Ferlastjórnun

Án efa er ferli röð athafna sem miðar að því að auka virði inntaks til að ná árangri eða framleiðsla. Öll framleiðsla verður að fullnægja þörf eða kröfu innri eða ytri viðskiptavina fyrirtækis.

Auðvitað verður hvert ferli, hvort sem það er einfalt eða flókið, stórt eða lítið, að hafa inntak, umbreytingu og úttak. Inntakið er hvaða auðlind eða inntak sem þarf að umbreyta. Umbreyting er vinnuferlið sem gefur aðföngum gildi og fær niðurstöðu. Afraksturinn er lokaniðurstaðan, svo sem varan eða þjónustan sem nær að fullnægja þörf.

Að auki er ferlimiðuð stjórnun í mótsögn við hefðbundna uppbyggingu aðgerðabundinna stofnana. Grundvallarhugmyndin er að auka virði fyrir innri og ytri viðskiptavini. Af þessum sökum er leitað stöðugrar umbóta allra ferla með auðkenningu þeirra, lýsingu og skjölum.

Hvernig veistu hvort athöfn sé ferli?

Reyndar er ekki hægt að líta á alla starfsemi sem fer fram í fyrirtæki sem ferli. Til að líta á starfsemi sem ferli verður þú að:

1. Hafa skýrt hlutverk og tilgang

Sérhver starfsemi sem flokkuð er sem ferli verður að bregðast við hlutverki og tilgangi sem stofnunin setur. Þessi starfsemi verður að bregðast við því sem fyrirtækið ætlast til að verði gert.

2. Starfsemin verður að vera nákvæmlega skilgreind

Allir meðlimir stofnunarinnar verða að vita nákvæmlega hvernig hvert ferli ætti að fara fram. Jafnvel þegar nýr starfsmaður er ráðinn er hægt að hafa aðgang að skjalfestum heimildum sem gefa til kynna hvernig hver starfsemi fer fram.

3. Það verður að innihalda inntak og úttak

Auðvitað verður hvert ferli að hafa inntak af aðföngum eða hráefnum sem verður að breyta í endanlega niðurstöðu. Þessi niðurstaða er það sem er þekkt sem framleiðsla ferlisins sem bætir virði fyrir innri og ytri viðskiptavini.

4. Hægt er að bera kennsl á birgja, viðskiptavini og endanlega vöru

Að sjálfsögðu verða birgjar allir þeir sem leggja til aðföng eða hráefni til að framkvæma ferlið. Viðskiptavinurinn verður viðtakandi vörunnar eða þjónustunnar sem verður til. Þó að lokaafurðin sé framleiðsla verðmæta sem ferlið skapar.

5. Verkinu má skipta í verkefni eða undirferli

Hvert ferli getur haft eitt eða fleiri verkefni sem verða unnin af einum eða hópi fólks sem ber ábyrgð á framkvæmd þess.

6. Hægt að skjalfesta

Allar þessar aðgerðir er hægt að skrásetja með því að nota aðferðafræði ferlistjórnunar, skilgreina tíma, fjármagn og kostnað. Öll þessi skjalfesta skrá tryggir samræmi við gæðastaðla.

7. Hefur úthlutun ábyrgðar

Vissulega er ferli skipt niður í verkefni sem þarf að sinna í deild eða í nokkrum deildum fyrirtækisins. Hver starfsemi verður að bæta virði fyrir innri viðskiptavini, ef við erum að tala um undirferli, eða ytra, ef það er lokastig ferlisins. Í hverju þrepi þarf að vera einstaklingur sem sér um hverja útgönguleið.

Af hverju er mikilvægt að vera ferlamiðaður?

Það er rökrétt að gera ráð fyrir að ferlastjórnun skilgreini ferlana sem þarf að framkvæma á áður skipulagðan hátt og endurskoði þau stöðugt til að finna tækifæri til umbóta. Þetta, þar sem ef ferlar stofnunar eru stöðugt bættir, hjálpar það til við að bæta heildarvirkni stofnunarinnar.

Reyndar gerir áherslan á ferla kleift að fá yfirgripsmikla sýn á rekstur fyrirtækisins almennt og á heimsvísu. Það viðurkennir einnig að fyrirtækið verður að hafa lárétta uppbyggingu til að bregðast við hringrás ferlisins á fullan hátt.

Að auki leita öll ferli ánægju viðskiptavina. Þegar talað er um örferli tekur það aðeins til innri ferla sem fullnægja þörfum innri viðskiptavina. Nú, fjölvi ferli inniheldur bæði innri og ytri ferla til að fullnægja innri og ytri viðskiptavinum stofnunarinnar.

Á sama hátt, með áherslu á ferla, mun fyrirtækið geta náð samkeppnisforskoti, þar sem þessi tegund stjórnsýslu setur ánægju viðskiptavina í forgang. Þetta þýðir að fyrirtæki neyðast til að hámarka skilvirkni sína. Þar af leiðandi er brýnt að stofnanir leiti stöðugt að endurbótum á ferlum sínum og, aftur á móti, á fyrirtækinu almennt, að bjóða betri lausnir á vandamálum viðskiptavina.

Kostir ferlastjórnunar

Ferlastjórnun hefur eftirfarandi kosti:

1. Dragðu úr óþarfa innri kostnaði

Til að byrja með getur fyrirtækið dregið úr óþarfa kostnaði innan sinna ferla þar sem það getur útrýmt verkefnum eða skrefum sem ekki gefa virðisauka. Þess vegna, ef óþarfa skref eru eytt, er kostnaður einnig eytt.

