RACI matrica

RACI matrica tiek izmantota, lai piešķirtu un noteiktu atbildības pakāpi, kas atbilst katrai personai, kas ir iesaistīta projekta īstenošanā.

To sauc arī par atbildības sadales matricu. Tās mērķis ir spēt noteikt dažādās lomas un pienākumus, kas jāuzņemas katrai personai, kas piedalās projekta īstenošanā.

Līdz ar to ieteicams to sagatavot projekta sākumā. Lai jau no paša sākuma būtu skaidrs un noteikts, kādu lomu un atbildību uzņemsies katrs, kurš piedalās projektā. Tas arī nodrošina visu dalībnieku lielāku sadarbību.

Ko nozīmē katrs burts, kas veido RACI matricas nosaukumu

RACI matricas nosaukums sastāv no četriem burtiem, un katram burtam ir sava nozīme. Katra burta nozīme ir šāda:

Vēstule R

Neapšaubāmi, R ir burts, kas norāda, kurš uzņemas atbildību. Šī vēstule nosaka tās personas lomu, kura ir atbildīga par noteikta uzdevuma veikšanu. Tāpēc jūs uzņematies atbildību par izpildīto mājasdarbu iesniegšanu laikā un noteiktajā kārtībā.

Burts a

Līdzīgi burts A nosaka, kurš apstiprina. Personas, kura darbosies kā apstiprinātāja, uzdevums ir pieņemt un apstiprināt atbildīgās personas iesniegto uzdevumu. Citiem vārdiem sakot, apstiprinātājs apliecina, ka darbs ir veikts atbilstoši nepieciešamajām prasībām.

Burts C

Savukārt burts C norāda, ar ko ir jākonsultējas. Parasti viņi ir eksperti vai zinoši par kādu tēmu un uzdevumu, ar kuriem tiek apspriests viedoklis un ieteikumi par kādu projekta uzdevumu aspektu. Ārējais apspriedās ar viņa viedokli par kādu aspektu, kas jāņem vērā, īstenojot projektu, jo viņš ir eksperts šajā jomā.

I burts

Visbeidzot, vēstule I nosaka, kurš ziņo. Šo cilvēku loma ir saistīta ar ikvienu indivīdu, kuram jābūt informētam par projekta uzdevumu evolūcijas un attīstības procesu. Viņi arī jāinformē, kad uzdevumi ir izpildīti.

RACI matricas veidošanas priekšrocības

Galvenās priekšrocības, kas jāsasniedz, veidojot RACI matricu, ir:

• Katra projektā iesaistītā dalībnieka lomas un pienākumi ir skaidri noteikti.
• Ir iespējams noteikt, kura persona uzņemas atbildību par grāmatvedības uzskaiti par veicamajiem uzdevumiem vai darbiem.
• Tas ļauj līdzsvarot darba slodzi starp projekta izstrādē iesaistītajiem cilvēkiem, komandām vai nodaļām.
• Tas ļauj viegli kontrolēt to uzdevumu un darbu evolūciju un izpildi, kas nepieciešami, lai veiksmīgi pabeigtu projekta izstrādi.

Kā izveidot RACI matricu

Lai izstrādātu RACI matricu, ir jāveic šādas darbības:

1. darbība

Pirmkārt, projektā veicamie uzdevumi tiek noteikti un novietoti kā rindas, kas veido matricu.

2. darbība

Otrkārt, tiek identificēti projekta izstrādē iesaistītie cilvēki un ievietoti kolonnu veidā matricas veidojumā.

3. darbība

Treškārt, tiek ievietoti vārda burti, kas veido RACI matricas nosaukumu. Piešķirot katru burtu katrā uzdevumā, var definēt, kurš no iesaistītajiem būs atbildīgs, kurš apstiprinās, ar ko konsultējas un kurš ir jāinformē katra projekta uzdevuma izpildē.

4. darbība

Visbeidzot, būs iespējams noteikt, vai viss darbs ir labi sadalīts, vai ir kāda tukša vieta un vai ir dublējumi. Tas tiek darīts, lai pārliecinātos, ka viss ir labi izveidots, un izvairītos no vēlākām problēmām.

RACI matricas pielietošanas priekšrocības un trūkumi

Priekšrocības, ko var sasniegt, īstenojot projektu, izmantojot RACI matricu, ir šādas:

1. Ir veikls un vienkāršs komunikācijas process

Komunikācija parasti izrādās vienkāršāka un ātrāka, jo RACI matrica ļauj skaidri iztēloties lomu un funkciju, kas jāpilda katrai personai. Tas nenovērš, bet samazina komunikācijas problēmas starp projektā iesaistītajiem cilvēkiem.

2. Uzlabot produktivitāti

Acīmredzot, samazinot komunikācijas problēmas, tas veicina labāku laika izmantošanu un rezultātā tiek panākts produktivitātes pieaugums. Katra uzdevuma izpildes laiks tiek saīsināts, un tas racionalizē kopējo izpildes procesu.

3. Pareiza darba sadale

Turklāt RACI matrica ļauj vizualizēt pienākumus un funkcijas, tādējādi var identificēt, vai darba slodze tiek sadalīta proporcionāli. Ja ir iespējams konstatēt, ka atbildīgajai personai ir piešķirta pārmērīga darba slodze, pirms projekta īstenošanas tiek veiktas nepieciešamās korekcijas. Panākt līdzsvarotāku slogu un pienākumu sadali.

4. Cerības piepildās

Patiešām, pielietojot šo rīku, projekta beigās iegūtie rezultāti ir ļoti līdzīgi tiem rezultātiem, kurus paredzēts iegūt projekta sākumā. Tas notiek tāpēc, ka jūs varat labāk kontrolēt visus veicamos uzdevumus. Turklāt katrs cilvēks konkrēti zina, par ko ir atbildīgs visā projekta izpildes procesā.

Lai gan priekšrocības ir lielas un daudzas, RACI matricai var būt arī trūkumi.

• Sākumā to var būt pārāk sarežģīti piemērot, kas negatīvi ietekmē tā izpratni.
• Neskatoties uz to, ka RACI matrica ir lielisks rīks, nepietiek tikai ar tās izveidi, bet arī tas ir jāievēro.
• Saskaņā ar iepriekš minēto, tiem, kuri nav pazīstami ar matricu, tās ģenerēšana pirmo reizi var būt dārga.
• Pastāv iespēja, ka ir projekti, kuriem šāda veida plānošana nav nepieciešama, tāpēc matricas izveide var būt vairāk tāda, kas projektu bremzē, nevis virza.

Noslēgumā jāsaka, ka RACI matrica ir ļoti noderīgs rīks, ko var izmantot jebkura veida projektos. Tā kā tas nosaka visu to cilvēku lomas un funkcijas, kas piedalās tā realizācijā. Tas veicina labāku kontroli un labāku rezultātu sasniegšanu projekta beigās.