Procesno upravljanje

Bez sumnje, proces je slijed aktivnosti čiji je cilj dodati vrijednost inputu kako bi se postigao rezultat ili izlaz. Sva proizvodnja mora zadovoljiti potrebu ili zahtjev internog ili vanjskog kupca tvrtke.

Naravno, svaki proces, bio jednostavan ili kompliciran, veliki ili mali, mora imati ulaz, transformaciju i izlaz. Ulaz je bilo koji resurs ili ulaz koji se mora transformirati. Transformacija je radni proces koji dodaje vrijednost inputima i dobiva rezultat. Rezultat predstavlja konačni rezultat, kao što je dobra ili usluga koja zadovoljava potrebu.

Osim toga, upravljanje usmjereno na procese je u suprotnosti s tradicionalnom strukturom organizacija utemeljenih na funkcijama. Temeljna ideja je dodati vrijednost internim i vanjskim kupcima. Zbog toga se traži kontinuirano poboljšanje svih procesa kroz njihovu identifikaciju, opis i dokumentaciju.

Kako znati je li aktivnost proces?

Zapravo, ne mogu se sve aktivnosti koje se provode u poduzeću smatrati procesom. Da biste aktivnost smatrali procesom, morate:

1. Imati jasnu misiju i svrhu

Svaka aktivnost klasificirana kao proces mora odgovarati misiji i ciljevima koje je ustanovila organizacija. Ove aktivnosti moraju odgovarati onome što tvrtka očekuje da će biti učinjena.

2. Djelatnost mora biti precizno definirana

Svi članovi organizacije moraju točno znati kako se svaki proces treba provesti. Čak i kada se zaposli novi zaposlenik, možete imati pristup dokumentiranim izvorima koji pokazuju kako se svaka aktivnost provodi.

3. Mora sadržavati ulaze i izlaze

Naravno, svaki proces mora imati input ulaza ili sirovina koje se moraju transformirati u konačni rezultat. Ovaj rezultat je ono što je poznato kao rezultat procesa koji dodaje vrijednost za interne i vanjske kupce.

4. Mogu se identificirati dobavljači, kupci i konačni proizvod

Naravno, dobavljači će biti svi oni koji isporučuju inpute ili sirovine za provedbu procesa. Klijent će biti primatelj generirane robe ili usluge. Dok je konačni proizvod izlaz vrijednosti koji proces generira.

5. Aktivnost se može podijeliti na zadatke ili podprocese

Svaki proces može imati jedan ili više zadataka koje će provoditi jedan ili grupa ljudi odgovornih za njegovo izvršenje.

6. Može se dokumentirati

Sve ove aktivnosti mogu se dokumentirati korištenjem metodologije upravljanja procesima, definiranjem vremena, resursa i troškova. Sva ova dokumentirana evidencija osigurava usklađenost sa standardima kvalitete.

7. Ima raspodjelu odgovornosti

Naravno, proces se dijeli na poslove koji se moraju obavljati u odjelu ili u više odjela tvrtke. Svaka aktivnost mora dodati vrijednost internim kupcima, ako je riječ o podprocesu, ili eksternoj, ako se radi o završnoj fazi izlaska iz procesa. Na svakom koraku mora biti osoba zadužena za svaki od izlaza.

Zašto je važno temeljiti se na procesima?

Logično je pretpostaviti da upravljanje procesima definira procese koji se moraju provoditi na prethodno strukturiran način, kontinuirano ih pregledavajući kako bi se pronašle prilike za poboljšanje. To, budući da se procesi organizacije kontinuirano poboljšavaju, pomaže poboljšanju ukupne funkcije organizacije.

Doista, fokus na procese omogućuje cjelovitu viziju poslovanja tvrtke općenito i globalno. Također prepoznaje da tvrtka mora imati horizontalnu strukturu kako bi odgovorila na ciklus procesa na potpun način.

Osim toga, svi procesi traže zadovoljstvo kupaca. Kada govorimo o mikro procesu, on uključuje samo interne procese koji zadovoljavaju potrebe internih kupaca. Makro proces sada uključuje unutarnje i vanjske procese kako bi se zadovoljili unutarnji i vanjski kupci organizacije.

Slično, s fokusom na procese, tvrtka će moći ostvariti konkurentsku prednost, budući da ova vrsta administracije daje prednost zadovoljstvu kupaca. To znači da su tvrtke prisiljene maksimizirati svoju učinkovitost. Stoga je imperativ da organizacije traže kontinuirano poboljšanje svojih procesa i, zauzvrat, tvrtke općenito, nudeći bolja rješenja za probleme kupaca.

Prednosti upravljanja procesima

Upravljanje procesima ima sljedeće prednosti:

1. Smanjite nepotrebne interne troškove

Za početak, tvrtka može smanjiti nepotrebne troškove unutar svojih procesa, jer može eliminirati zadatke ili korake koji ne dodaju vrijednost. Stoga, ako se eliminiraju nepotrebni koraci, eliminiraju se i troškovi.

