RACI matrica

RACI matrica naudojama priskirti ir apibrėžti atsakomybės laipsnį, atitinkantį kiekvieną iš projekto vykdymo dalyvaujančių žmonių.

Ji taip pat žinoma kaip atsakomybės paskirstymo matrica. Jo tikslas – nustatyti skirtingus vaidmenis ir pareigas, kurias turi prisiimti kiekvienas asmuo, dalyvaujantis įgyvendindamas projektą.

Todėl rekomenduojama jį parengti projekto pradžioje. Kad nuo pat pradžių būtų aiškus ir nustatytas vaidmuo ir atsakomybė, kurią prisiims kiekvienas projekte dalyvaujantis žmogus. Tai taip pat užtikrina didesnį visų dalyvių bendradarbiavimą.

Ką reiškia kiekviena raidė, sudaranti RACI matricos pavadinimą

RACI matricos pavadinimas sudarytas iš keturių raidžių ir kiekviena raidė turi reikšmę. Kiekvienos raidės reikšmė yra tokia:

Laiškas R

Be jokios abejonės, R yra raidė, nurodanti, kas prisiima atsakomybę. Šiame laiške apibrėžiamas asmens, atsakingo už tam tikros užduoties atlikimą, vaidmuo. Todėl prisiimate atsakomybę, kad laiku ir nustatyta tvarka pateiktumėte atliktus namų darbus.

Raidė A

Panašiai raidė A nustato, kas patvirtina. Asmens, kuris atliks tvirtintojo funkcijas, yra priimti ir patvirtinti atsakingo asmens pateiktą užduotį. Kitaip tariant, tvirtintojas patvirtina, kad darbai buvo atlikti pagal reikalaujamus reikalavimus.

C raidė

Savo ruožtu raidė C nurodo, su kuo konsultuojamasi. Paprastai jie yra ekspertai arba išmanantys temą ir užduotį, su kuriais konsultuojamasi dėl jų nuomonės ir pasiūlymo dėl tam tikro projekto užduočių aspekto. Išorė konsultavosi su jo nuomone dėl kai kurių aspektų, į kuriuos būtina atsižvelgti įgyvendinant projektą, nes jis yra šios srities ekspertas.

I laiškas

Galiausiai I laiškas nustato, kas praneša. Šių žmonių vaidmuo apima kiekvieną asmenį, kuris turi būti informuotas apie evoliucijos procesą ir užduočių, kurios yra projekto dalis, vystymąsi. Jie taip pat turi būti informuoti, kai užduotys baigtos.

RACI matricos kūrimo pranašumai

Pagrindiniai privalumai, kuriuos reikia pasiekti gaminant RACI matricą, yra šie:

• Aiškiai apibrėžti kiekvieno projekte dalyvaujančio dalyvio vaidmenys ir atsakomybė.
• Galima nustatyti, kuris asmuo prisiima atsakomybę už užduočių ar darbų, kuriuos būtina atlikti, atsiskaitymą.
• Tai leidžia subalansuoti darbo krūvius tarp žmonių, komandų ar padalinių, dalyvaujančių kuriant projektą.
• Tai leidžia lengvai kontroliuoti užduočių ir darbų, reikalingų sėkmingai užbaigti projekto plėtrą, raidą ir atlikimą.

Kaip sukurti RACI matricą

Norint sukurti RACI matricą, reikia atlikti šiuos veiksmus:

1 žingsnis

Pirma, užduotys, kurias reikia atlikti projekte, nustatomos ir pateikiamos kaip eilutės, sudarančios matricą.

2 žingsnis

Antra, žmonės, dalyvaujantys projekto kūrime, yra identifikuojami ir išdėstomi stulpelių pavidalu matricos formavimo viduje.

3 veiksmas

Trečia, dedamos žodžio raidės, sudarančios RACI matricos pavadinimą. Kiekvienoje užduotyje priskiriant kiekvieną raidę, galima apibrėžti, kas iš dalyvaujančių žmonių bus atsakingas, kas pritars, su kuo konsultuojamasi ir kas turi būti informuojamas vykdant kiekvieną projekto užduotį.

4 veiksmas

Galiausiai bus galima nustatyti, ar visi darbai gerai paskirstyti, ar yra tuščios vietos ir ar yra dubliavimosi. Taip siekiama patikrinti, ar viskas gerai suformuota ir išvengti vėlesnių problemų.

RACI matricos taikymo privalumai ir trūkumai

Privalumai, kuriuos galima pasiekti įgyvendinant projektą taikant RACI matricą, yra šie:

1. Vyksta judrus ir paprastas bendravimo procesas

Bendravimas paprastai būna paprastesnis ir greitesnis, nes RACI matrica leidžia aiškiai įsivaizduoti vaidmenį ir funkciją, kurią turėtų atlikti kiekvienas asmuo. Tai nepašalina, bet sumažina komunikacijos problemas tarp projekte dalyvaujančių žmonių.

2. Pagerinti produktyvumą

Akivaizdu, kad sumažinus komunikacijos problemas, tai prisideda prie geresnio laiko panaudojimo ir dėl to pasiekiamas produktyvumo padidėjimas. Kiekvienos užduoties atlikimo laikas sutrumpėja ir tai supaprastina bendrą vykdymo procesą.

3. Tinkamas darbų paskirstymas

Be to, RACI matrica leidžia vizualizuoti pareigas ir funkcijas, todėl galima identifikuoti, ar darbo krūvis paskirstomas proporcingai. Jeigu galima nustatyti, kad atsakingam asmeniui paskirtas per didelis darbo krūvis, reikiami koregavimai atliekami prieš projekto vykdymą. Siekti tolygesnio naštos ir atsakomybės paskirstymo.

4. Lūkesčiai pateisinami

Iš tiesų, taikant šią priemonę, projekto pabaigoje gauti rezultatai yra labai panašūs į rezultatus, kurių tikimasi gauti projekto pradžioje. Taip yra todėl, kad galite geriau valdyti visas užduotis, kurias reikia atlikti. Be to, kiekvienas žmogus konkrečiai žino, už ką yra atsakingas visame projekto vykdymo procese.

Nors privalumai yra dideli ir daug, RACI matrica gali turėti ir trūkumų.

• Iš pradžių tai gali būti pernelyg sudėtinga, o tai neigiamai veikia jo supratimą.
• Nepaisant to, kad RACI matrica yra puikus įrankis, neužtenka tik ją sukurti, bet reikia ir jos laikytis.
• Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau, tiems, kurie nėra susipažinę su matrica, pirmą kartą ją sukurti gali būti brangu.
• Yra tikimybė, kad yra projektų, kuriems nereikia tokio planavimo, todėl matricos kūrimas gali būti kažkas, kas labiau lėtina projektą, o ne tai, kas jį skatina.

Apibendrinant, RACI matrica yra labai naudinga priemonė, kurią galima pritaikyti bet kokio tipo projektams. Kadangi jis nustato visų žmonių, kurie dalyvauja jį įgyvendinant, vaidmenis ir funkcijas. Tai skatina geresnę kontrolę ir geresnių rezultatų pasiekimą projekto pabaigoje.