Procesu vadība

Neapšaubāmi, process ir darbību secība, kuras mērķis ir pievienot vērtību ieguldījumam, lai sasniegtu rezultātu vai izlaidi. Visai produkcijai ir jāatbilst uzņēmuma iekšējā vai ārējā klienta vajadzībām vai prasībām.

Protams, jebkuram procesam, gan vienkāršam, gan sarežģītam, lielam vai mazam, ir jābūt ievadei, transformācijai un izvadei. Ievade ir jebkurš resurss vai ievade, kas ir jāpārveido. Pārveidošana ir darba process, kas pievieno vērtību ieguldījumiem un iegūst rezultātu. Rezultāts ir gala rezultāts, piemēram, prece vai pakalpojums, kas spēj apmierināt vajadzību.

Turklāt uz procesu vērsta vadība ir pretstatā tradicionālajai uz funkcijām balstītu organizāciju struktūrai. Pamatideja ir pievienot vērtību iekšējiem un ārējiem klientiem. Šī iemesla dēļ tiek mēģināts nepārtraukti uzlabot visus procesus, tos identificējot, aprakstot un dokumentējot.

Kā zināt, vai darbība ir process?

Faktiski ne visas darbības, kas tiek veiktas uzņēmumā, var uzskatīt par procesu. Lai uzskatītu darbību par procesu, jums ir:

1. Ir skaidra misija un mērķis

Katrai darbībai, kas klasificēta kā process, jāatbilst organizācijas noteiktajai misijai un mērķiem. Šīm darbībām ir jāatbilst tam, ko uzņēmums sagaida.

2. Darbībai jābūt precīzi noteiktai

Visiem organizācijas dalībniekiem precīzi jāzina, kā katrs process ir jāveic. Pat pieņemot darbā jaunu darbinieku, varat piekļūt dokumentētiem avotiem, kas norāda, kā tiek veikta katra darbība.

3. Tajā jāietver ievades un izvades

Protams, katrā procesā ir jāievada izejmateriāli vai izejmateriāli, kas jāpārveido gala rezultātā. Šis rezultāts ir tā procesa rezultāts, kas rada pievienoto vērtību iekšējiem un ārējiem klientiem.

4. Var identificēt piegādātājus, klientus un galaproduktu

Protams, piegādātāji būs visi tie, kas piegādā izejvielas vai izejvielas procesa veikšanai. Klients būs radītās preces vai pakalpojuma saņēmējs. Lai gan gala produkts ir procesa radītās vērtības rezultāts.

5. Darbību var iedalīt uzdevumos vai apakšprocesos

Katram procesam var būt viens vai vairāki uzdevumi, kurus veiks viens vai par tā izpildi atbildīgo personu grupa.

6. Var dokumentēt

Visas šīs darbības var dokumentēt, izmantojot procesu vadības metodoloģiju, nosakot laiku, resursus un izmaksas. Viss šis dokumentētais ieraksts nodrošina atbilstību kvalitātes standartiem.

7. Ir noteikti pienākumi

Protams, process ir sadalīts uzdevumos, kas jāveic vienā vai vairākās uzņēmuma nodaļās. Katrai darbībai ir jārada pievienotā vērtība iekšējiem klientiem, ja runājam par apakšprocesu, vai ārējai, ja tā ir procesa izejas beigu stadija. Katrā solī ir jābūt personai, kas ir atbildīga par katru no izejām.

Kāpēc ir svarīgi balstīties uz procesu?

Loģiski ir pieņemt, ka procesu vadība definē procesus, kas jāveic iepriekš strukturētā veidā, nepārtraukti tos pārskatot, lai rastu pilnveidošanas iespējas. Tas, jo, ja organizācijas procesi tiek nepārtraukti uzlaboti, tas palīdz uzlabot organizācijas kopējo funkciju.

Patiešām, fokuss uz procesiem ļauj gūt visaptverošu redzējumu par uzņēmuma darbību kopumā un globāli. Tas arī atzīst, ka uzņēmumam ir jābūt horizontālai struktūrai, lai pilnībā reaģētu uz procesa ciklu.

Turklāt visi procesi ir vērsti uz klientu apmierinātību. Runājot par mikroprocesu, tas ietver tikai iekšējos procesus, kas apmierina iekšējo klientu vajadzības. Tagad makroprocess ietver gan iekšējos, gan ārējos procesus, lai apmierinātu organizācijas iekšējos un ārējos klientus.

Tāpat, fokusējoties uz procesiem, uzņēmums varēs sasniegt konkurences priekšrocības, jo šāda veida administrācijā prioritāte ir klientu apmierinātība. Tas nozīmē, ka uzņēmumi ir spiesti maksimāli palielināt savu efektivitāti. Līdz ar to organizācijām obligāti jācenšas nepārtraukti uzlabot savus procesus un, savukārt, uzņēmumu kopumā, piedāvājot labākus risinājumus klientu problēmām.

Procesu vadības priekšrocības

Procesu vadībai ir šādas priekšrocības:

1. Samaziniet nevajadzīgas iekšējās izmaksas

Pirmkārt, uzņēmums var samazināt nevajadzīgās izmaksas savos procesos, jo tas var novērst uzdevumus vai darbības, kas nerada pievienoto vērtību. Tāpēc, ja tiek novērstas nevajadzīgas darbības, tiek novērstas arī izmaksas.

