Folyamatmenedzsment

A folyamat kétségtelenül olyan tevékenységek sorozata, amelyek célja, hogy egy inputhoz hozzáadott értéket adjon egy eredmény vagy output elérése érdekében. Minden outputnak ki kell elégítenie a vállalat belső vagy külső megrendelőjének igényét vagy követelményét.

Természetesen minden folyamatnak, legyen az egyszerű vagy bonyolult, nagy vagy kicsi, rendelkeznie kell bemenettel, transzformációval és kimenettel. A bemenet bármely erőforrás vagy bemenet, amelyet át kell alakítani. Az átalakítás az a munkafolyamat, amely hozzáadott értéket ad az inputokhoz, és eredményt hoz. Az output alkotja a végeredményt, például azt az árut vagy szolgáltatást, amelyik képes kielégíteni egy szükségletet.

Ráadásul a folyamatközpontú menedzsment ellentétben áll a funkcióalapú szervezetek hagyományos struktúrájával. Az alapötlet az, hogy értéket adjunk a belső és külső ügyfeleknek. Emiatt valamennyi folyamat folyamatos fejlesztésére törekszünk azok azonosításával, leírásával és dokumentálásával.

Honnan tudhatod, hogy egy tevékenység folyamat?

Valójában nem minden tevékenység, amelyet egy vállalatban végeznek, tekinthető folyamatnak. Ahhoz, hogy egy tevékenységet folyamatnak tekintsen, a következőket kell tennie:

1. Legyen világos küldetése és célja

Minden folyamatnak minősített tevékenységnek meg kell felelnie a szervezet által meghatározott küldetésnek és céloknak. Ezeknek a tevékenységeknek meg kell felelniük a vállalat elvárásainak.

2. A tevékenységet pontosan meg kell határozni

A szervezet minden tagjának pontosan tudnia kell, hogyan kell az egyes folyamatokat végrehajtani. Még új alkalmazott felvételekor is hozzáférhet a dokumentált forrásokhoz, amelyek jelzik az egyes tevékenységek végrehajtásának módját.

3. Tartalmaznia kell a bemeneteket és a kimeneteket

Természetesen minden folyamatnak tartalmaznia kell inputokat vagy nyersanyagokat, amelyeket végső eredménnyé kell alakítani. Ez az eredmény annak a folyamatnak a kimenete, amely hozzáadott értéket teremt a belső és külső ügyfelek számára.

4. A beszállítók, a vevők és a végtermék azonosíthatók

Természetesen a beszállítók mindazok, akik a folyamat végrehajtásához szükséges alapanyagokat vagy alapanyagokat szállítják. Az ügyfél lesz az előállított áru vagy szolgáltatás címzettje. Míg a végtermék a folyamat által generált érték kimenete.

5. A tevékenység feladatokra vagy részfolyamatokra bontható

Minden folyamathoz tartozhat egy vagy több feladat, amelyet egy vagy a végrehajtásáért felelős személyek csoportja hajt végre.

6. Dokumentálható

Mindezek a tevékenységek folyamatmenedzsment módszertan segítségével dokumentálhatók, meghatározva az időket, az erőforrásokat és a költségeket. Mindezen dokumentált nyilvántartás biztosítja a minőségi előírások betartását.

7. Felelősséggel rendelkezik

Természetesen egy folyamat olyan feladatokra oszlik, amelyeket a vállalat egy részlegében vagy több részlegében kell végrehajtani. Minden tevékenységnek hozzáadott értéket kell adnia a belső ügyfelek számára, ha részfolyamatról beszélünk, vagy külső, ha ez a folyamatkilépés utolsó szakasza. Minden lépésnél egy személynek kell felelnie minden kijáratért.

Miért fontos a folyamatalapúság?

Logikus az a feltételezés, hogy a folyamatmenedzsment előre strukturáltan határozza meg a végrehajtandó folyamatokat, folyamatosan felülvizsgálva azokat a fejlesztési lehetőségek megtalálása érdekében. Ez ugyanis, ha egy szervezet folyamatait folyamatosan fejlesztjük, az segíti a szervezet teljes működésének javítását.

A folyamatokra való összpontosítás valóban átfogó képet ad a vállalat általános és globális működéséről. Azt is elismeri, hogy a vállalatnak horizontális struktúrával kell rendelkeznie ahhoz, hogy teljes mértékben reagálhasson a folyamat egy ciklusára.

Ezen túlmenően minden folyamat az ügyfelek elégedettségét keresi. Ha mikrofolyamatról beszélünk, az csak a belső ügyfelek igényeit kielégítő belső folyamatokat foglalja magában. Mostantól a makrofolyamatok belső és külső folyamatokat is tartalmaznak a szervezet belső és külső ügyfelei kielégítésére.

Hasonlóan a folyamatokra fókuszálva versenyelőnyre tehet szert a vállalat, hiszen ez a fajta adminisztráció előtérbe helyezi az ügyfelek elégedettségét. Ez azt jelenti, hogy a vállalatok kénytelenek maximalizálni hatékonyságukat. Következésképpen elengedhetetlen, hogy a szervezetek folyamatosan javítsák folyamataikat, és általában a vállalatot, jobb megoldásokat kínálva az ügyfelek problémáira.

