A gestão do tempo é o conjunto de mecanismos de que dispõe uma organização para definir, de forma eficiente, os seus processos. Para isso, leva em consideração a duração ótima das tarefas a serem realizadas.
Todos os tipos de organizações possuem metodologias de negócios úteis para o gerenciamento de um recurso, como o tempo disponível.
A própria tendência das empresas em maximizar seus recursos e, portanto, obter maiores benefícios, também acarreta a redução do tempo necessário para a realização de suas tarefas.
Ou seja, é necessário minimizar o tempo gasto em suas tarefas, reduzindo custos no processo. Nesse sentido, o uso correto do tempo auxilia empresas e instituições a melhorar seus níveis de eficiência e serem mais ótimas em seu dia a dia.
Benefícios de gerenciamento de tempo
As organizações encontram uma série de vantagens a destacar ao implementar modelos de gestão temporária e uma utilização mais eficiente do seu tempo de trabalho.
Dentre essas vantagens, destacam-se:
- Organização e definição de tarefas : Saber qual profissional realiza cada tarefa ou atividade específica favorece a redução de prazos.
- Redução de custos : Às vezes, o planejamento de períodos mais curtos e eficientes de tempo produtivo favorece outras vantagens em termos de economia.
- Medição e padronização de processos : As organizações propõem medidas de tempos médios desenvolvidos para cada tarefa. Desta forma, eles são capazes de saber seu nível ótimo de operação.
- Fonte de informação : Conhecer a atribuição temporária de cada cargo específico serve como fonte de informação, muito útil na tomada de decisões ou no desenvolvimento de estratégias futuras.
Estratégias de gestão do tempo nas organizações
Para reduzir prazos e atingir níveis ideais, as empresas contam com algumas ferramentas, como as seguintes:
- Especialização do trabalho : Ter trabalhadores qualificados e especializados ajuda a cumprir os objetivos de produção em menos tempo e gerando menos perdas de eficiência.
- Delimitação hierárquica de tarefas: Seguindo o ponto anterior, uma organização deve definir claramente os intervalos de decisão e os profissionais responsáveis por responder a possíveis obstáculos ou imprevistos.
- Simultaneidade de processos de produção : A possibilidade de assumir vários processos no mesmo período de tempo permite um melhor aproveitamento dos prazos estabelecidos.
- Elementos motivadores : Muitas vezes, a concretização de um determinado projeto ou de diferentes níveis produtivos implica a obtenção de incentivos salariais ou outro tipo de recompensa.
- Novas tendências tecnológicas. Como sabemos, as empresas utilizam ferramentas de medição de processos com a ajuda de novas tecnologias. Desta forma, é possível medir os níveis de produtividade de forma rápida e útil para posterior processamento de dados.