Μήτρα RACI

Ο πίνακας RACI χρησιμοποιείται για την ανάθεση και τον καθορισμό του βαθμού ευθύνης που αντιστοιχεί σε καθένα από τα άτομα που εμπλέκονται στην εκτέλεση ενός έργου.

Είναι επίσης γνωστό ως πίνακας κατανομής ευθυνών. Σκοπός του είναι να μπορεί να καθιερώσει τους διαφορετικούς ρόλους και τις ευθύνες που πρέπει να αναλάβει κάθε άτομο που διαμορφώνεται κατά την εκτέλεση ενός έργου.

Κατά συνέπεια, συνιστάται να προετοιμαστεί στην αρχή ενός έργου. Ώστε από την αρχή να είναι ξεκάθαρο και καθιερωμένο ο ρόλος και η ευθύνη που θα αναλάβει κάθε άτομο που συμμετέχει σε ένα έργο. Αυτό διασφαλίζει επίσης ότι θα επιτευχθεί μεγαλύτερη συνεργασία από όλους τους συμμετέχοντες.

Τι σημαίνει κάθε γράμμα που συνθέτει το όνομα του πίνακα RACI

Το όνομα του πίνακα RACI αποτελείται από τέσσερα γράμματα και κάθε γράμμα έχει ένα νόημα. Η σημασία κάθε γράμματος έχει ως εξής:

Γράμμα R

Αναμφίβολα, το R είναι το γράμμα που υποδεικνύει ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη. Αυτή η επιστολή καθορίζει τον ρόλο του ατόμου που είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Ως εκ τούτου, αναλαμβάνετε την ευθύνη να παραδώσετε την ολοκληρωμένη εργασία έγκαιρα και με τον καθορισμένο τρόπο.

Γράμμα Α

Ομοίως, το γράμμα Α καθορίζει ποιος εγκρίνει. Ο ρόλος του ατόμου που θα ενεργήσει ως ο εγκρίτης είναι να αποδεχτεί και να εγκρίνει την εργασία που υποβάλλεται από το υπεύθυνο πρόσωπο. Με άλλα λόγια, ο εγκριτής βεβαιώνει ότι η εργασία έχει πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τις απαιτούμενες απαιτήσεις.

Γράμμα Γ

Από την πλευρά του, το γράμμα C υποδηλώνει ποιος ζητείται η γνώμη. Είναι συνήθως ειδικοί ή γνώστες ενός θέματος και μιας εργασίας, τους οποίους ζητείται η γνώμη για τη γνώμη και τις προτάσεις τους σχετικά με κάποια πτυχή των καθηκόντων του έργου. Ο εξωτερικός συμβουλεύτηκε τη γνώμη του για κάποια πτυχή που πρέπει να ληφθεί υπόψη στην υλοποίηση του έργου, αφού είναι ειδικός στο θέμα.

Γράμμα Ι

Τέλος, το γράμμα I καθορίζει ποιος αναφέρει. Ο ρόλος αυτών των ανθρώπων περιλαμβάνει κάθε άτομο που πρέπει να ενημερωθεί για τη διαδικασία εξέλιξης και ανάπτυξης των εργασιών που αποτελούν μέρος του έργου. Πρέπει επίσης να ενημερώνονται όταν οι εργασίες έχουν ολοκληρωθεί.

Οφέλη από τη δημιουργία πίνακα RACI

Τα κύρια οφέλη που πρέπει να επιτευχθούν όταν δημιουργείται ένας πίνακας RACI είναι:

• Οι ρόλοι και οι ευθύνες καθενός από τους συμμετέχοντες που συμμετέχουν σε ένα έργο είναι σαφώς καθορισμένοι.
• Είναι δυνατό να προσδιοριστεί ποιο πρόσωπο αναλαμβάνει την ευθύνη της απόδοσης λογαριασμών σε σχέση με τα καθήκοντα ή τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν.
• Επιτρέπει την εξισορρόπηση του φόρτου εργασίας μεταξύ των ανθρώπων, των ομάδων ή των τμημάτων που εμπλέκονται στην ανάπτυξη του έργου.
• Διευκολύνει την ελεγχόμενη παρακολούθηση της εξέλιξης και της απόδοσης των εργασιών και των εργασιών που απαιτούνται για την επιτυχή ολοκλήρωση της ανάπτυξης του έργου.

Πώς να δημιουργήσετε μια μήτρα RACI

Για να αναπτύξετε έναν πίνακα RACI, πρέπει να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:

Βήμα 1

Αρχικά, οι εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν σε ένα έργο καθορίζονται και τοποθετούνται ως σειρές που συνθέτουν τη μήτρα.

Βήμα 2

Δεύτερον, τα άτομα που εμπλέκονται στην ανάπτυξη του έργου προσδιορίζονται και τοποθετούνται με τη μορφή στηλών εντός του σχηματισμού μήτρας.

