RACI maatriks

RACI maatriksit kasutatakse vastutuse määramiseks ja määratlemiseks, mis vastab igale projekti elluviimisega seotud inimesele.

Seda tuntakse ka kui vastutuse jaotamise maatriksit. Selle eesmärk on määrata kindlaks erinevad rollid ja vastutused, mida iga projekti elluviimisel osalev isik peab enda peale võtma.

Seetõttu on soovitatav see ette valmistada projekti alguses. Et algusest peale oleks selge ja paika pandud roll ja vastutus, mille iga projektis osalenu endale võtab. See tagab ka kõigi osalejate suurema koostöö.

Mida tähendavad iga tähed, mis moodustavad RACI maatriksi nime

RACI maatriksi nimi koosneb neljast tähest ja igal tähel on tähendus. Iga tähe tähendus on järgmine:

Kiri R

Kahtlemata on R täht, mis näitab, kes võtab vastutuse. See kiri määratleb teatud ülesande täitmise eest vastutava isiku rolli. Seetõttu võtate endale vastutuse sooritatud kodutöö õigeaegselt ja ettenähtud viisil esitamise eest.

Täht a

Samamoodi määrab täht A, kes selle heaks kiidab. Kinnitajana tegutseva isiku roll on vastutava isiku esitatud ülesande vastuvõtmine ja heakskiitmine. Teisisõnu kinnitab kooskõlastaja, et töö on tehtud vastavalt nõutud nõuetele.

C täht

Täht C tähistab omalt poolt, kellega konsulteeritakse. Tavaliselt on nad eksperdid või teema ja ülesandega kursis, kellelt küsitakse arvamust ja ettepanekuid projektiülesannete mõne aspekti kohta. Välispoolne konsulteeris tema arvamusega mõne aspekti osas, mida tuleb projekti elluviimisel arvesse võtta, kuna ta on selle teema ekspert.

I kiri

Lõpuks määrab I täht, kes teatab. Nende inimeste roll hõlmab iga indiviidi, kes peab olema kursis projekti osaks olevate ülesannete evolutsiooni ja arenguga. Samuti tuleb neid teavitada, kui ülesanded on täidetud.

RACI maatriksi tegemise eelised

Peamised eelised, mida RACI maatriksi tegemisel saavutada, on järgmised:

• Iga projektis osaleja rollid ja kohustused on selgelt määratletud.
• On võimalik kindlaks teha, milline isik vastutab tehtavate ülesannete või tööde kohta arvepidamise eest.
• See võimaldab tasakaalustada töökoormust projekti arendamisse kaasatud inimeste, meeskondade või osakondade vahel.
• Selle abil on lihtne jälgida projekti arendamise edukaks lõpuleviimiseks vajalike ülesannete ja töö arengut ja täitmist.

Kuidas luua RACI maatriksit

RACI maatriksi väljatöötamiseks tuleb järgida järgmisi samme:

Samm 1

Esiteks määratakse projekti raames täidetavad ülesanded ja paigutatakse need maatriksi moodustavate ridadena.

2. samm

Teiseks tuvastatakse projekti väljatöötamisega seotud inimesed ja paigutatakse need maatriksi moodustamisse veergude kujul.

3. samm

Kolmandaks asetatakse RACI maatriksi nime moodustava sõna tähed. Igas ülesandes iga tähe määramisega on võimalik määratleda, kes asjaosalistest vastutab, kes kiidab heaks, kellega konsulteeritakse ja keda tuleb iga projektiülesande täitmisel teavitada.

4. samm

Lõpuks on võimalik kindlaks teha, kas kogu töö on hästi jaotatud, kas on tühja ruumi ja kas on dubleerimist. Seda selleks, et kontrollida, kas kõik on hästi vormistatud, ja vältida hilisemaid probleeme.

RACI maatriksi rakendamise eelised ja puudused

Eelised, mida saab projekti elluviimisel RACI maatriksi rakendamisel saavutada, on järgmised:

1. Toimub agiilne ja lihtne suhtlusprotsess

Suhtlemine osutub tavaliselt lihtsamaks ja kiiremaks, kuna RACI maatriks võimaldab teil selgelt visualiseerida rolli ja funktsiooni, mida iga inimene peaks täitma. See ei kõrvalda, kuid minimeerib suhtlusprobleeme projektiga seotud inimeste vahel.

2. Parandada tootlikkust

Ilmselgelt aitab see suhtlusprobleemide minimeerimisega kaasa parema ajakasutusse ja selle tulemusena saavutatakse tootlikkuse kasv. Iga ülesande täitmise aeg lüheneb ja see muudab üldise täitmisprotsessi sujuvamaks.

3. Õige tööjaotus

Lisaks võimaldab RACI maatriks visualiseerida kohustusi ja funktsioone, et oleks võimalik tuvastada, kas töökoormus on proportsionaalselt jaotatud. Kui on võimalik tuvastada, et vastutajale on määratud ülemäärane töökoormus, tehakse enne projekti elluviimist vajalikud kohandused. Koormuste ja kohustuste tasakaalustatuma jaotuse saavutamine.

4. Ootused on täidetud

Tõepoolest, selle tööriista rakendamisel on projekti lõpus saadud tulemused väga sarnased projekti alguses oodatavatele tulemustele. Selle põhjuseks on asjaolu, et saate paremini kontrollida kõiki ülesandeid, mida tuleb arendada. Lisaks teab iga inimene konkreetselt, mille eest ta kogu projekti teostamise protsessis vastutab.

Kuigi eelised on suured ja arvukad, võib RACI maatriksil olla ka puudusi.

• Alguses võib selle rakendamine olla liiga keeruline, mis mõjutab selle mõistmist negatiivselt.
• Hoolimata asjaolust, et RACI maatriks on suurepärane tööriist, ei piisa ainult selle loomisest, vaid peate ka seda järgima.
• Kooskõlas eelnevaga võib nende jaoks, kes maatriksiga kursis ei ole, selle esmakordne genereerimine olla kulukas.
• On võimalus, et on projekte, mis seda tüüpi planeerimist ei nõua, nii et maatriksi loomine võib olla pigem miski, mis projekti aeglustab, kui miski, mis seda edasi viib.

Kokkuvõtteks võib öelda, et RACI maatriks on väga kasulik tööriist, mida saab rakendada igat tüüpi projektides. Kuna see määrab kõigi selle realiseerimises osalevate inimeste rollid ja funktsioonid. See soodustab paremat kontrolli ja paremate tulemuste saavutamist projekti lõpus.