A folyamatmenedzsment előnyei

A folyamatmenedzsment a következő előnyökkel jár:

1. Csökkentse a szükségtelen belső költségeket

Kezdetben a vállalat csökkentheti a felesleges költségeket a folyamatain belül, mivel kiküszöbölheti azokat a feladatokat vagy lépéseket, amelyek nem termelnek hozzáadott értéket. Ezért a szükségtelen lépések kiküszöbölése esetén a költségek is megszűnnek.

A nem értéknövelő tevékenységek kiiktatásával a folyamat precízebbé válik, és a vállalat jobban összpontosíthat a vevői igények, szükségletek és elvárások kielégítésére. Mindez együtt olyan erőforrásokat takarít meg, mint az idő, a pénz és az emberi erőfeszítés.

2. Rövidítse le a szállítási időt

Ezután az átfutási idők vagy az átfutási idők lerövidíthetők a folyamatciklus-leállások azonosításával. Emiatt a folyamatok megszűnnek és racionalizálódnak.

3. Javítja az ügyfél által észlelt minőséget és szolgáltatást

Másrészt a kínált minőség és szolgáltatás javításával az ügyfél jobban kielégíti igényeit. Megszerettetni az ügyfelekkel a kapcsolatot a céggel.

4. További szolgáltatási tevékenységek beépítése

Hasonlóképpen, ez a megközelítés nagyon egyszerűvé teszi további ügyfélszolgálati előnyök hozzáadását. Ezek a szolgáltatások összessége alacsony költséggel jár, és könnyen észlelhető az ügyfél számára.

A folyamatmenedzsmentet alkalmazó szervezetek jellemzői

1. A folyamat túlsúlyban van a szerkezettel szemben

Elsősorban a folyamatmenedzsmentet alkalmazó vállalatok úgy vélik, hogy a vállalati struktúra nem más, mint a folyamatok lebonyolításához szükséges infrastruktúra. Ezért relevanciát adnak a folyamatoknak, és a stratégiák a folyamatok alapján készülnek.

2. Szervezete transzverzális

Másodszor, a folyamatmenedzsment a szervezeteket folyamatok és részfolyamatok halmazaként vagy rendszereként konfigurálja, amely lehetővé teszi a célok elérését. Valamennyi folyamat fő célja, hogy értéket teremtsen a vevő számára.

3. Az információk felhasználása

Harmadszor, a szervezetek nagy jelentőséget tulajdonítanak a különböző végrehajtandó folyamatokról és tevékenységekről szóló információknak. A folyamatos információáramlás elengedhetetlen a sikeres működéshez minden folyamatban és a vállalat általános működésében.

4. Értékteremtők

Végül pedig a folyamatok szerinti menedzsmentet alkalmazó szervezetek értékteremtők. Ugyanazon okból, mint folyamatalapú, minden output hozzáadott értéket jelent az általuk kínált termékek és szolgáltatások révén. És ez minden folyamat alapvető célja.

Folyamatkezelési lépések

A folyamatmenedzsment megvalósításának legfontosabb lépései a következők:

1. Tájékoztatás, képzés és részvétel

A folyamatmenedzsment az irányítás új módja. Ezért elengedhetetlen, hogy a folyamatok végrehajtása előtt mindenki tájékozott és kiképzett legyen. Emellett mindenkit tájékoztatni kell a folyamat céljairól, szakaszairól és együttműködéséről.

2. A folyamatok azonosítása

Természetesen a folyamatokat egyértelműen azonosítani kell. Ezért listát kell készíteni az összes végrehajtott folyamatról. Minden folyamatnak rendelkeznie kell:

• Egy név.
• A tevékenységek és lépések, amelyeket meg kell tennie.
• Egy folyamattérkép.

3. A releváns folyamatok kiválasztása

Megjegyzendő, hogy a releváns folyamatok azok, amelyek a legtöbb hozzáadott értéket képviselik, és nagyon fontosak a vállalat hatékony működéséhez. Emiatt jelentős hatást gyakorolnak a vállalat stratégiai céljaira.

4. Hozzon létre egy felelőst

Miután azonosították a releváns folyamatokat, kijelölnek egy menedzsert. A felelős személynek rendelkeznie kell a stratégiai célok teljesítéséhez szükséges felelősséggel és autonómiával.

5. Folyamatelemzés és problémafelismerés

Minden folyamatot elemzünk, függetlenül attól, hogy megfelel-e a javasolt céloknak. Ha valamelyik nem felel meg ezeknek és problémát jelent, akkor megfelelően újra kell tervezni.

6. Problémák javítása

Miután azonosították azokat a problémákat, amelyek a legnagyobb hatással vannak a célokra és az ügyfelekre, ezekre keresik a megoldást. Ez meghatározza azokat a lépéseket, amelyeket úgy kell követni, hogy azok ne befolyásolják a folyamat és a szervezet egészének teljesítményét.

7. Indikátorok használata

Végül a folyamatokat időszakonként értékeljük. Ezen az értékelésen múlik, hogy megfelelnek-e a javasolt mutatóknak. A mutatók nagyon fontosak a folyamatok valós teljesítményének elemzéséhez és a gyenge pontok meghatározásához. Mindezt a korrekciós intézkedések alkalmazása érdekében.

Összegzésképpen elmondható, hogy a folyamatmenedzsment növeli a szervezetek hatékonyságát. Ez azért van így, mert sikeressége folyamatainak megfelelő végrehajtásán múlik, amit egyértelműen dokumentálni kell. De mindenekelőtt arra kell irányulniuk, hogy értéket teremtsenek az ügyfél számára.