Prosessledelse

Utvilsomt er en prosess en sekvens av aktiviteter som tar sikte på å tilføre verdi til et input for å oppnå et resultat eller output. All produksjon må tilfredsstille et behov eller krav fra den interne eller eksterne kunden i et selskap.

Selvfølgelig må enhver prosess, enten enkel eller komplisert, stor eller liten, ha en input, en transformasjon og en output. Inndata er enhver ressurs eller input som må transformeres. Transformasjon er arbeidsprosessen som gir verdi til input og får et resultat. Utgangen utgjør det endelige resultatet, for eksempel varen eller tjenesten som klarer å tilfredsstille et behov.

I tillegg står prosessfokusert ledelse i motsetning til den tradisjonelle strukturen i funksjonsbaserte organisasjoner. Den grunnleggende ideen er å tilføre verdi til interne og eksterne kunder. Av denne grunn søkes kontinuerlig forbedring av alle prosesser gjennom identifisering, beskrivelse og dokumentasjon.

Hvordan vet du om en aktivitet er en prosess?

Faktisk kan ikke alle aktivitetene som utføres i en bedrift betraktes som en prosess. For å betrakte en aktivitet som en prosess må du:

1. Ha et klart oppdrag og formål

Hver aktivitet klassifisert som en prosess må svare til oppdraget og formålene etablert av organisasjonen. Disse aktivitetene må svare til det selskapet forventer å bli gjort.

2. Aktiviteten skal være nøyaktig definert

Alle medlemmer av organisasjonen må vite nøyaktig hvordan hver prosess skal gjennomføres. Selv når en ny medarbeider ansettes, kan du få tilgang til dokumenterte kilder som indikerer hvordan hver enkelt aktivitet gjennomføres.

3. Den må inneholde innganger og utganger

Selvfølgelig må hver prosess ha en input av input eller råvarer som må transformeres til et endelig resultat. Dette resultatet er det som er kjent som resultatet av prosessen som tilfører verdi for interne og eksterne kunder.

4. Leverandører, kunder og et sluttprodukt kan identifiseres

Leverandørene vil naturligvis være alle de som leverer innsatsen eller råvarene for å gjennomføre prosessen. Kunden vil være mottaker av varen eller tjenesten som genereres. Mens det endelige produktet er resultatet av verdi som prosessen genererer.

5. Aktiviteten kan deles inn i oppgaver eller delprosesser

Hver prosess kan ha en eller flere oppgaver som skal utføres av en eller en gruppe personer som er ansvarlige for gjennomføringen.

6. Kan dokumenteres

Alle disse aktivitetene kan dokumenteres ved hjelp av en prosessstyringsmetodikk, som definerer tider, ressurser og kostnader. All denne dokumenterte registreringen sikrer overholdelse av kvalitetsstandarder.

7. Har tildeling av ansvar

Visst er en prosess delt inn i oppgaver som skal utføres i en avdeling eller i flere avdelinger i bedriften. Hver aktivitet må tilføre verdi til interne kunder, hvis vi snakker om en delprosess, eller ekstern, hvis det er sluttfasen av prosessen exit. Ved hvert trinn skal det være en person som har ansvaret for hver av utgangene.

Hvorfor er det viktig å være prosessbasert?

Det er logisk å anta at prosessledelse definerer prosessene som må gjennomføres på en tidligere strukturert måte, og kontinuerlig vurderer dem for å finne forbedringsmuligheter. Dette, siden hvis prosessene i en organisasjon kontinuerlig forbedres, bidrar det til å forbedre den totale funksjonen til organisasjonen.

Fokuset på prosesser tillater faktisk en helhetlig visjon om driften av selskapet generelt og globalt. Den anerkjenner også at selskapet må ha en horisontal struktur for å svare på en syklus av prosessen på en fullstendig måte.

I tillegg søker alle prosesser kundetilfredshet. Når man snakker om en mikroprosess inkluderer den kun interne prosesser som tilfredsstiller behovene til interne kunder. Nå inkluderer en makroprosess både interne og eksterne prosesser for å tilfredsstille interne og eksterne kunder i organisasjonen.

Tilsvarende vil bedriften med fokus på prosesser kunne oppnå et konkurransefortrinn, siden denne typen administrasjon prioriterer kundetilfredshet. Dette betyr at bedrifter er tvunget til å maksimere sin effektivitet. Derfor er det avgjørende at organisasjoner søker kontinuerlig forbedring av sine prosesser og, i sin tur, av selskapet generelt, og tilbyr bedre løsninger på kundeproblemer.

