Protsessi juhtimine

Kahtlemata on protsess tegevuste jada, mille eesmärk on anda sisendile väärtust tulemuse või väljundi saavutamiseks. Kogu väljund peab rahuldama ettevõtte sise- või väliskliendi vajadust või nõudmist.

Loomulikult peab igal protsessil, olgu see lihtne või keeruline, suur või väike, olema sisend, teisendus ja väljund. Sisend on mis tahes ressurss või sisend, mida tuleb teisendada. Transformatsioon on tööprotsess, mis lisab sisenditele väärtust ja annab tulemuse. Väljund moodustab lõpptulemuse, näiteks kauba või teenuse, mis suudab vajaduse rahuldada.

Lisaks on protsessikeskne juhtimine vastupidine funktsioonipõhiste organisatsioonide traditsioonilisele struktuurile. Põhiidee on lisada väärtust sise- ja välisklientidele. Sel põhjusel taotletakse kõigi protsesside pidevat täiustamist nende tuvastamise, kirjeldamise ja dokumenteerimise kaudu.

Kuidas teada saada, kas tegevus on protsess?

Tegelikult ei saa kõiki ettevõttes läbiviidavaid tegevusi käsitleda protsessina. Tegevuse käsitlemiseks protsessina peate:

1. Omage selget missiooni ja eesmärki

Iga protsessiks liigitatud tegevus peab vastama organisatsiooni seatud missioonile ja eesmärkidele. Need tegevused peavad vastama sellele, mida ettevõte ootab.

2. Tegevus peab olema täpselt määratletud

Kõik organisatsiooni liikmed peavad täpselt teadma, kuidas iga protsessi läbi viia. Isegi uue töötaja töölevõtmisel on teil juurdepääs dokumenteeritud allikatele, mis näitavad, kuidas iga tegevust tehakse.

3. See peab sisaldama sisendeid ja väljundeid

Loomulikult peab igal protsessil olema sisend või tooraine, mis tuleb lõpptulemuseks muuta. Seda tulemust nimetatakse protsessi väljundiks, mis lisab väärtust sise- ja välisklientidele.

4. Tarnijad, kliendid ja lõpptoode saab kindlaks teha

Loomulikult on tarnijateks kõik need, kes tarnivad protsessi läbiviimiseks sisendeid või toorainet. Klient on loodud kauba või teenuse saaja. Kuigi lõpptoode on väärtuse väljund, mille protsess loob.

5. Tegevuse võib jagada ülesanneteks või alamprotsessideks

Igal protsessil võib olla üks või mitu ülesannet, mida täidab üks või selle täitmise eest vastutav inimeste rühm.

6. Saab dokumenteerida

Kõiki neid tegevusi saab dokumenteerida kasutades protsessijuhtimise metoodikat, määratledes ajad, ressursid ja kulud. Kogu see dokumenteeritud kirje tagab vastavuse kvaliteedistandarditele.

7. Omab vastutuse määramist

Kindlasti jaguneb protsess tööülesanneteks, mida tuleb läbi viia ettevõtte osakonnas või mitmes osakonnas. Iga tegevus peab lisama väärtust siseklientidele, kui räägime alamprotsessist, või välistele, kui see on protsessist väljumise viimane etapp. Igal sammul peab olema iga väljapääsu eest vastutav isik.

Miks on oluline olla protsessipõhine?

Loogiline on eeldada, et protsessijuhtimine määratleb protsessid, mida tuleb läbi viia eelnevalt struktureeritud viisil, vaadates neid pidevalt üle, et leida parendusvõimalusi. Seda seetõttu, et kui organisatsiooni protsesse pidevalt täiustatakse, aitab see parandada organisatsiooni kogu funktsiooni.

Tõepoolest, protsessidele keskendumine võimaldab saada terviklikku nägemust ettevõtte toimimisest üldiselt ja globaalselt. Samuti tunnistatakse, et ettevõttel peab olema horisontaalne struktuur, et reageerida protsessi tsüklile täielikult.

Lisaks püüavad kõik protsessid klientide rahulolu. Mikroprotsessist rääkides hõlmab see ainult sisemisi protsesse, mis rahuldavad siseklientide vajadusi. Nüüd hõlmab makroprotsess nii sisemisi kui ka väliseid protsesse, et rahuldada organisatsiooni sise- ja väliskliente.

Samamoodi suudab ettevõte protsessidele keskendudes saavutada konkurentsieelise, kuna selline asjaajamine seab esikohale klientide rahulolu. See tähendab, et ettevõtted on sunnitud oma efektiivsust maksimeerima. Sellest tulenevalt on hädavajalik, et organisatsioonid püüaksid pidevalt täiustada oma protsesse ja omakorda kogu ettevõtet, pakkudes klientide probleemidele paremaid lahendusi.

Protsessijuhtimise eelised

Protsessi juhtimisel on järgmised eelised:

1. Vähendage tarbetuid sisekulusid

Alustuseks saab ettevõte oma protsessides vähendada tarbetuid kulusid, kuna see võib kõrvaldada ülesanded või sammud, mis ei anna lisaväärtust. Seega, kui mittevajalikud sammud ära jätta, jäävad ära ka kulud.

