RACI-matrise

RACI-matrisen brukes til å tildele og definere graden av ansvar som tilsvarer hver av personene som er involvert i å gjennomføre et prosjekt.

Det er også kjent som en ansvarsfordelingsmatrise. Formålet er å kunne etablere de ulike rollene og ansvarsoppgavene som hver person som utgjør i gjennomføringen av et prosjekt må påta seg.

Som en konsekvens anbefales det at det utarbeides i begynnelsen av et prosjekt. Slik at det fra starten er tydelig og etablert hvilken rolle og ansvar hver person som deltar i et prosjekt skal påta seg. Dette sikrer også at større samarbeid oppnås av alle deltakere.

Hva betyr hver bokstav som utgjør navnet på RACI-matrisen

Navnet på RACI-matrisen består av fire bokstaver og hver bokstav har en betydning. Betydningen av hver bokstav er som følger:

Bokstaven R

R-en er utvilsomt bokstaven som indikerer hvem som påtar seg ansvaret. Dette brevet definerer rollen til personen som har ansvaret for å utføre en bestemt oppgave. Derfor tar du ansvar for å levere ferdige lekser i tide og på etablert måte.

Bokstaven A

På samme måte bestemmer bokstaven A hvem som godkjenner. Rollen til den som skal fungere som godkjenner er å akseptere og godkjenne oppgaven som er levert av ansvarlig person. Godkjenneren attesterer med andre ord at arbeidet er utført i henhold til de krav som stilles.

Bokstav C

På sin side angir bokstaven C hvem som blir konsultert. De er vanligvis eksperter eller kunnskapsrike om et emne og en oppgave som blir konsultert for deres mening og forslag om noen aspekter av prosjektoppgavene. Den eksterne konsulterte hans mening om noen aspekter som må tas i betraktning i realiseringen av prosjektet, siden han er ekspert på emnet.

Bokstav I

Til slutt bestemmer brevet hvem som melder. Rollen til disse menneskene involverer hver enkelt som må informeres om prosessen med utvikling og utvikling av oppgavene som er en del av prosjektet. De skal også informeres når oppgaver er utført.

Fordeler med å lage en RACI-matrise

De viktigste fordelene som skal oppnås når en RACI-matrise lages er:

• Rollene og ansvaret til hver av deltakerne som er involvert i et prosjekt er klart definert.
• Det er mulig å avgjøre hvem som påtar seg ansvaret for å avlegge regnskap med hensyn til de oppgaver eller arbeider som skal utføres.
• Det gjør det mulig å balansere arbeidsbelastningen mellom menneskene, teamene eller avdelingene som er involvert i utviklingen av prosjektet.
• Det gjør det enkelt å holde en kontrollert oppfølging av utviklingen og utførelsen av oppgavene og arbeidet som kreves for å fullføre utviklingen av prosjektet.

Hvordan bygge en RACI-matrise

For å utvikle en RACI-matrise må følgende trinn følges:

Trinn 1

Først bestemmes oppgavene som skal utføres innenfor et prosjekt og plasseres som radene som utgjør matrisen.

Steg 2

For det andre blir personene som er involvert i utviklingen av prosjektet identifisert og plassert i form av kolonner i matriseformasjonen.

Trinn 3

For det tredje plasseres bokstavene i ordet som utgjør navnet på RACI-matrisen. Ved å tildele hver bokstav i hver oppgave er det mulig å definere hvem av de involverte som skal ha ansvar, hvem som godkjenner, hvem som konsulteres og hvem som skal informeres i utførelsen av hver prosjektoppgave.

Trinn 4

Til slutt vil det være mulig å fastslå om alt arbeidet er godt fordelt, om det er ledig plass og om det er dupliseringer. Dette for å verifisere at alt er godt utformet og unngå senere problemer.

Fordeler og ulemper ved å bruke en RACI-matrise

Fordelene som kan oppnås ved å gjennomføre et prosjekt ved å bruke RACI-matrisen er følgende:

1. Det er en smidig og enkel kommunikasjonsprosess

Kommunikasjon viser seg vanligvis å være enklere og raskere, siden RACI-matrisen lar deg tydelig visualisere rollen og funksjonen hver person skal spille. Dette eliminerer ikke, men det minimerer kommunikasjonsproblemer mellom personene som er involvert i prosjektet.

2. Forbedre produktiviteten

Åpenbart, ved å minimere kommunikasjonsproblemer, bidrar dette til en bedre bruk av tid og som en konsekvens oppnås en økning i produktiviteten. Gjennomføringstiden for hver oppgave forkortes og dette effektiviserer den generelle utførelsesprosessen.

3. Riktig arbeidsfordeling

I tillegg lar RACI-matrisen deg visualisere ansvar og funksjoner, slik at det kan identifiseres hvis arbeidsmengden er fordelt på en forholdsmessig måte. Dersom det er mulig å fastslå at en ansvarlig har en for stor arbeidsmengde tildelt, foretas nødvendige justeringer før gjennomføring av prosjektet. Oppnå en mer balansert fordeling av byrder og ansvar.

4. Forventningene innfris

Faktisk, når du bruker dette verktøyet, er resultatene oppnådd ved slutten av et prosjekt svært like resultatene som forventes oppnådd ved begynnelsen av prosjektet. Dette skjer fordi du bedre kan kontrollere alle oppgavene som må utvikles. I tillegg vet hver person spesifikt hva de er ansvarlige for i hele prosjektgjennomføringsprosessen.

Selv om fordelene er store og mange, kan det også være ulemper med RACI-matrisen.

• Til å begynne med kan det være for komplisert å bruke, noe som har en negativ effekt på forståelsen.
• Til tross for at RACI-matrisen er et flott verktøy, er det ikke nok bare å lage det, men du må også overholde det.
• I tråd med ovenstående, for de som ikke er kjent med matrisen, kan det være dyrt å generere den for første gang.
• Det er mulighet for at det er prosjekter som ikke krever planlegging av denne typen, så opprettelsen av matrisen kan være mer noe som bremser prosjektet, enn noe som driver det.

Avslutningsvis er RACI-matrisen et veldig nyttig verktøy som kan brukes i alle typer prosjekter. Siden det bestemmer rollene og funksjonene til alle menneskene som deltar i realiseringen av den. Dette favoriserer bedre kontroll og oppnåelse av bedre resultater på slutten av prosjektet.