Ajanhallinta on sarja mekanismeja, joita organisaatiolla on prosessiensa tehokkaaseen määrittelemiseen. Tätä varten se ottaa huomioon suoritettavien tehtävien optimaalisen keston.
Kaikentyyppisillä organisaatioilla on hyödyllisiä liiketoimintamenetelmiä resurssien, kuten käytettävissä olevan ajan, hallinnassa.
Yritysten pyrkimys maksimoida resurssejaan ja siten saada suurempia hyötyjä merkitsee myös tehtäviensä suorittamiseen tarvittavan ajan lyhenemistä.
Toisin sanoen on tarpeen minimoida heidän tehtäviinsä käytetty aika, mikä vähentää prosessin kustannuksia. Tässä mielessä oikea ajankäyttö auttaa yrityksiä ja instituutioita parantamaan tehokkuutta ja olemaan optimaalisempia jokapäiväisessä elämässään.
Ajanhallinnan edut
Organisaatiot löytävät tilapäisiä johtamismalleja ja työajan tehokkaampaa käyttöä toteuttaessaan esiin useita etuja.
Näistä eduista erottuvat seuraavat:
- Tehtävien organisointi ja määrittely : Tietäen, mikä ammattilainen tekee kunkin tietyn tehtävän tai toiminnon, edistää määräaikojen lyhentämistä.
- Kustannusten vähentäminen : Joskus lyhyempien ja tehokkaampien tuotantojaksojen suunnittelu suosii muita etuja säästöjen kannalta.
- Prosessien mittaus ja standardointi : Organisaatiot ehdottavat kullekin tehtävälle kehitettyjä keskimääräisten aikojen mittauksia. Tällä tavalla he voivat tietää optimaalisen toimintatasonsa.
- Tietolähde : Kunkin tietyn tehtävän tilapäisen toimeksiannon tunteminen toimii tietolähteenä, joka on erittäin hyödyllinen päätöksiä tehtäessä tai tulevia strategioita kehitettäessä.
Ajanhallintastrategiat organisaatioissa
Määräaikojen lyhentämiseksi ja optimaalisen tason saavuttamiseksi yrityksillä on joitain työkaluja, kuten seuraavat:
- Työhön erikoistuminen : Pätevien ja erikoistuneiden työntekijöiden avulla voidaan saavuttaa tuotannon tavoitteet lyhyemmässä ajassa ja tuottaa vähemmän tehokkuutta.
- Tehtävien hierarkkinen rajaaminen: Edellisen kohdan mukaisesti organisaation on asetettava selkeästi päätösalueet ja ne ammattilaiset, jotka vastaavat mahdollisiin esteisiin tai odottamattomiin tapahtumiin reagoimisesta.
- Tuotantoprosessien samanaikaisuus : Mahdollisuus ottaa useita prosesseja samassa ajassa mahdollistaa asetettujen määräaikojen paremman hyödyntämisen.
- Motivoivia elementtejä : Usein tietyn projektin tai erilaisten tuotantotasojen saavuttaminen edellyttää palkkakannustimien tai muuntyyppisten palkkioiden saamista.
- Uusia teknologisia trendejä. Kuten tiedämme, yritykset käyttävät prosessimittaustyökaluja uusien teknologioiden avulla. Näin tuottavuustasoja voidaan mitata nopeasti ja hyödyllisesti jatkokäsittelyä varten.