RACI-matriisi

RACI-matriisia käytetään osoittamaan ja määrittelemään vastuun aste, joka vastaa jokaista projektin toteuttamiseen osallistuvaa henkilöä.

Se tunnetaan myös vastuunjakomatriisina. Sen tarkoituksena on pystyä määrittämään erilaiset roolit ja vastuut, jotka jokaisen projektia toteuttavan henkilön on otettava.

Tästä syystä se on suositeltavaa valmistella projektin alussa. Niin, että alusta alkaen on selkeä ja vakiintunut rooli ja vastuu, jonka jokainen projektiin osallistuva omaksuu. Tämä varmistaa myös sen, että kaikki osallistujat tekevät yhteistyötä.

Mitä kukin kirjain, joka muodostaa RACI-matriisin nimen, tarkoittaa?

RACI-matriisin nimi koostuu neljästä kirjaimesta ja jokaisella kirjaimella on merkitys. Jokaisen kirjaimen merkitys on seuraava:

Kirjain R

Epäilemättä R on kirjain, joka osoittaa, kuka ottaa vastuun. Tässä kirjeessä määritellään tietyn tehtävän suorittamisesta vastaavan henkilön rooli. Otat siis vastuun suoritettujen läksyjen palauttamisesta ajallaan ja sovitulla tavalla.

Kirjain a

Samoin kirjain A määrittää, kuka hyväksyy. Hyväksyjänä toimivan henkilön tehtävänä on hyväksyä ja hyväksyä vastuuhenkilön esittämä tehtävä. Toisin sanoen hyväksyjä todistaa, että työ on suoritettu vaadittujen vaatimusten mukaisesti.

Kirjain C

C-kirjain puolestaan ​​osoittaa, ketä kuullaan. He ovat yleensä asiantuntijoita tai tietäviä aiheesta ja tehtävästä, joilta kuullaan mielipiteitä ja ehdotuksia jostain projektin tehtävien näkökulmasta. Ulkopuolinen kuuli hänen näkemyksensä jostakin seikasta, joka on otettava huomioon hankkeen toteuttamisessa, koska hän on asian asiantuntija.

Kirje I

Lopuksi I-kirjain määrittää, kuka raportoi. Näiden ihmisten roolissa on mukana jokainen yksilö, jonka tulee olla tietoinen projektiin kuuluvien tehtävien kehitys- ja kehitysprosessista. Heille on myös ilmoitettava tehtävien suorittamisesta.

RACI-matriisin tekemisen edut

Tärkeimmät saavutettavat edut RACI-matriisia tehtäessä ovat:

• Jokaisen projektiin osallistuvan roolit ja vastuut on määritelty selkeästi.
• On mahdollista määrittää, kuka ottaa vastuun suoritettavien tehtävien tai töiden tilittämisestä.
• Sen avulla voidaan tasapainottaa työtaakkaa projektin kehittämiseen osallistuvien ihmisten, tiimien tai osastojen välillä.
• Sen avulla on helppoa seurata hallittua kehitystä ja tehtävien suorittamista sekä työtä, jota tarvitaan projektin menestyksekkääseen loppuun saattamiseen.

Kuinka rakentaa RACI-matriisi

RACI-matriisin kehittämiseksi on noudatettava seuraavia vaiheita:

Vaihe 1

Ensin määritetään projektin sisällä suoritettavat tehtävät ja sijoitetaan matriisin muodostaviksi riveiksi.

Vaihe 2

Toiseksi projektin kehittämiseen osallistuvat henkilöt tunnistetaan ja sijoitetaan sarakkeiden muodossa matriisimuodostelmaan.

Vaihe 3

Kolmanneksi sijoitetaan sanan kirjaimet, jotka muodostavat RACI-matriisin nimen. Määrittämällä kuhunkin tehtävään jokainen kirjain, voidaan määritellä, kuka osallistujista on vastuussa, kuka hyväksyy, ketä kuullaan ja ketä tulee informoida kunkin projektitehtävän toteutuksessa.

Vaihe 4

Lopuksi on mahdollista määrittää, onko kaikki työ jakautunut hyvin, onko tyhjää tilaa ja onko päällekkäisyyksiä. Tämä varmistaaksesi, että kaikki on hyvin muotoiltu, ja välttääksesi myöhempiä ongelmia.

RACI-matriisin käytön edut ja haitat

Edut, joita voidaan saavuttaa projektin toteuttamisessa käyttämällä RACI-matriisia, ovat seuraavat:

1. On olemassa ketterä ja yksinkertainen viestintäprosessi

Viestintä on yleensä yksinkertaisempaa ja nopeampaa, koska RACI-matriisin avulla voit selvästi visualisoida roolin ja toiminnon, joka jokaisen henkilön tulisi olla. Tämä ei poista, mutta minimoi kommunikaatioongelmia projektiin osallistuvien ihmisten välillä.

2. Paranna tuottavuutta

On selvää, että minimoimalla kommunikaatio-ongelmia tämä edistää parempaa ajankäyttöä ja sen seurauksena tuottavuuden kasvua. Kunkin tehtävän valmistumisaika lyhenee ja tämä virtaviivaistaa yleistä suoritusprosessia.

3. Oikea työnjako

Lisäksi RACI-matriisin avulla voit visualisoida vastuut ja toiminnot, jotta voidaan tunnistaa, onko työmäärä jakautunut suhteellisesti. Jos on mahdollista todeta, että vastuuhenkilöllä on liiallinen työmäärä, tehdään tarvittavat mukautukset ennen projektin toteuttamista. Taakan ja vastuiden tasapainoisempi jakautuminen.

4. Odotukset täyttyvät

Tätä työkalua käytettäessä projektin lopussa saadut tulokset ovat todellakin hyvin samankaltaisia ​​kuin projektin alussa saavutettavat tulokset. Tämä johtuu siitä, että voit paremmin hallita kaikkia tehtäviä, joita on kehitettävä. Lisäksi jokainen tietää tarkasti, mistä hän on vastuussa koko projektin toteutusprosessissa.

Vaikka edut ovat suuria ja lukuisia, RACI-matriisilla voi olla myös haittoja.

• Aluksi sen soveltaminen voi olla liian monimutkaista, mikä vaikuttaa negatiivisesti sen ymmärtämiseen.
• Huolimatta siitä, että RACI-matriisi on loistava työkalu, sen luominen ei riitä, vaan sinun on myös noudatettava sitä.
• Yllä olevan mukaisesti niille, jotka eivät tunne matriisia, voi olla kallista luoda se ensimmäistä kertaa.
• On mahdollista, että on olemassa projekteja, jotka eivät vaadi tämän tyyppistä suunnittelua, joten matriisin luominen voi olla enemmän projektia hidastavaa kuin sitä ajavaa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että RACI-matriisi on erittäin hyödyllinen työkalu, jota voidaan soveltaa kaikentyyppisissä projekteissa. Koska se määrittää kaikkien sen toteuttamiseen osallistuvien ihmisten roolit ja toiminnot. Tämä edistää parempaa valvontaa ja parempien tulosten saavuttamista projektin lopussa.