Βήμα 3

Τρίτον, τοποθετούνται τα γράμματα της λέξης που συνθέτουν το όνομα του πίνακα RACI. Με την ανάθεση κάθε επιστολής σε κάθε εργασία, είναι δυνατό να καθοριστεί ποιος από τους εμπλεκόμενους ανθρώπους θα είναι υπεύθυνος, ποιος εγκρίνει, ποιος συμβουλεύεται και ποιος πρέπει να ενημερώνεται για την εκτέλεση κάθε έργου έργου.

Βήμα 4

Τέλος, θα είναι δυνατό να καθοριστεί εάν όλη η εργασία είναι καλά κατανεμημένη, εάν υπάρχει κενός χώρος και εάν υπάρχουν διπλές. Αυτό για να επαληθευτεί ότι όλα είναι καλά διαμορφωμένα και να αποφευχθούν μελλοντικά προβλήματα.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της εφαρμογής μιας μήτρας RACI

Τα πλεονεκτήματα που μπορούν να επιτευχθούν κατά την εκτέλεση ενός έργου με την εφαρμογή του πίνακα RACI είναι τα ακόλουθα:

1. Υπάρχει μια ευέλικτη και απλή διαδικασία επικοινωνίας

Η επικοινωνία συνήθως αποδεικνύεται απλούστερη και ταχύτερη, καθώς η μήτρα RACI σάς επιτρέπει να απεικονίσετε με σαφήνεια τον ρόλο και τη λειτουργία που πρέπει να παίξει κάθε άτομο. Αυτό δεν εξαλείφει, αλλά ελαχιστοποιεί τα προβλήματα επικοινωνίας μεταξύ των ατόμων που εμπλέκονται στο έργο.

2. Βελτιώστε την παραγωγικότητα

Προφανώς, ελαχιστοποιώντας τα προβλήματα επικοινωνίας, αυτό συμβάλλει στην καλύτερη χρήση του χρόνου και κατά συνέπεια επιτυγχάνεται αύξηση της παραγωγικότητας. Ο χρόνος ολοκλήρωσης για κάθε εργασία συντομεύεται και αυτό εξορθολογίζει τη συνολική διαδικασία εκτέλεσης.

3. Σωστή κατανομή της εργασίας

Επιπλέον, η μήτρα RACI σάς επιτρέπει να απεικονίσετε τις ευθύνες και τις λειτουργίες, ώστε να μπορεί να εντοπιστεί εάν ο φόρτος εργασίας κατανέμεται με αναλογικό τρόπο. Εάν είναι δυνατό να διαπιστωθεί ότι έχει εκχωρηθεί υπερβολικός φόρτος εργασίας σε έναν υπεύθυνο, γίνονται οι απαραίτητες προσαρμογές πριν από την εκτέλεση του έργου. Επίτευξη πιο ισόρροπης κατανομής βαρών και ευθυνών.

4. Οι προσδοκίες ικανοποιούνται

Πράγματι, κατά την εφαρμογή αυτού του εργαλείου, τα αποτελέσματα που λαμβάνονται στο τέλος ενός έργου είναι πολύ παρόμοια με τα αποτελέσματα που αναμένεται να ληφθούν στην αρχή του έργου. Αυτό συμβαίνει επειδή μπορείτε να ελέγξετε καλύτερα όλες τις εργασίες που πρέπει να αναπτυχθούν. Επιπλέον, κάθε άτομο γνωρίζει συγκεκριμένα για τι είναι υπεύθυνο σε όλη τη διαδικασία εκτέλεσης του έργου.

Αν και τα πλεονεκτήματα είναι μεγάλα και πολυάριθμα, μπορεί να υπάρχουν και μειονεκτήματα στον πίνακα RACI.

• Στην αρχή μπορεί να είναι υπερβολικά περίπλοκη η εφαρμογή του, κάτι που έχει αρνητικό αντίκτυπο στην κατανόησή του.
• Παρά το γεγονός ότι η μήτρα RACI είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο, δεν αρκεί μόνο να το δημιουργήσετε, αλλά πρέπει επίσης να συμμορφωθείτε με αυτό.
• Σύμφωνα με τα παραπάνω, για όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με τη μήτρα, μπορεί να είναι ακριβό να το δημιουργήσουν για πρώτη φορά.
• Υπάρχει η πιθανότητα να υπάρχουν έργα που δεν απαιτούν τέτοιου είδους προγραμματισμό, οπότε η δημιουργία της μήτρας μπορεί να είναι περισσότερο κάτι που επιβραδύνει το έργο, παρά κάτι που το οδηγεί.

Συμπερασματικά, ο πίνακας RACI είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο που μπορεί να εφαρμοστεί σε κάθε τύπο έργου. Αφού καθορίζει τους ρόλους και τις λειτουργίες όλων των ανθρώπων που συμμετέχουν στην πραγματοποίησή του. Αυτό ευνοεί τον καλύτερο έλεγχο και την επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων στο τέλος του έργου.