Ostotilaus

Ostotilaus, jota kutsutaan myös ostotilaukseksi tai ostotilausilmoitukseksi, on asiakirja, jolla ostaja pyytää tavaraa myyjältä.

Ostotilaus

Tällä tavalla dokumentoimme tuotetarpeemme. Tavallinen asia on lähettää tämä asiakirja toimittajalle, jotta se voi toimittaa tilauksen. Mahdollisuus tehdä se fyysisesti tai virtuaalisesti (sähköposti tai verkkosivusto).

Tilausilmoituksen tarkoituksena on pystyä myöhemmin vertailemaan lähetysasiakirjaa tähän tilaukseen ja huomioimaan mahdolliset tapahtumat sekä saada mainitun tilauksen ehdot kirjallisina.

Prosessi ostotilauksessa

Ensin sinun on selvitettävä tarpeemme. Kun sopiva toimittaja on valittu, tilaus lähetetään. Myyjä saa alkuperäisen ja ostaja säilyttää kopion. Myyjä toimittaa tilauksen ja liittää mukaan lähetystodistuksen, joka on tarkistettu siihen nähden. Jos jotain ei ole toimitettu, se jää odottavaksi.

Tämä asiakirja on hyödyllinen molemmille osapuolille. Ostaja voi hallita kulujen tyyppiä tai määrää ja tehdä ennusteen maksuista. Myyjä voi järjestää eri tilauksensa ja tehdä ennusteen kuluista. Molemmissa tapauksissa hallintaohjelmat ja jopa laskentataulukko ovat hyödyllisiä. Toisaalta oikeudellisista syistä, kun se on hyväksytty, se sitoo molemmat osapuolet sovittuun vaihtoon.

Tilausilmoituksen sisältö

Normaalisti ne ovat yleensä samat tiedot, jotka vaaditaan lähetysluettelossa, vain että kirjelomakkeessa on ilmaus "Tilaa tilaus" tai vastaava. Tarkastelemme niitä alla:

  • Ostajan ja myyjän tiedot. Kunkin maan verotunnus on erittäin tärkeä. Myös verotusosoite.
  • Tilauksen antamisen päivämäärä ja paikka. Ensimmäinen on olennainen erityisesti sen toimittamiseen kuluvan ajan hallitsemiseksi. Tällä tavalla voimme välttää varastokatkot.
  • Tuotteen nimi ja viite. Tilausmäärä, hinta ja mahdolliset alennukset, tarjoukset tai bonukset sisältyvät myös.
  • Valittu maksutapa sekä mahdolliset maksuehdot ja summat. Tämä kohta on tärkeä, jotta kassaa hoidetaan oikein.
  • Kokonaiskustannukset , mahdolliset kuljetus-, vakuutus- tai vastaavat kulut ja olennaisena osana valtuutettu allekirjoitus.
  • Toimituspäivämäärä ja -tapa. Tässä vaiheessa toimituksen yhteydessä asiakkaalle lähetetään lähetystodistus allekirjoitettavaksi, joka yleensä liitetään tilaukseen. Myös mahdolliset tapahtumat tai se, mitä ei ole toimitettu, tulee kirjata.

Totuus on, että näitä tiukkoja vaatimuksia lievennetään joskus kaupallisesta ja luottamussuhteesta riippuen. Usein tilaukset tehdään suullisesti tai puhelimitse. Sitä voidaan pyytää jopa sähköpostitse, mutta ilman tilausasiakirjaa. Siitä huolimatta on kätevää hallita näitä tilauksia aina.

Esimerkki ostotilauksesta

Katsotaanpa esimerkkiä siitä, mikä tilausasiakirja voisi olla. Siinä näemme kaikki tarvittavat tiedot sekä mahdolliset alennukset ja kulut, jotka liittyvät mainittujen tavaroiden toimittamiseen. Myös tapahtumalle varattu tila ja tavaran vastaanottajan allekirjoitus.

Tilaa 1

Huomautus: Yllä annetut tiedot ovat tekotietoja.