RACI fylki

RACI fylkið er notað til að úthluta og skilgreina hversu mikla ábyrgð sem samsvarar hverjum og einum þeirra sem taka þátt í að framkvæma verkefni.

Það er einnig þekkt sem ábyrgðarúthlutunarfylki. Tilgangur þess er að geta komið á fót mismunandi hlutverkum og skyldum sem hver og einn sem myndast við framkvæmd verkefnis þarf að axla.

Þess vegna er mælt með því að það sé undirbúið í upphafi verkefnis. Þannig að frá upphafi sé ljóst og staðfest hvaða hlutverk og ábyrgð hver og einn tekur að sér sem tekur þátt í verkefni. Þetta tryggir einnig að meiri samvinna náist hjá öllum þátttakendum.

Hvað þýðir hver bókstafur sem myndar nafn RACI fylkisins

Nafn RACI fylkisins samanstendur af fjórum stöfum og hver bókstafur hefur merkingu. Merking hvers bókstafs er sem hér segir:

Bókstafur R

Án efa er R bókstafurinn sem gefur til kynna hver axlar ábyrgð. Í þessu bréfi er skilgreint hlutverk þess sem sér um að sinna tilteknu verkefni. Þess vegna berð þú ábyrgð á því að skila heimavinnu á réttum tíma og með tilteknum hætti.

Bókstafur a

Á sama hátt ræður bókstafurinn A hver samþykkir. Hlutverk þess sem mun starfa sem samþykkjandi er að samþykkja og samþykkja verkefnið sem ábyrgðaraðili leggur fram. Samþykkjandi vottar með öðrum orðum að verkið hafi verið unnið samkvæmt tilskildum kröfum.

Bókstafur C

Fyrir sitt leyti gefur bókstafurinn C til kynna við hverja er leitað. Þeir eru venjulega sérfræðingar eða fróðir um efni og verkefni sem leitað er til um álit þeirra og ábendingar um einhvern þátt verkefnanna. Utanaðkomandi leitaði álits hans á einhverjum þáttum sem taka þarf tillit til við framkvæmd verkefnisins, þar sem hann er sérfræðingur í þeim efnum.

Bréf I

Að lokum ræður bréfið I hver tilkynnir. Hlutverk þessa fólks felur í sér hvern einstakling sem þarf að vera upplýstur um þróunarferli og þróun þeirra verkefna sem eru hluti af verkefninu. Einnig þarf að upplýsa þá þegar verkum er lokið.

Kostir þess að búa til RACI fylki

Helstu ávinningurinn sem á að ná þegar RACI fylki er búið til eru:

• Hlutverk og ábyrgð hvers þátttakenda sem taka þátt í verkefninu eru skýrt skilgreind.
• Hægt er að skera úr um hvaða aðili ber ábyrgð á reikningsskilum með tilliti til verkefna eða verka sem þarf að vinna.
• Það gerir kleift að jafna vinnuálagið á milli fólks, teyma eða deilda sem taka þátt í þróun verkefnisins.
• Það gerir það auðvelt að halda stýrðri eftirfylgni með þróun og frammistöðu þeirra verkefna og vinnu sem þarf til að ljúka þróun verkefnisins.

Hvernig á að byggja upp RACI fylki

Til að þróa RACI fylki verður að fylgja eftirfarandi skrefum:

Skref 1

Í fyrsta lagi eru verkefnin sem á að framkvæma innan verkefnis ákvörðuð og sett sem raðir sem mynda fylkið.

Skref 2

Í öðru lagi eru þeir sem taka þátt í þróun verkefnisins auðkenndir og settir í formi dálka innan fylkismyndunarinnar.

Skref 3

Í þriðja lagi eru bókstafir orðsins sem mynda nafn RACI fylkisins settir fyrir. Með því að úthluta hverjum staf í hverju verki er hægt að skilgreina hverjir hlutaðeigandi beri ábyrgð, hverjir samþykkja, hverjir eru fengnir til samráðs og hverjir skulu upplýstir við framkvæmd hvers verks.

Skref 4

Loks verður hægt að komast að því hvort öll vinna dreifist vel, hvort það sé tómt pláss og hvort um tvíverknað sé að ræða. Þetta til að sannreyna að allt sé vel mótað og forðast vandamál síðar.

Kostir og gallar við að nota RACI fylki

Kostirnir sem hægt er að ná við framkvæmd verkefnis með því að beita RACI fylkinu eru eftirfarandi:

1. Það er lipurt og einfalt samskiptaferli

Samskipti reynast venjulega einfaldari og hraðari, þar sem RACI fylkið gerir þér kleift að sjá greinilega fyrir sér hlutverk og virkni sem hver einstaklingur ætti að gegna. Þetta útilokar ekki, en það lágmarkar samskiptavandamál milli þeirra sem taka þátt í verkefninu.

2. Bæta framleiðni

Augljóslega, með því að lágmarka samskiptavandamál, stuðlar þetta að betri nýtingu tíma og þar af leiðandi næst framleiðniaukning. Ljúkunartími hvers verkefnis styttist og það einfaldar heildarframkvæmdarferlið.

3. Rétt skipting vinnu

Að auki gerir RACI fylkið þér kleift að sjá fyrir þér ábyrgð og aðgerðir, svo það er hægt að bera kennsl á það ef vinnuálaginu er dreift í réttu hlutfalli. Ef hægt er að skera úr um að ábyrgðaraðili sé með of mikið álag, eru nauðsynlegar lagfæringar gerðar áður en framkvæmd er framkvæmd. Að ná fram jafnari dreifingu byrða og ábyrgðar.

4. Væntingar standast

Reyndar, þegar þessu tóli er beitt eru niðurstöðurnar sem fást í lok verkefnis mjög svipaðar þeim niðurstöðum sem búist er við að fáist í upphafi verkefnisins. Þetta gerist vegna þess að þú getur betur stjórnað öllum verkefnum sem þarf að þróa. Að auki veit hver einstaklingur sérstaklega hverju hann ber ábyrgð á í öllu framkvæmdarferlinu.

Þó að kostirnir séu miklir og fjölmargir geta líka verið ókostir við RACI fylkið.

• Í fyrstu getur verið of flókið í notkun sem hefur neikvæð áhrif á skilning þess.
• Þrátt fyrir þá staðreynd að RACI fylkið er frábært tól, er það ekki nóg að búa það til, heldur verður þú líka að fara eftir því.
• Í samræmi við ofangreint, fyrir þá sem ekki þekkja fylkið, getur verið dýrt að búa það til í fyrsta skipti.
• Það er möguleiki að það séu verkefni sem krefjast ekki skipulagningar af þessu tagi, þannig að gerð fylkisins gæti verið meira eitthvað sem hægir á verkefninu, en eitthvað sem knýr það áfram.

Að lokum er RACI fylkið mjög gagnlegt tól sem hægt er að nota í hvers kyns verkefni. Þar sem það ákvarðar hlutverk og hlutverk alls fólksins sem tekur þátt í framkvæmd þess. Þetta stuðlar að betri stjórn og betri árangri í lok verkefnisins.