Väärtust mitteloovate tegevuste kaotamisega muutub protsess täpsemaks ja ettevõte saab rohkem keskenduda klientide nõuete, vajaduste ja ootuste täitmisele. Kokkuvõttes säästab see ressursse, nagu aega, raha ja inimjõudu.

2. Lühendage tarneaegu

Seejärel saab protsessitsükli seisakuid tuvastades tootmis- või teostusaegu lühendada. Sel põhjusel protsessid kõrvaldatakse ja sujuvamaks muudetakse.

3. Parandab kliendi poolt tajutavat kvaliteeti ja teenindust

Teisest küljest, parandades pakutavat kvaliteeti ja teenust, rahuldab klient oma vajadusi paremini. Pannes klientidele meeldima ettevõttega suhteid hoida.

4. Kaasata täiendavaid teenindustegevusi

Samuti muudab see lähenemisviis väga lihtsaks täiendavate klienditeeninduse eeliste lisamise. Need teenuste kogumid on madala hinnaga ja kliendile kergesti tajutavad.

Protsessijuhtimist kasutavate organisatsioonide tunnused

1. Protsess domineerib struktuuri üle

Esiteks leiavad protsessijuhtimist rakendavad ettevõtted, et ettevõtte struktuur pole midagi muud kui infrastruktuur protsesside läbiviimiseks. Seetõttu annavad need protsessidele asjakohasuse ja strateegiad koostatakse protsesside põhjal.

2. Selle korraldus on läbiv

Teiseks põhjustab protsessijuhtimine organisatsioonide konfigureerimise protsesside ja alamprotsesside kogumina või süsteemina, mis võimaldab saavutada eesmärke. Kõigi protsesside peamine eesmärk on luua kliendile väärtust.

3. Teabe kasutamine

Kolmandaks väärtustavad organisatsioonid teavet erinevate protsesside ja tegevuste kohta, mida tuleb läbi viia. Pidev info liikumine on hädavajalik edukaks toimimiseks kõigis protsessides ja ettevõtte üldises toimimises.

4. Nad on väärtuse loojad

Lõpuks on protsesside järgi juhtimist rakendavad organisatsioonid väärtuse loojad. Samal põhjusel, et see on protsessipõhine, annab iga väljund nende pakutavate toodete ja teenuste kaudu lisaväärtust. Ja see on iga protsessi põhieesmärk.

Protsessi juhtimise etapid

Protsessijuhtimise rakendamisel on kõige olulisemad sammud:

1. Teave, koolitus ja osalemine

Protsessijuhtimine on uus juhtimisviis. Seetõttu on oluline, et kõik oleksid enne protsesside rakendamist informeeritud ja koolitatud. Lisaks tuleb kõiki teavitada protsessi eesmärkidest, selle etapidest ja koostööst.

2. Protsesside tuvastamine

Loomulikult tuleb protsessid selgelt määratleda. Seetõttu tuleb koostada nimekiri kõigist läbiviidavatest protsessidest. Igal protsessil peab olema:

• nimi.
• Tegevused ja sammud, mida peate tegema.
• Protsessi kaart.

3. Asjakohaste protsesside valik

Tuleb märkida, et vastavad protsessid on need, mis annavad kõige rohkem lisaväärtust ja on ettevõtte efektiivseks toimimiseks väga olulised. Sel põhjusel on neil oluline mõju ettevõtte strateegilistele eesmärkidele.

4. Kehtestada vastutav

Kui asjakohased protsessid on kindlaks tehtud, määratakse neile juht. Vastutaval isikul peab olema strateegiliste eesmärkide täitmiseks vajalik vastutus ja autonoomia.

5. Protsesside analüüs ja probleemide tuvastamine

Iga protsessi analüüsitakse, olenemata sellest, kas see vastab kavandatud eesmärkidele või mitte. Kui mõni neist ei vasta neile ja tekitab probleeme, tuleb need asjakohaselt ümber kujundada.

6. Probleemide parandamine

Kui eesmärke ja kliente kõige enam mõjutavad probleemid on välja selgitatud, otsitakse neile lahendust. See määratleb toimingud, mida tuleb järgida, et mitte mõjutada protsessi ja organisatsiooni kui terviku toimimist.

7. Näitajate kasutamine

Lõpuks hinnatakse protsesse perioodiliselt. Sellest hinnangust sõltub, kas need vastavad kavandatud näitajatele. Indikaatorid on väga olulised, et analüüsida protsesside reaalset toimivust ja selgitada välja nõrgad kohad. Kõik see selleks, et rakendada parandusmeetmeid.

Kokkuvõtteks võib öelda, et protsessijuhtimine tõstab organisatsioonide efektiivsust. Seda seetõttu, et selle edu sõltub protsesside piisavast täitmisest, mis tuleb selgelt dokumenteerida. Kuid eelkõige peavad need olema suunatud kliendi jaoks väärtuse loomisele.