Procesų valdymas

Be jokios abejonės, procesas – tai veiksmų seka, kurios tikslas – pridėti vertės prie indėlio, kad būtų pasiektas rezultatas ar produkcija. Visa produkcija turi tenkinti įmonės vidinio ar išorinio kliento poreikį arba reikalavimą.

Žinoma, bet koks procesas, nesvarbu, paprastas ar sudėtingas, didelis ar mažas, turi turėti įvestį, transformaciją ir išvestį. Įvestis yra bet koks išteklius arba įvestis, kuri turi būti transformuota. Transformacija – tai darbo procesas, kurio metu gaunama pridėtinė vertė ir gaunamas rezultatas. Rezultatas yra galutinis rezultatas, pavyzdžiui, prekė ar paslauga, kuri patenkina poreikį.

Be to, į procesą orientuotas valdymas prieštarauja tradicinei funkcijomis pagrįstų organizacijų struktūrai. Pagrindinė idėja yra pridėti vertę vidiniams ir išoriniams klientams. Dėl šios priežasties siekiama nuolat tobulinti visus procesus juos identifikuojant, aprašant ir dokumentuojant.

Kaip žinoti, ar veikla yra procesas?

Tiesą sakant, ne visa įmonėje vykdoma veikla gali būti vertinama kaip procesas. Norėdami laikyti veiklą procesu, turite:

1. Turėkite aiškią misiją ir tikslą

Kiekviena veikla, klasifikuojama kaip procesas, turi atitikti organizacijos nustatytą misiją ir tikslus. Ši veikla turi atitikti tai, ko įmonė tikisi atlikti.

2. Veikla turi būti tiksliai apibrėžta

Visi organizacijos nariai turi tiksliai žinoti, kaip kiekvienas procesas turi būti vykdomas. Net ir įdarbinus naują darbuotoją, galite turėti prieigą prie dokumentais pagrįstų šaltinių, kuriuose nurodoma, kaip atliekama kiekviena veikla.

3. Jame turi būti įvesties ir išvesties

Žinoma, kiekvienas procesas turi turėti sąnaudų arba žaliavų, kurios turi būti paverstos galutiniu rezultatu. Šis rezultatas yra vadinamasis proceso rezultatas, kuris sukuria pridėtinę vertę vidiniams ir išoriniams klientams.

4. Galima identifikuoti tiekėjus, klientus ir galutinį produktą

Natūralu, kad tiekėjais bus visi tie, kurie tiekia žaliavas ar žaliavas procesui atlikti. Klientas bus sukurtos prekės ar paslaugos gavėjas. Nors galutinis produktas yra vertės, kurią sukuria procesas, rezultatas.

5. Veikla gali būti suskirstyta į užduotis arba subprocesus

Kiekvienas procesas gali turėti vieną ar daugiau užduočių, kurias atliks vienas arba už jo vykdymą atsakinga žmonių grupė.

6. Galima dokumentuoti

Visos šios veiklos gali būti dokumentuojamos naudojant procesų valdymo metodiką, apibrėžiant laiką, išteklius ir išlaidas. Visas šis dokumentais patvirtintas įrašas užtikrina atitiktį kokybės standartams.

7. Turi pareigų paskirstymą

Žinoma, procesas yra suskirstytas į užduotis, kurios turi būti atliekamos padalinyje arba keliuose įmonės padaliniuose. Kiekviena veikla turėtų pridėti vertės vidiniams klientams, jei kalbame apie subprocesą, arba išoriniams, jei tai yra galutinis proceso išėjimo etapas. Kiekviename žingsnyje turi būti asmuo, atsakingas už kiekvieną išėjimą.

Kodėl svarbu vadovautis procesu?

Logiška manyti, kad procesų valdymas apibrėžia procesus, kurie turi būti vykdomi anksčiau susistemintu būdu, nuolat juos peržiūrint, kad būtų galima tobulinti. Taip yra todėl, kad jei organizacijos procesai yra nuolat tobulinami, tai padeda pagerinti bendrą organizacijos funkciją.

Iš tiesų dėmesys procesams leidžia susidaryti visapusišką įmonės veiklos viziją apskritai ir pasauliniu mastu. Taip pat pripažįstama, kad įmonė turi turėti horizontalią struktūrą, kad galėtų visapusiškai reaguoti į proceso ciklą.

Be to, visi procesai siekia klientų pasitenkinimo. Kalbant apie mikroprocesą, jis apima tik vidinius procesus, tenkinančius vidinių klientų poreikius. Dabar makroprocesas apima tiek vidinius, tiek išorinius procesus, kad būtų patenkinti organizacijos vidaus ir išorės klientai.

Taip pat, orientuodama į procesus, įmonė galės įgyti konkurencinį pranašumą, nes tokia administravimo rūšis teikia pirmenybę klientų pasitenkinimui. Tai reiškia, kad įmonės yra priverstos maksimaliai padidinti savo efektyvumą. Vadinasi, būtina, kad organizacijos siektų nuolat tobulinti savo procesus ir, savo ruožtu, visą įmonę, siūlyti geresnius klientų problemų sprendimus.

