RACI mátrix

A RACI mátrixot a projekt végrehajtásában részt vevő személyek felelősségének hozzárendelésére és meghatározására használják.

Felelősségi allokációs mátrixként is ismert. Célja, hogy meg lehessen határozni a különböző szerepeket és felelősségeket, amelyeket minden egyes személynek, aki egy projekt végrehajtása során fel kell vállalnia.

Következésképpen ajánlatos egy projekt elején elkészíteni. Annak érdekében, hogy a kezdetektől világos és megalapozott legyen az a szerep és felelősség, amelyet egy projektben részt vevő minden személy vállalni fog. Ez azt is biztosítja, hogy minden résztvevő nagyobb együttműködést érjen el.

Mit jelentenek a RACI mátrix nevét alkotó betűk?

A RACI mátrix neve négy betűből áll, és minden betűnek van jelentése. Az egyes betűk jelentése a következő:

R betű

Kétségtelenül az R betű, amely jelzi, hogy ki vállalja a felelősséget. Ez a levél meghatározza annak a személynek a szerepét, aki egy bizonyos feladat végrehajtásáért felelős. Ezért Ön vállalja a felelősséget azért, hogy az elkészült házi feladatokat időben és a megállapított módon leadja.

A betű

Hasonlóképpen, az A betű határozza meg, hogy ki hagyja jóvá. A jóváhagyó szerepe a felelős személy által benyújtott feladat elfogadása és jóváhagyása. Vagyis a jóváhagyó igazolja, hogy a munkát az előírt követelményeknek megfelelően végezték el.

C betű

A C betű a maga részéről azt jelzi, hogy kivel kell konzultálni. Általában egy témával és feladattal kapcsolatos szakértők vagy jártasak, akikkel véleményt és javaslatot kérnek a projektfeladatok bizonyos aspektusairól. A külsős kikérte véleményét néhány olyan szempontról, amelyet a projekt megvalósítása során figyelembe kell venni, mivel ő a téma szakértője.

I. levél

Végül az I levél határozza meg, hogy ki jelent. Ezeknek az embereknek a szerepe minden egyént érint, akit tájékoztatni kell a projekt részét képező feladatok alakulásának és fejlődésének folyamatáról. A feladatok elvégzéséről is tájékoztatni kell őket.

A RACI mátrix készítésének előnyei

A RACI mátrix elkészítésének fő előnyei a következők:

• A projektben részt vevő valamennyi résztvevő szerepe és felelőssége egyértelműen meghatározott.
• Meghatározható, hogy melyik személy vállalja a felelősséget az elvégzendő feladatok vagy munkák tekintetében.
• Lehetővé teszi a munkaterhelés egyensúlyát a projekt fejlesztésében részt vevő emberek, csapatok vagy osztályok között.
• Lehetővé teszi a projekt fejlesztésének sikeres befejezéséhez szükséges feladatok és munkák alakulásának és végrehajtásának ellenőrzött figyelemmel kísérését.

Hogyan készítsünk RACI mátrixot

A RACI mátrix fejlesztéséhez a következő lépéseket kell követni:

1. lépés

Először is meg kell határozni a projekten belül végrehajtandó feladatokat, és a mátrixot alkotó sorokként elhelyezni.

2. lépés

Másodszor, a projekt kidolgozásában részt vevő személyeket azonosítják és oszlopok formájában helyezik el a mátrixképzésben.

3. lépés

Harmadszor a RACI mátrix nevét alkotó szó betűi kerülnek elhelyezésre. Az egyes feladatokhoz tartozó betűk hozzárendelésével meghatározható, hogy az érintettek közül ki lesz a felelős, ki hagyja jóvá, kivel konzultálnak és kiket kell tájékoztatni az egyes projektfeladatok végrehajtása során.

4. lépés

Végül meg lehet majd állapítani, hogy az összes munka jól eloszlik-e, van-e üres hely és vannak-e duplikációk. Ezzel ellenőrizhető, hogy minden jól van-e kialakítva, és elkerülhető a későbbi problémák.

A RACI mátrix alkalmazásának előnyei és hátrányai

A RACI mátrix alkalmazásával a projekt megvalósítása során elérhető előnyök a következők:

1. Van egy agilis és egyszerű kommunikációs folyamat

Általában a kommunikáció egyszerűbbnek és gyorsabbnak bizonyul, mivel a RACI mátrix lehetővé teszi, hogy egyértelműen megjelenítse az egyes személyek szerepét és funkcióit. Ez nem szünteti meg, de minimalizálja a kommunikációs problémákat a projektben résztvevők között.

2. A termelékenység javítása

Nyilvánvalóan a kommunikációs problémák minimalizálásával ez hozzájárul a jobb időfelhasználáshoz, és ennek következtében a termelékenység növekedéséhez. Az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges idő lerövidül, és ez leegyszerűsíti az általános végrehajtási folyamatot.

3. A munka megfelelő elosztása

Ezenkívül a RACI mátrix lehetővé teszi a felelősségek és funkciók megjelenítését, így azonosítható, hogy a munkateher arányosan oszlik-e el. Ha megállapítható, hogy egy felelős személyre túl nagy munkateher hárul, akkor a szükséges módosításokat a projekt végrehajtása előtt meg kell tenni. A terhek és felelősségek kiegyensúlyozottabb elosztásának elérése.

4. Az elvárások teljesülnek

Valójában ennek az eszköznek az alkalmazásakor a projekt végén elért eredmények nagyon hasonlóak a projekt elején várható eredményekhez. Ez azért van így, mert jobban tudja irányítani az összes fejlesztendő feladatot. Ezen kívül mindenki pontosan tudja, hogy mi a felelőssége a teljes projektvégrehajtási folyamatban.

Bár az előnyök nagyok és számosak, a RACI mátrixnak lehetnek hátrányai is.

• Eleinte túlságosan bonyolult lehet az alkalmazása, ami negatívan hat a megértésére.
• Bár a RACI mátrix remek eszköz, nem csak megalkotni érdemes, hanem be is kell tartani.
• A fentiekkel összhangban, aki nem ismeri a mátrixot, annak első alkalommal történő előállítása költséges lehet.
• Előfordulhat, hogy vannak olyan projektek, amelyek nem igényelnek ilyen típusú tervezést, így a mátrix létrehozása inkább lassítja a projektet, semmint olyan, ami hajtja.

Összefoglalva, a RACI mátrix egy nagyon hasznos eszköz, amely bármilyen típusú projektben alkalmazható. Mivel ez határozza meg minden olyan ember szerepét és funkcióját, aki részt vesz a megvalósításában. Ez elősegíti a jobb ellenőrzést és a jobb eredmények elérését a projekt végén.