Pöntun

Innkaupapöntun, einnig kölluð innkaupapöntun eða innkaupapöntunarnóta, er skjal þar sem kaupandi biður um vörur frá seljanda.

Pöntun

Á þennan hátt, það sem við gerum er að skrá vöruþarfir okkar. Venjulegt er að senda þetta skjal til birgjans svo hann geti útvegað umrædda pöntun. Að geta gert það líkamlega eða raunverulegt (tölvupóstur eða vefsíða).

Tilgangur pöntunarseðils er að geta í kjölfarið sett fylgiseðil saman við þessa pöntun og bent á hugsanleg atvik, auk þess að hafa skilyrði nefndrar pöntunar skriflega.

Ferlið í innkaupapöntun

Fyrst verður þú að finna út hvaða þarfir við höfum. Þegar viðeigandi birgir hefur verið valinn er pöntunin gefin út. Seljandi fær frumritið og kaupandi geymir afrit. Seljandi afgreiðir pöntunina og lætur fylgja með fylgiseðil sem er athugað á móti henni. Ef það er eitthvað sem ekki er til staðar er það áfram í bið.

Þetta skjal er gagnlegt fyrir báða aðila. Kaupandi getur stjórnað tegund eða upphæð kostnaðar og gert spá um greiðslur. Seljandi getur skipulagt mismunandi pantanir sínar og gert kostnaðarspá. Í báðum tilfellum eru stjórnunarforrit og jafnvel töflureikni gagnlegt. Á hinn bóginn, í lagalegum tilgangi, þegar það hefur verið samþykkt, skuldbindur það báða aðila til umsaminna skiptanna.

Innihald pöntunarnótu

Venjulega er um að ræða sömu gögn og krafist er á fylgiseðli, aðeins að orðatiltækið „Pantunarpöntun“ eða álíka kemur fram á bréfshaus. Við gerum grein fyrir þeim hér að neðan:

  • Upplýsingar um kaupanda og seljanda. Skattkennisnúmer hvers lands er mjög mikilvægt. Einnig skatta heimilisfangið.
  • Dagsetning og staður pöntunar. Hið fyrra er nauðsynlegt, sérstaklega til að stjórna þeim tíma sem það tekur birgjann okkar að útvega það. Þannig getum við forðast hlutabréfabrot.
  • Vöruheiti og tilvísun. Pantað magn, verð og mögulegir afslættir, kynningar eða bónusar eru einnig innifalin.
  • Greiðslumáti sem valinn er , svo og skilmálar og upphæðir sem greiða skal, ef við á. Þetta atriði er mikilvægt til að stjórna ríkissjóði rétt.
  • Heildarkostnaður , mögulegur flutningur, tryggingar eða álíka kostnaður og, sem ómissandi hluti, leyfileg undirskrift.
  • Dagsetning og afhendingarmáti. Á þessum tímapunkti, við afhendingu, verður afhendingarseðill sendur til viðskiptavinar til undirritunar, sem venjulega fylgir pöntuninni. Einnig þarf að taka fram möguleg atvik eða það sem ekki hefur verið gefið upp.

Sannleikurinn er sá að stundum er slakað á þessum ströngu kröfum, allt eftir viðskipta- og trúnaðarsambandi. Í mörgum tilfellum eru pantanir gerðar munnlega eða símleiðis. Það er jafnvel hægt að biðja um það með tölvupósti en án pöntunarskjals. Þrátt fyrir það er þægilegt að hafa alltaf stjórn á þessum pöntunum.

Dæmi um innkaupapöntunina

Við skulum sjá dæmi um hvað pöntunarskjal gæti verið. Í henni getum við séð öll nauðsynleg gögn og mögulega afslætti og kostnað sem tengist framboði á umræddum vörum. Einnig plássið sem er frátekið fyrir atvik og undirskrift þess sem tekur við vörunum.

Pöntun 1

Athugið: Gögnin sem gefin eru upp hér að ofan eru tilbúin gögn.