Izslēdzot darbības, kas nerada pievienoto vērtību, process kļūst precīzāks un uzņēmums var vairāk koncentrēties uz klientu prasību, vajadzību un cerību apmierināšanu. Tas viss kopā ietaupa resursus, piemēram, laiku, naudu un cilvēku pūles.

2. Saīsināt piegādes laikus

Pēc tam izpildes laiku vai izpildes laiku var saīsināt, identificējot procesa cikla dīkstāves. Šī iemesla dēļ procesi tiek likvidēti un racionalizēti.

3. Uzlabo klienta uztverto kvalitāti un servisu

Savukārt, uzlabojot piedāvāto kvalitāti un servisu, klients labāk apmierina savas vajadzības. Padarīt klientiem patīk uzturēt attiecības ar uzņēmumu.

4. Iekļaut papildu pakalpojumu darbības

Tāpat šī pieeja ļauj ļoti vienkārši pievienot papildu klientu apkalpošanas priekšrocības. Šiem pakalpojumu apkopojumiem ir zemas izmaksas, un klients tos viegli uztver.

To organizāciju raksturojums, kuras izmanto procesu vadību

1. Process dominē pār struktūru

Pirmkārt, uzņēmumi, kas izmanto procesu vadību, uzskata, ka uzņēmuma struktūra nav nekas cits kā infrastruktūra procesu veikšanai. Tāpēc tie piešķir nozīmi procesiem, un stratēģijas tiek izstrādātas, pamatojoties uz procesiem.

2. Tās organizācija ir transversāla

Otrkārt, procesu pārvaldība liek organizācijām konfigurēt kā procesu un apakšprocesu kopumu vai sistēmu, kas ļauj sasniegt mērķus. Visu procesu galvenais mērķis ir radīt vērtību klientam.

3. Informācijas izmantošana

Treškārt, organizācijas augstu vērtē informāciju par dažādiem procesiem un darbībām, kas jāveic. Pastāvīga informācijas plūsma ir būtiska, lai veiksmīgi darbotos visos procesos un uzņēmuma vispārējā darbībā.

4. Viņi ir vērtības radītāji

Visbeidzot, organizācijas, kas izmanto procesu pārvaldību, ir vērtību radītājas. Tā paša iemesla dēļ, ka tā ir balstīta uz procesu, katra produkcija ir pievienotā vērtība, izmantojot to piedāvātos produktus un pakalpojumus. Un tas ir jebkura procesa pamatmērķis.

Procesu vadības soļi

Vissvarīgākie soļi procesa vadības ieviešanā ir:

1. Informācija, apmācība un līdzdalība

Procesu vadība ir jauns vadības veids. Tāpēc ir svarīgi, lai visi būtu informēti un apmācīti pirms procesu ieviešanas. Turklāt ikvienam ir jābūt informētam par procesa mērķiem, kādiem posmiem tas ir un kāda sadarbība ir nepieciešama.

2. Procesu identificēšana

Protams, procesi ir skaidri jānosaka. Tāpēc ir jāizveido visu veikto procesu saraksts. Katram procesam jābūt:

• Vārds.
• Darbības un soļi, kas jums jāveic.
• Procesa karte.

3. Attiecīgo procesu atlase

Jāpiebilst, ka attiecīgie procesi ir tie, kas rada vislielāko pievienoto vērtību un ir ļoti svarīgi, lai uzņēmums darbotos efektīvi. Šī iemesla dēļ tiem ir būtiska ietekme uz uzņēmuma stratēģiskajiem mērķiem.

4. Izveidot atbildīgo

Kad attiecīgie procesi ir identificēti, tiem tiek piešķirts vadītājs. Atbildīgajai personai ir jābūt stratēģisko mērķu sasniegšanai nepieciešamajai atbildībai un autonomijai.

5. Procesu analīze un problēmu noteikšana

Katrs process tiek analizēts neatkarīgi no tā, vai tas atbilst izvirzītajiem mērķiem. Ja kāds no tiem neatbilst un rada problēmas, tie ir atbilstoši jāpārveido.

6. Problēmu labošana

Kad ir apzinātas problēmas, kurām ir vislielākā ietekme uz mērķiem un klientiem, tām tiek meklēts risinājums. Tas, nosakot darbības, kas jāievēro, lai neietekmētu procesa un organizācijas darbību kopumā.

7. Rādītāju izmantošana

Visbeidzot, procesi tiks periodiski novērtēti. No šī novērtējuma būs atkarīgs, vai tie atbilst ierosinātajiem rādītājiem. Rādītāji ir ļoti svarīgi, lai analizētu procesu reālo darbību un varētu noteikt vājās vietas. Tas viss, lai piemērotu koriģējošus pasākumus.

Noslēgumā var teikt, ka procesu vadība paaugstina organizāciju efektivitāti. Tas tāpēc, ka tā panākumi būs atkarīgi no tā procesu adekvātas izpildes, kas ir skaidri jādokumentē. Bet, galvenais, tiem jābūt vērstiem uz vērtības radīšanu klientam.