Auftragsbestätigung

Eine Bestellung, auch Bestellung oder Bestellschein genannt, ist ein Dokument, mit dem der Käufer beim Verkäufer Waren anfordert.

Auftragsbestätigung

Auf diese Weise dokumentieren wir unseren Produktbedarf. Üblicherweise wird dieses Dokument an den Lieferanten gesendet, damit dieser die Bestellung liefern kann. In der Lage sein, dies physisch oder virtuell zu tun (E-Mail oder Website).

Der Bestellschein dient dazu, den Lieferschein nachträglich dieser Bestellung gegenüberzustellen und eventuelle Zwischenfälle zu vermerken sowie die Bedingungen dieser Bestellung schriftlich festzuhalten.

Der Vorgang in einer Bestellung

Zuerst müssen Sie herausfinden, welche Bedürfnisse wir haben. Nach Auswahl des passenden Lieferanten erfolgt die Auftragserteilung. Der Verkäufer erhält das Original und der Käufer behält eine Kopie. Der Verkäufer bedient die Bestellung und fügt einen damit geprüften Lieferschein bei. Wenn etwas nicht geliefert wird, bleibt es als ausstehend.

Dieses Dokument ist für beide Seiten nützlich. Der Käufer kann die Art oder Höhe der Ausgaben kontrollieren und eine Zahlungsprognose erstellen. Der Verkäufer kann seine verschiedenen Bestellungen organisieren und eine Kostenprognose erstellen. In beiden Fällen sind Verwaltungsprogramme und sogar eine Tabellenkalkulation hilfreich. Andererseits verpflichtet es aus rechtlichen Gründen nach seiner Annahme beide Parteien zum vereinbarten Austausch.

Inhalt einer Bestellnotiz

Normalerweise sind es die gleichen Daten, die auf einem Lieferschein benötigt werden, nur dass auf dem Briefkopf der Ausdruck "Bestellung bestellen" oder ähnliches erscheint. Wir beschreiben sie im Folgenden:

  • Käufer- und Verkäuferdaten. Die Steueridentifikationsnummer jedes Landes ist sehr wichtig. Auch die Steueradresse.
  • Datum und Ort der Auftragserteilung. Die erste ist wichtig, insbesondere um die Zeit zu kontrollieren, die unser Lieferant für die Lieferung benötigt. Auf diese Weise können wir Lagerbrüche vermeiden.
  • Produktname und Referenz. Die bestellte Menge, der Preis und mögliche Rabatte, Aktionen oder Boni sind ebenfalls enthalten.
  • Die gewählte Zahlungsmethode sowie die Zahlungsbedingungen und ggf. zu zahlenden Beträge. Dieser Punkt ist wichtig, um das Treasury richtig zu verwalten.
  • Gesamtkosten , eventuelle Transport-, Versicherungs- oder ähnliche Kosten und als wesentlicher Bestandteil die bevollmächtigte Unterschrift.
  • Datum und Versandart. An dieser Stelle wird dem Kunden bei der Lieferung ein Lieferschein zur Unterschrift zugesandt, der in der Regel der Bestellung beigefügt wird. Eventuelle Vorkommnisse oder Nichtbereitstel- lungen sind ebenfalls zu vermerken.

Die Wahrheit ist, dass diese strengen Anforderungen je nach Geschäfts- und Vertrauensverhältnis manchmal gelockert werden. In vielen Fällen erfolgen Bestellungen mündlich oder telefonisch. Es kann sogar per E-Mail angefordert werden, jedoch ohne Bestelldokument. Trotzdem ist es praktisch, diese Aufträge immer unter Kontrolle zu haben.

Ein Beispiel für die Bestellung

Sehen wir uns ein Beispiel an, was ein Bestelldokument sein könnte. Darin können wir alle notwendigen Daten sowie mögliche Rabatte und Spesen im Zusammenhang mit der Lieferung dieser Waren einsehen. Auch der Platz für Zwischenfälle und für die Unterschrift der Person, die die Ware entgegennimmt.

Bestellung 1

Hinweis: Die oben angegebenen Daten sind fabrizierte Daten.