Prosessinhallinta on lähestymistapa, joka pitää organisaatiota toisiinsa liittyvien ja toisiinsa liittyvien prosessien verkostona. Siksi se on tapa johtaa organisaatiota suoritettavien prosessien perusteella.
Prosessi on epäilemättä toimintosarja, jonka tavoitteena on lisätä panokselle lisäarvoa tuloksen tai tuotoksen saavuttamiseksi. Kaiken tuotannon tulee täyttää yrityksen sisäisen tai ulkoisen asiakkaan tarve tai vaatimus.
Tietysti jokaisella prosessilla, olipa se yksinkertainen tai monimutkainen, suuri tai pieni, on oltava syöte, muunnos ja tulos. Syöte on mikä tahansa resurssi tai syöte, joka on muunnettava. Transformaatio on työprosessi, joka tuo lisäarvoa panoksille ja tuottaa tuloksen. Tuotos muodostaa lopputuloksen, kuten tarpeen tyydyttävän tavaran tai palvelun.
Lisäksi prosessikeskeinen johtaminen poikkeaa perinteisestä toimintopohjaisten organisaatioiden rakenteesta. Perusideana on tuoda lisäarvoa sisäisille ja ulkoisille asiakkaille. Tästä syystä kaikkien prosessien jatkuvaan parantamiseen pyritään niiden tunnistamisen, kuvauksen ja dokumentoinnin kautta.
Mistä tietää, onko toiminta prosessi?
Itse asiassa kaikkia yrityksessä suoritettuja toimintoja ei voida pitää prosessina. Jotta toimintaa voidaan pitää prosessina, sinun on:
1. Sinulla on selkeä tehtävä ja tarkoitus
Jokaisen prosessiksi luokitellun toiminnan on vastattava organisaation määrittelemää tehtävää ja tarkoitusta. Näiden toimien on vastattava sitä, mitä yritys odottaa tekevänsä.
2. Toiminta on määriteltävä tarkasti
Kaikkien organisaation jäsenten on tiedettävä tarkasti, miten kukin prosessi tulee toteuttaa. Jopa uuden työntekijän palkkaamisen jälkeen sinulla on pääsy dokumentoituihin lähteisiin, joista käy ilmi, miten kukin toiminta suoritetaan.
3. Sen tulee sisältää tulot ja lähdöt
Tietenkin jokaisessa prosessissa on oltava panoksia tai raaka-aineita, jotka on muutettava lopputulokseksi. Tämä tulos on niin kutsuttu prosessin tuotos, joka tuo lisäarvoa sisäisille ja ulkoisille asiakkaille.
4. Toimittajat, asiakkaat ja lopputuote voidaan tunnistaa
Tavarantoimittajia ovat luonnollisesti kaikki ne, jotka toimittavat panokset tai raaka-aineet prosessin toteuttamiseksi. Asiakas on tuotetun tavaran tai palvelun vastaanottaja. Vaikka lopputuote on prosessin tuottaman arvon tulos.
5. Toiminta voidaan jakaa tehtäviin tai osaprosesseihin
Jokaisella prosessilla voi olla yksi tai useampi tehtävä, jonka suorittaa yksi tai ryhmä ihmisiä, jotka ovat vastuussa sen toteuttamisesta.
6. Voidaan dokumentoida
Kaikki nämä toiminnot voidaan dokumentoida käyttämällä prosessinhallintametodologiaa, määrittelemällä ajat, resurssit ja kustannukset. Kaikki tämä dokumentoitu asiakirja takaa laatustandardien noudattamisen.
7. Hänellä on vastuunjako
Varmasti prosessi on jaettu tehtäviin, jotka on suoritettava osastolla tai useammalla yrityksen osastolla. Jokaisen toiminnan tulee tuoda lisäarvoa sisäisille asiakkaille, jos puhumme osaprosessista, tai ulkoisille asiakkaille, jos se on prosessista poistumisen viimeinen vaihe. Jokaisessa vaiheessa on oltava henkilö, joka vastaa kustakin uloskäynnistä.
Miksi on tärkeää olla prosessipohjainen?
On loogista olettaa, että prosessinhallinta määrittelee ne prosessit, jotka tulee toteuttaa aiemmin jäsennellysti, ja niitä tarkastellaan jatkuvasti parannusmahdollisuuksien löytämiseksi. Tämä johtuu siitä, että jos organisaation prosesseja kehitetään jatkuvasti, se auttaa parantamaan organisaation kokonaistoimintaa.
Prosesseihin keskittyminen mahdollistaakin kokonaisvaltaisen näkemyksen yrityksen toiminnasta yleisesti ja globaalisti. Se myös tunnustaa, että yrityksellä on oltava horisontaalinen rakenne, jotta se voi vastata prosessin kiertokulkuun täydellisesti.
Lisäksi kaikilla prosesseilla pyritään asiakastyytyväisyyteen. Mikroprosessista puhuttaessa se sisältää vain sisäiset prosessit, jotka täyttävät sisäisten asiakkaiden tarpeet. Nyt makroprosessi sisältää sekä sisäiset että ulkoiset prosessit organisaation sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden tyydyttämiseksi.
Samoin prosesseihin keskittymällä yritys voi saavuttaa kilpailuetua, koska tällainen hallinto asettaa etusijalle asiakastyytyväisyyden. Tämä tarkoittaa, että yritykset joutuvat maksimoimaan tehokkuutensa. Tästä syystä on välttämätöntä, että organisaatiot pyrkivät jatkuvasti parantamaan prosessejaan ja sitä kautta koko yritystä tarjoamaan parempia ratkaisuja asiakkaiden ongelmiin.