Procesų valdymo privalumai

Proceso valdymas turi šiuos privalumus:

1. Sumažinkite nereikalingas vidines išlaidas

Pirmiausia įmonė gali sumažinti nereikalingas savo procesų išlaidas, nes gali pašalinti užduotis ar veiksmus, kurie nesukuria pridėtinės vertės. Todėl, pašalinus nereikalingus veiksmus, pašalinamos ir išlaidos.

Atsisakius vertės nekuriančios veiklos, procesas tampa tikslesnis ir įmonė gali daugiau dėmesio skirti klientų reikalavimų, poreikių ir lūkesčių tenkinimui. Kartu tai taupo išteklius, tokius kaip laikas, pinigai ir žmonių pastangos.

2. Sutrumpinkite pristatymo laiką

Tada, nustatant proceso ciklo prastovą, galima sutrumpinti pristatymo laiką. Dėl šios priežasties procesai pašalinami ir supaprastinami.

3. Gerina kliento suvokiamą kokybę ir aptarnavimą

Kita vertus, gerindamas kokybę ir siūlomą paslaugą, klientas geriau patenkina savo poreikius. Kad klientai norėtų palaikyti santykius su įmone.

4. Įtraukti papildomą paslaugų veiklą

Taip pat šis metodas leidžia labai lengvai pridėti papildomų klientų aptarnavimo pranašumų. Šios paslaugų visumos yra pigios ir lengvai suprantamos klientui.

Procesų valdymą naudojančių organizacijų charakteristikos

1. Procesas vyrauja prieš struktūrą

Visų pirma, procesų valdymą taikančios įmonės mano, kad įmonės struktūra yra ne kas kita, kaip procesams vykdyti reikalinga infrastruktūra. Todėl jie suteikia aktualumo procesams, o strategijos yra kuriamos remiantis procesais.

2. Jos organizacija yra skersinė

Antra, procesų valdymas verčia organizacijas sukonfigūruoti kaip procesų ir subprocesų rinkinį arba sistemą, leidžiančią pasiekti tikslus. Pagrindinis visų procesų tikslas yra sukurti vertę klientui.

3. Informacijos naudojimas

Trečia, organizacijos labai vertina informaciją apie įvairius procesus ir veiklą, kurią reikia atlikti. Nuolatinis informacijos srautas yra būtinas norint sėkmingai veikti visuose procesuose ir bendroje įmonės veikloje.

4. Jie yra vertės generatoriai

Galiausiai, organizacijos, taikančios valdymą pagal procesus, yra vertės kūrėjos. Dėl tos pačios priežasties, kuri yra pagrįsta procesu, kiekviena produkcija yra pridėtinė vertė dėl siūlomų produktų ir paslaugų. Ir tai yra pagrindinis bet kurio proceso tikslas.

Proceso valdymo žingsniai

Svarbiausi procesų valdymo įgyvendinimo žingsniai yra šie:

1. Informacija, mokymai ir dalyvavimas

Procesų valdymas yra naujas valdymo būdas. Todėl būtina, kad visi būtų informuoti ir apmokyti prieš įgyvendinant procesus. Be to, visi turi būti informuoti apie proceso tikslus, jo etapus ir kokio bendradarbiavimo reikia.

2. Procesų identifikavimas

Žinoma, procesai turi būti aiškiai nustatyti. Dėl šios priežasties turi būti sudarytas visų atliekamų procesų sąrašas. Kiekviename procese turi būti:

• Vardas.
• Veikla ir veiksmai, kuriuos turite atlikti.
• Proceso žemėlapis.

3. Atitinkamų procesų parinkimas

Pažymėtina, kad aktualūs procesai yra tie, kurie sukuria didžiausią pridėtinę vertę ir yra labai svarbūs, kad įmonė veiktų efektyviai. Dėl šios priežasties jie daro didelę įtaką strateginiams įmonės tikslams.

4. Nustatyti atsakingą

Nustačius atitinkamus procesus, jiems paskiriamas vadovas. Atsakingas asmuo turi turėti atsakomybę ir savarankiškumą, būtiną strateginiams tikslams įgyvendinti.

5. Procesų analizė ir problemų nustatymas

Kiekvienas procesas yra analizuojamas, ar jis atitinka siūlomus tikslus, ar ne. Jei vienas iš jų jų neatitinka ir sukelia problemų, jis turi būti atitinkamai pertvarkytas.

6. Problemų taisymas

Nustačius problemas, kurios turi didžiausią įtaką tikslams ir klientams, ieškoma joms sprendimo. Tai apibrėžia veiksmus, kurių reikia laikytis, kad nebūtų paveiktas proceso ir visos organizacijos veikimas.

7. Rodiklių naudojimas

Galiausiai procesai bus periodiškai vertinami. Nuo šio įvertinimo priklausys, ar jie atitinka siūlomus rodiklius. Rodikliai yra labai svarbūs norint išanalizuoti realų procesų veikimą ir nustatyti silpnąsias vietas. Visa tai tam, kad būtų taikomos korekcinės priemonės.

Apibendrinant galima teigti, kad procesų valdymas didina organizacijų efektyvumą. Taip yra todėl, kad jos sėkmė priklausys nuo tinkamo procesų vykdymo, kuris turi būti aiškiai dokumentuotas. Tačiau visų pirma jais turi būti siekiama sukurti vertę klientui.