Fordeler med prosessledelse

Prosessledelse har følgende fordeler:

1. Reduser unødvendige interne kostnader

Til å begynne med kan bedriften redusere unødvendige kostnader innenfor sine prosesser, siden den kan eliminere oppgaver eller trinn som ikke tilfører verdi. Derfor, hvis unødvendige trinn elimineres, elimineres også kostnader.

Ved å eliminere ikke-verdiskapende aktiviteter, blir prosessen mer presis og selskapet kan fokusere mer på å møte kundenes krav, behov og forventninger. Til sammen sparer det ressurser som tid, penger og menneskelig innsats.

2. Forkort leveringstiden

Deretter kan ledetider eller ledetider forkortes ved å identifisere nedetid i prosesssyklusen. Av denne grunn blir prosesser eliminert og strømlinjeformet.

3. Forbedrer kvaliteten og servicen som oppfattes av kunden

På den annen side, ved å forbedre kvaliteten og tjenesten som tilbys, tilfredsstiller kunden deres behov bedre. Å få kunder til å like å opprettholde et forhold til selskapet.

4. Innlemme ekstra serviceaktiviteter

På samme måte gjør denne tilnærmingen det veldig enkelt å legge til ytterligere kundeservicefordeler. Disse aggregatene av tjenester har en lav kostnad og er lett å oppfatte av kunden.

Kjennetegn på organisasjoner som bruker prosessledelse

1. Prosessen dominerer over strukturen

For det første anser bedrifter som anvender prosessledelse at strukturen i bedriften ikke er noe annet enn infrastrukturen for å gjennomføre prosessene. Derfor gir de relevans til prosessene og strategiene utformes med utgangspunkt i prosessene.

2. Dens organisasjon er tverrgående

For det andre fører prosessledelse til at organisasjoner konfigureres som et sett eller system av prosesser og delprosesser som tillater oppnåelse av mål. Hovedmålet med alle prosesser er å generere verdi for kunden.

3. Bruk av informasjonen

For det tredje setter organisasjoner stor vekt på informasjon om de ulike prosessene og aktivitetene som må gjennomføres. Den konstante flyten av informasjon er avgjørende for å fungere vellykket i alle prosesser og i den generelle driften av selskapet.

4. De er verdiskapere

Endelig er organisasjoner som bruker prosessstyring verdiskapere. Av samme grunn som den er prosessbasert, er hver utgang en merverdi gjennom produktene og tjenestene de tilbyr. Og dette er det grunnleggende formålet med enhver prosess.

Prosessledelsestrinn

De viktigste trinnene i implementering av prosessledelse er:

1. Informasjon, opplæring og deltakelse

Prosessledelse er en ny måte å lede på. Derfor er det viktig at alle er informert og opplært før prosessene implementeres. I tillegg må alle informeres om målene som prosessen søker, hva dens stadier er og hvilket samarbeid som kreves.

2. Identifikasjon av prosesser

Selvfølgelig må prosessene være tydelig identifisert. Derfor må det lages en liste over alle prosessene som gjennomføres. Hver prosess må ha:

• Et navn.
• Aktivitetene og trinnene du må ta.
• Et prosesskart.

3. Valg av relevante prosesser

Det skal bemerkes at de relevante prosessene er de som tilfører mest verdi og er svært viktige for at bedriften skal yte effektivt. Av denne grunn har de en betydelig innvirkning på selskapets strategiske mål.

4. Etabler en ansvarlig

Når de aktuelle prosessene er identifisert, tildeles de en leder. Ansvarlig person må ha det ansvar og autonomi som er nødvendig for å oppfylle de strategiske målene.

5. Prosessanalyse og problemdeteksjon

Hver prosess blir analysert, enten den oppfyller de foreslåtte målene eller ikke. Hvis noen av dem ikke oppfyller dem og byr på et problem, må de redesignes på riktig måte.

6. Retting av problemer

Når problemene som har størst innvirkning på målene og klientene er identifisert, søkes det en løsning for dem. Dette definerer handlingene som må følges for ikke å påvirke ytelsen til prosessen og organisasjonen som helhet.

7. Bruk av indikatorer

Til slutt vil prosessene evalueres med jevne mellomrom. Det vil avhenge av denne evalueringen om de er i samsvar med de foreslåtte indikatorene. Indikatorene er svært viktige for å analysere den reelle ytelsen til prosessene og for å kunne fastslå svake punkter. Alt dette for å ta i bruk korrigerende tiltak.

For å konkludere kan det sies at prosessledelse øker effektiviteten til organisasjoner. Dette fordi suksessen vil avhenge av tilstrekkelig gjennomføring av prosessene, som må være tydelig dokumentert. Men fremfor alt må de være rettet mot å skape verdi for kunden.