Með því að útrýma starfsemi sem ekki er virðisaukandi verður ferlið nákvæmara og fyrirtækið getur einbeitt sér meira að því að uppfylla kröfur viðskiptavina, þarfir og væntingar. Allt saman sparar það fjármagn eins og tíma, peninga og mannafla.

2. Stytta afhendingartíma

Síðan er hægt að stytta afgreiðslutíma eða afgreiðslutíma með því að bera kennsl á stöðvunartíma ferlis. Af þessum sökum er ferlum eytt og straumlínulagað.

3. Bætir gæði og þjónustu sem viðskiptavinurinn skynjar

Á hinn bóginn, með því að bæta gæði og þjónustu sem boðið er upp á, uppfyllir viðskiptavinurinn betur þarfir þeirra. Að gera viðskiptavinum gaman að halda sambandi við fyrirtækið.

4. Fella inn viðbótarþjónustustarfsemi

Sömuleiðis gerir þessi nálgun það mjög auðvelt að bæta við viðbótarþjónustu við viðskiptavini. Þessar samanlagðir þjónustu hafa lágan kostnað og er auðvelt að skynja viðskiptavininn.

Einkenni stofnana sem nota ferlistjórnun

1. Ferlið er ríkjandi yfir uppbyggingunni

Í fyrsta lagi telja fyrirtæki sem beita ferlastjórnun að uppbygging fyrirtækisins sé ekkert annað en innviðir til að framkvæma ferlana. Þess vegna gefa þeir þýðingu fyrir ferlana og aðferðirnar eru hannaðar út frá ferlunum.

2. Skipulag þess er þvert

Í öðru lagi veldur ferlastjórnun því að stofnanir eru stilltar sem mengi eða kerfi ferla og undirferla sem gera kleift að ná markmiðum. Meginmarkmið allra ferla er að skapa verðmæti fyrir viðskiptavininn.

3. Notkun upplýsinganna

Í þriðja lagi leggja stofnanir mikla áherslu á upplýsingar um mismunandi ferla og starfsemi sem þarf að framkvæma. Stöðugt upplýsingaflæði er nauðsynlegt til að starfa farsællega í öllum ferlum og í almennum rekstri fyrirtækisins.

4. Þeir eru framleiðendur verðmæta

Að lokum, stofnanir sem beita stjórnun með ferlum eru gildisframleiðendur. Af sömu ástæðu og það er ferli byggt er hver framleiðsla virðisauki í gegnum þær vörur og þjónustu sem þeir bjóða upp á. Og þetta er grundvallartilgangur hvers ferlis.

Ferlastjórnunarskref

Mikilvægustu skrefin í innleiðingu ferlistjórnunar eru:

1. Upplýsingar, þjálfun og þátttaka

Ferlastjórnun er ný leið til að stjórna. Þess vegna er nauðsynlegt að allir séu upplýstir og þjálfaðir áður en ferlarnir eru innleiddir. Auk þess þarf að upplýsa alla um markmiðin sem ferlið leitast eftir, hver stig þess eru og hvaða samstarfs er þörf.

2. Auðkenning ferla

Auðvitað verða ferlarnir að vera greinilega auðkenndir. Þess vegna verður að gera lista yfir öll þau ferli sem eru framkvæmd. Hvert ferli verður að hafa:

• Nafn.
• Athafnir og skref sem þú verður að taka.
• Ferlakort.

3. Val á viðeigandi ferlum

Það skal tekið fram að viðkomandi ferlar eru þeir sem bæta við mestum verðmætum og eru mjög mikilvægir fyrir fyrirtækið til að skila árangri. Af þessum sökum hafa þau veruleg áhrif á stefnumótandi markmið fyrirtækisins.

4. Stofna ábyrgan

Þegar viðkomandi ferlar hafa verið auðkenndir er þeim úthlutað yfirmanni. Ábyrgðarmaður verður að hafa þá ábyrgð og sjálfræði sem nauðsynleg er til að uppfylla stefnumarkmiðin.

5. Ferlagreining og vandamálagreining

Hvert ferli er greint, hvort sem það uppfyllir fyrirhuguð markmið eða ekki. Ef einhver þeirra uppfyllir ekki þau og skapar vandamál verður að endurhanna þau á viðeigandi hátt.

6. Leiðrétting á vandamálum

Þegar búið er að bera kennsl á þau vandamál sem hafa mest áhrif á markmiðin og skjólstæðinga er leitað lausnar á þeim. Þetta, að skilgreina þær aðgerðir sem þarf að fylgja til að hafa ekki áhrif á frammistöðu ferlisins og stofnunarinnar í heild.

7. Notkun vísa

Að lokum verða ferlarnir metnir reglulega. Það mun ráðast af þessu mati hvort þeir séu í samræmi við fyrirhugaðar vísbendingar. Vísarnir eru mjög mikilvægir til að greina raunverulegan árangur ferlanna og til að geta ákvarðað veiku punktana. Allt þetta, til þess að beita úrbótum.

Að lokum má segja að ferlistjórnun auki skilvirkni stofnana. Þetta, vegna þess að árangur hennar mun ráðast af fullnægjandi framkvæmd ferla þess, sem verður að vera skýrt skjalfest. En umfram allt verða þau að miða að því að skapa verðmæti fyrir viðskiptavininn.