Uklanjanjem aktivnosti koje ne dodaju vrijednost, proces postaje precizniji i tvrtka se može više usredotočiti na ispunjavanje zahtjeva, potreba i očekivanja kupaca. Sve zajedno štedi resurse kao što su vrijeme, novac i ljudski trud.

2. Skratiti rokove isporuke

Zatim, vrijeme isporuke ili vrijeme isporuke može se skratiti identificiranjem zastoja u procesnom ciklusu. Zbog toga se procesi eliminiraju i pojednostavljuju.

3. Poboljšava kvalitetu i uslugu koju percipira kupac

S druge strane, poboljšanjem kvalitete i ponuđene usluge klijent bolje zadovoljava svoje potrebe. Natjerati klijente da vole održavati odnos s tvrtkom.

4. Uključite dodatne uslužne aktivnosti

Isto tako, ovaj pristup olakšava dodavanje dodatnih pogodnosti korisničke službe. Ovi agregati usluga imaju nisku cijenu i klijent ih lako percipira.

Karakteristike organizacija koje koriste upravljanje procesima

1. Proces prevladava nad strukturom

Prije svega, tvrtke koje primjenjuju upravljanje procesima smatraju da struktura poduzeća nije ništa drugo nego infrastruktura za provođenje procesa. Stoga daju relevantnost procesima, a strategije se osmišljavaju na temelju procesa.

2. Njegova je organizacija transverzalna

Drugo, upravljanje procesima uzrokuje da se organizacije konfiguriraju kao skup ili sustav procesa i podprocesa koji omogućuju postizanje ciljeva. Glavni cilj svih procesa je stvaranje vrijednosti za kupca.

3. Korištenje informacija

Treće, organizacije pridaju veliku vrijednost informacijama o različitim procesima i aktivnostima koje se moraju provesti. Stalni protok informacija neophodan je za uspješno poslovanje u svim procesima i općenito u poslovanju tvrtke.

4. Oni su generatori vrijednosti

Konačno, organizacije koje primjenjuju upravljanje procesima su generatori vrijednosti. Iz istog razloga zbog kojeg se temelji na procesu, svaki rezultat je dodana vrijednost kroz proizvode i usluge koje nude. A to je temeljna svrha svakog procesa.

Koraci upravljanja procesom

Najvažniji koraci za implementaciju upravljanja procesima su:

1. Informiranje, obuka i sudjelovanje

Upravljanje procesima je novi način upravljanja. Stoga je bitno da svi budu informirani i obučeni prije provedbe procesa. Osim toga, svi moraju biti informirani o ciljevima koje proces traži, koje su njegove faze i kakva je suradnja potrebna.

2. Identifikacija procesa

Naravno, procesi moraju biti jasno identificirani. Iz tog razloga potrebno je napraviti popis svih procesa koji se provode. Svaki proces mora imati:

• Ime.
• Aktivnosti i koraci koje morate poduzeti.
• Karta procesa.

3. Odabir relevantnih procesa

Treba napomenuti da su relevantni procesi oni koji dodaju najveću vrijednost i vrlo su važni za učinkovito djelovanje tvrtke. Iz tog razloga imaju značajan utjecaj na strateške ciljeve poduzeća.

4. Ustanovite odgovornog

Nakon što su relevantni procesi identificirani, dodjeljuje im se upravitelj. Odgovorna osoba mora imati odgovornost i autonomiju potrebnu za ispunjavanje strateških ciljeva.

5. Analiza procesa i otkrivanje problema

Svaki proces se analizira, bez obzira ispunjava li predložene ciljeve ili ne. Ako jedan od njih nije u skladu s njima i predstavlja problem, mora se na odgovarajući način redizajnirati.

6. Ispravljanje problema

Nakon što se identificiraju problemi koji imaju najveći utjecaj na ciljeve i kupce, za njih se traži rješenje. Ovo, definiranje radnji koje se moraju slijediti kako ne bi utjecalo na izvedbu procesa i organizacije u cjelini.

7. Korištenje indikatora

Konačno, procesi će se periodično ocjenjivati. O ovoj ocjeni ovisit će jesu li u skladu s predloženim pokazateljima. Pokazatelji su vrlo važni za analizu stvarne izvedbe procesa i za utvrđivanje slabih točaka. Sve to radi primjene korektivnih mjera.

Zaključno, može se reći da upravljanje procesima povećava učinkovitost organizacija. To, jer će njezin uspjeh ovisiti o adekvatnom izvođenju njegovih procesa, koji moraju biti jasno dokumentirani. Ali, prije svega, moraju biti usmjereni na stvaranje vrijednosti za kupca.