Clientul va fi destinatarul bunului sau serviciului generat. În timp ce produsul final este rezultatul valorii pe care procesul o generează.

5. Activitatea poate fi împărțită în sarcini sau subprocese

Fiecare proces poate avea una sau mai multe sarcini care vor fi îndeplinite de unul sau de un grup de persoane responsabile de executarea lui.

6. Poate fi documentat

Toate aceste activități pot fi documentate folosind o metodologie de management al proceselor, definind timpi, resurse și costuri. Toată această înregistrare documentată asigură conformitatea cu standardele de calitate.

7. Are repartizarea responsabilităţilor

Cu siguranță, un proces este subdivizat în sarcini care trebuie efectuate într-un departament sau în mai multe departamente ale companiei. Fiecare activitate trebuie să adauge valoare clienților interni, dacă vorbim de un sub-proces, sau externi, dacă este etapa finală a ieșirii procesului. La fiecare pas trebuie să existe o persoană responsabilă de fiecare dintre ieșiri.

De ce este important să fie bazat pe proces?

Este logic să presupunem că managementul proceselor definește procesele care trebuie realizate într-un mod structurat anterior, revizuindu-le continuu pentru a găsi oportunități de îmbunătățire. Aceasta, deoarece, dacă procesele unei organizații sunt îmbunătățite continuu, ajută la îmbunătățirea funcției totale a organizației.

Într-adevăr, concentrarea pe procese permite o viziune cuprinzătoare asupra funcționării companiei în general și la nivel global. De asemenea, recunoaște că compania trebuie să aibă o structură orizontală pentru a răspunde unui ciclu al procesului într-un mod complet.

În plus, toate procesele caută satisfacția clienților. Când vorbim despre un microproces, acesta include doar procese interne care satisfac nevoile clienților interni. Acum, un proces macro include atât procese interne, cât și externe pentru a satisface clienții interni și externi ai organizației.

În mod similar, cu accent pe procese, compania va fi capabilă să obțină un avantaj competitiv, deoarece acest tip de administrare prioritizează satisfacția clienților. Aceasta înseamnă că companiile sunt forțate să își maximizeze eficiența. În consecință, este imperativ ca organizațiile să caute îmbunătățirea continuă a proceselor lor și, la rândul lor, a companiei în general, oferind soluții mai bune la problemele clienților.

Avantajele managementului proceselor

Managementul proceselor are următoarele avantaje:

1. Reduceți costurile interne inutile

Pentru început, compania poate reduce costurile inutile în cadrul proceselor sale, deoarece poate elimina sarcini sau pași care nu adaugă valoare. Prin urmare, dacă sunt eliminați pașii inutile, costurile sunt, de asemenea, eliminate.

Prin eliminarea activităților care nu aduc valoare adăugată, procesul devine mai precis și compania se poate concentra mai mult pe satisfacerea cerințelor, nevoilor și așteptărilor clienților. Toate împreună economisesc resurse precum timp, bani și efort uman.

2. Scurtați timpii de livrare

Apoi, timpii de livrare pot fi scurtați prin identificarea timpului de nefuncționare a ciclului de proces. Din acest motiv, procesele sunt eliminate și eficientizate.

3. Îmbunătățește calitatea și serviciul perceput de client

Pe de altă parte, prin îmbunătățirea calității și a serviciilor oferite, clientul își satisface mai bine nevoile. Făcând clienților să le placă să mențină o relație cu compania.

4. Încorporați activități de servicii suplimentare

De asemenea, această abordare face foarte ușor să adăugați beneficii suplimentare ale serviciului pentru clienți. Aceste agregate de servicii au un cost redus și sunt ușor de perceput de către client.

Caracteristicile organizațiilor care utilizează managementul proceselor

1. Procesul predomină asupra structurii

În primul rând, companiile care aplică managementul proceselor consideră că structura companiei nu este altceva decât infrastructura pentru realizarea proceselor. Prin urmare, ele dau relevanță proceselor, iar strategiile sunt concepute pe baza proceselor.

2. Organizarea sa este transversală

În al doilea rând, managementul proceselor face ca organizațiile să fie configurate ca un set sau sistem de procese și subprocese care permit atingerea obiectivelor. Obiectivul principal al tuturor proceselor este de a genera valoare pentru client.

3. Utilizarea informațiilor

În al treilea rând, organizațiile acordă o mare valoare informațiilor despre diferitele procese și activități care trebuie desfășurate. Fluxul constant de informații este esențial pentru a funcționa cu succes în toate procesele și în funcționarea generală a companiei.

4. Sunt generatori de valoare

În cele din urmă, organizațiile care aplică managementul prin procese sunt generatoare de valoare. Din același motiv pentru care se bazează pe procese, fiecare rezultat este o valoare adăugată prin produsele și serviciile pe care le oferă. Și acesta este scopul fundamental al oricărui proces.

Etapele managementului procesului

Cei mai importanți pași în implementarea managementului procesului sunt:

1. Informare, instruire și participare

Managementul proceselor este un nou mod de management. Prin urmare, este esențial ca toată lumea să fie informată și instruită înainte de implementarea proceselor. În plus, fiecare trebuie să fie informat despre obiectivele pe care le urmărește procesul, care sunt etapele acestuia și ce colaborare este necesară.

2. Identificarea proceselor

Desigur, procesele trebuie să fie clar identificate. Prin urmare, trebuie făcută o listă cu toate procesele care sunt efectuate. Fiecare proces trebuie să aibă:

• Un nume.
• Activitățile și pașii pe care trebuie să îi faceți.
• O hartă a procesului.

3. Selectarea proceselor relevante

Trebuie remarcat faptul că procesele relevante sunt cele care adaugă cea mai mare valoare și sunt foarte importante pentru ca întreprindere să performeze eficient. Din acest motiv, au un impact semnificativ asupra obiectivelor strategice ale companiei.

4. Stabiliți un responsabil

Odată ce procesele relevante au fost identificate, li se atribuie un manager. Persoana responsabilă trebuie să aibă responsabilitatea și autonomia necesare îndeplinirii obiectivelor strategice.

5. Analiza procesului și detectarea problemelor

Fiecare proces este analizat, indiferent dacă îndeplinește sau nu obiectivele propuse. Dacă oricare dintre ele nu le îndeplinește și prezintă o problemă, acestea trebuie reproiectate corespunzător.

6. Corectarea problemelor

Odată identificate problemele care au cel mai mare impact asupra obiectivelor și clienților, se caută o soluție pentru aceștia. Aceasta, definindu-se actiunile care trebuie urmate pentru a nu afecta performanta procesului si a organizatiei in ansamblu.

7. Utilizarea indicatorilor

În final, procesele vor fi evaluate periodic. Va depinde de această evaluare dacă sunt în conformitate cu indicatorii propuși. Indicatorii sunt foarte importanți pentru a analiza performanța reală a proceselor și pentru a putea determina punctele slabe. Toate acestea, pentru a aplica măsuri corective.

În concluzie, se poate spune că managementul proceselor crește eficiența organizațiilor. Aceasta, deoarece succesul său va depinde de executarea adecvată a proceselor sale, care trebuie să fie clar documentate. Dar, mai presus de toate, acestea trebuie să vizeze generarea de valoare pentru client.