RACI matrica

RACI matrica se koristi za dodjelu i definiranje stupnja odgovornosti koji odgovara svakom od ljudi koji su uključeni u provedbu projekta.

Također je poznata kao matrica raspodjele odgovornosti. Njegova je svrha biti u stanju utvrditi različite uloge i odgovornosti koje svaka osoba koja se formira u provedbi projekta mora preuzeti.

Kao posljedica toga, preporuča se da se pripremi na početku projekta. Tako da je od početka jasna i utvrđena uloga i odgovornost koju će preuzeti svaka osoba koja sudjeluje u projektu. Time se također osigurava veća suradnja svih sudionika.

Što znači svako slovo koje čini naziv RACI matrice

Naziv RACI matrice sastoji se od četiri slova i svako slovo ima značenje. Značenje svakog slova je sljedeće:

Slovo R

Bez sumnje, R je slovo koje označava tko preuzima odgovornost. Ovo pismo definira ulogu osobe koja je zadužena za izvršavanje određenog zadatka. Stoga preuzimate odgovornost za predaju završene domaće zadaće na vrijeme i na utvrđeni način.

Slovo A

Slično, slovo A određuje tko odobrava. Uloga osobe koja će djelovati kao odobravatelj je prihvatiti i odobriti zadatak koji je podnijela odgovorna osoba. Drugim riječima, odobravatelj potvrđuje da su radovi izvedeni prema traženim zahtjevima.

Slovo C

Sa svoje strane, slovo C označava tko se konzultira. Obično su stručnjaci ili poznavatelji teme i zadatka koji se konzultiraju za njihovo mišljenje i prijedlog o nekom aspektu projektnih zadataka. Vanjski je konzultirao njegovo mišljenje o nekom aspektu koji se mora uzeti u obzir u realizaciji projekta, budući da je on stručnjak za tu temu.

Slovo I

Konačno, slovo I određuje tko prijavljuje. Uloga ovih ljudi uključuje svakog pojedinca koji mora biti informiran o procesu evolucije i razvoja zadataka koji su dio projekta. Također moraju biti obaviješteni kada su zadaci obavljeni.

Prednosti izrade RACI matrice

Glavne prednosti koje se mogu postići kada se napravi RACI matrica su:

• Uloge i odgovornosti svakog od sudionika uključenih u projekt jasno su definirane.
• Moguće je odrediti koja osoba preuzima odgovornost davanja računa u pogledu zadataka ili radova koji se moraju izvesti.
• Omogućuje balansiranje opterećenja između ljudi, timova ili odjela uključenih u razvoj projekta.
• Olakšava kontrolirano praćenje razvoja i izvedbe zadataka i rada potrebnih za uspješno dovršenje razvoja projekta.

Kako izgraditi RACI matricu

Za razvoj RACI matrice potrebno je poduzeti sljedeće korake:

Korak 1

Prvo se određuju zadaci koji se trebaju izvesti unutar projekta i postavljaju kao retke koji čine matricu.

Korak 2

Drugo, ljudi koji su uključeni u razvoj projekta identificirani su i postavljeni u obliku stupaca unutar formacije matrice.

Korak 3

Treće, stavljaju se slova riječi koja čine naziv RACI matrice. Dodjeljujući svako slovo u svakom zadatku, moguće je definirati tko će od uključenih osoba biti odgovoran, tko odobrava, tko se konzultira i tko mora biti informiran u izvršavanju svakog projektnog zadatka.

4. korak

Na kraju će se moći utvrditi je li sav posao dobro raspoređen, ima li praznog prostora i ima li dupliranja. Ovo kako bi se provjerilo je li sve dobro oblikovano i izbjegli kasniji problemi.

Prednosti i nedostaci primjene RACI matrice

Prednosti koje se mogu postići u provedbi projekta primjenom RACI matrice su sljedeće:

1. Postoji agilan i jednostavan komunikacijski proces

Komunikacija se obično pokaže jednostavnijom i bržom, budući da RACI matrica omogućuje jasnu vizualizaciju uloge i funkcije koju bi svaka osoba trebala igrati. To ne eliminira, ali minimizira probleme u komunikaciji između ljudi uključenih u projekt.

2. Poboljšajte produktivnost

Očito, minimiziranjem komunikacijskih problema to pridonosi boljem korištenju vremena i kao posljedica toga se postiže povećanje produktivnosti. Vrijeme dovršetka za svaki zadatak je skraćeno i to pojednostavljuje cjelokupni proces izvršenja.

3. Pravilna raspodjela posla

Osim toga, RACI matrica omogućuje vizualizaciju odgovornosti i funkcija, tako da se može identificirati ako je radno opterećenje raspoređeno na proporcionalan način. Ako je moguće utvrditi da je odgovornoj osobi dodijeljeno prekomjerno opterećenje, potrebne su prilagodbe prije izvođenja projekta. Postizanje uravnoteženije raspodjele tereta i odgovornosti.

4. Očekivanja su ispunjena

Doista, kada se primjenjuje ovaj alat, rezultati dobiveni na kraju projekta vrlo su slični rezultatima koji se očekuju na početku projekta. To se događa jer možete bolje kontrolirati sve zadatke koji se moraju razviti. Osim toga, svaka osoba točno zna za što je odgovorna u cijelom procesu izvođenja projekta.

Iako su prednosti velike i brojne, RACI matrica može imati i nedostataka.

• U početku može biti pretjerano složen za primjenu, što negativno utječe na njegovo razumijevanje.
• Unatoč činjenici da je RACI matrica izvrstan alat, nije je dovoljno samo stvoriti, već se morate i pridržavati.
• U skladu s gore navedenim, za one koji nisu upoznati s matricom može biti skupo generirati je po prvi put.
• Postoji mogućnost da postoje projekti koji ne zahtijevaju planiranje ovog tipa, pa stvaranje matrice može biti više nešto što projekt usporava, nego nešto što ga pokreće.

Zaključno, RACI matrica je vrlo koristan alat koji se može primijeniti u bilo kojoj vrsti projekta. Budući da određuje uloge i funkcije svih ljudi koji sudjeluju u njegovom ostvarenju. To pogoduje boljoj kontroli i postizanju boljih rezultata na kraju projekta.