Prosessinhallinnan edut
Prosessinhallinnassa on seuraavat edut:
1. Vähennä tarpeettomia sisäisiä kustannuksia
Aluksi yritys voi vähentää tarpeettomia kustannuksia prosesseissaan, koska se voi poistaa tehtäviä tai vaiheita, jotka eivät tuota lisäarvoa. Näin ollen, jos turhat vaiheet eliminoidaan, myös kustannukset eliminoituvat.
Poistamalla ei-arvoa tuottavat toiminnot prosessi tarkentuu ja yritys voi keskittyä enemmän asiakkaiden vaatimusten, tarpeiden ja odotusten täyttämiseen. Yhdessä se säästää resursseja, kuten aikaa, rahaa ja inhimillistä työtä.
2. Lyhennä toimitusaikoja
Sitten läpimenoaikoja tai läpimenoaikoja voidaan lyhentää tunnistamalla prosessisyklin seisokit. Tästä syystä prosessit eliminoidaan ja virtaviivaistetaan.
3. Parantaa asiakkaan kokemaa laatua ja palvelua
Toisaalta parantamalla tarjottavaa laatua ja palvelua asiakas tyydyttää paremmin tarpeitaan. Saa asiakkaat pitämään suhteen ylläpidosta yritykseen.
4. Sisällytä lisäpalvelutoimintoja
Samoin tämä lähestymistapa tekee lisäetujen lisäämisestä erittäin helppoa. Nämä palvelukokonaisuudet ovat edullisia, ja asiakkaan on helppo havaita ne.
Etu
Prosessinhallintaa käyttävien organisaatioiden ominaisuudet
1. Prosessi hallitsee rakennetta
Ensinnäkin prosessijohtamista soveltavat yritykset katsovat, että yrityksen rakenne ei ole muuta kuin infrastruktuuri prosessien toteuttamiseksi. Siksi ne antavat relevanssia prosesseille ja strategiat suunnitellaan prosessien perusteella.
2. Sen organisaatio on poikittainen
Toiseksi prosessien hallinta saa organisaatiot konfiguroitumaan prosessien ja osaprosessien joukoksi tai järjestelmäksi, joka mahdollistaa tavoitteiden saavuttamisen. Kaikkien prosessien päätavoitteena on tuottaa arvoa asiakkaalle.
3. Tietojen käyttö
Kolmanneksi organisaatiot arvostavat tietoa erilaisista suoritettavista prosesseista ja toiminnoista. Jatkuva tiedonkulku on oleellista toimiakseen menestyksekkäästi kaikissa prosesseissa ja yrityksen yleisessä toiminnassa.
4. He ovat arvon luojia
Lopuksi organisaatiot, jotka soveltavat prosessijohtamista, ovat arvon luojia. Samasta syystä, että se on prosessipohjaista, jokainen tuotos on lisäarvoa tarjoamiensa tuotteiden ja palveluiden kautta. Ja tämä on minkä tahansa prosessin perustarkoitus.
Sitä käyttävien yritysten ominaisuudet
Prosessinhallinnan vaiheet
Tärkeimmät vaiheet prosessihallinnan toteuttamiseksi ovat:
1. Tiedotus, koulutus ja osallistuminen
Prosessinhallinta on uusi tapa hallita. Siksi on tärkeää, että kaikki saavat tietoa ja koulutusta ennen prosessien käyttöönottoa. Lisäksi jokaiselle tulee olla tietoinen prosessin tavoitteista, sen vaiheista ja yhteistyöstä.
2. Prosessien tunnistaminen
Prosessit on tietysti tunnistettava selvästi. Tästä syystä on tehtävä luettelo kaikista suoritettavista prosesseista. Jokaisessa prosessissa on oltava:
- Nimi.
- Toiminnot ja vaiheet, jotka sinun on suoritettava.
- Prosessikartta.
3. Asianmukaisten prosessien valinta
On huomattava, että asiaankuuluvat prosessit ovat ne, jotka tuovat eniten lisäarvoa ja ovat erittäin tärkeitä yritykselle tehokkaan suorituskyvyn kannalta. Tästä syystä niillä on merkittävä vaikutus yhtiön strategisiin tavoitteisiin.
4. Perusta vastuuhenkilö
Kun asiaankuuluvat prosessit on tunnistettu, heille määrätään johtaja. Vastuuhenkilöllä tulee olla strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittava vastuu ja autonomia.
5. Prosessianalyysi ja ongelmien havaitseminen
Jokainen prosessi analysoidaan riippumatta siitä, täyttääkö se ehdotetut tavoitteet. Jos jokin niistä ei noudata niitä ja aiheuttaa ongelmia, se on suunniteltava uudelleen asianmukaisesti.
6. Ongelmien korjaus
Kun tavoitteisiin ja asiakkaisiin eniten vaikuttavat ongelmat on tunnistettu, niihin etsitään ratkaisua. Tämä määrittelee toimet, joita on noudatettava, jotta ne eivät vaikuta prosessin ja koko organisaation suorituskykyyn.
7. Indikaattorien käyttö
Lopuksi prosesseja arvioidaan säännöllisesti. Tästä arvioinnista riippuu, ovatko ne ehdotettujen indikaattoreiden mukaisia. Indikaattorit ovat erittäin tärkeitä prosessien todellisen suorituskyvyn analysoimiseksi ja heikkojen kohtien määrittämiseksi. Kaikki tämä korjaavien toimenpiteiden soveltamiseksi.
Yhteenvetona voidaan todeta, että prosessijohtaminen lisää organisaatioiden tehokkuutta. Tämä johtuu siitä, että sen menestys riippuu sen prosessien asianmukaisesta toteutuksesta, joka on dokumentoitava selkeästi. Mutta ennen kaikkea niiden on pyrittävä tuottamaan lisäarvoa asiakkaalle.