RACI matrix

RACI-matricen bruges til at tildele og definere den grad af ansvar, der svarer til hver af de personer, der er involveret i at udføre et projekt.

Det er også kendt som en ansvarsfordelingsmatrix. Dens formål er at kunne fastlægge de forskellige roller og ansvarsområder, som hver person, der danner sig i forbindelse med gennemførelsen af ​​et projekt, skal påtage sig.

Det anbefales derfor, at det udarbejdes i begyndelsen af ​​et projekt. Så det fra begyndelsen er klart og fastlagt, hvilken rolle og ansvar hver person, der deltager i et projekt, vil påtage sig. Dette sikrer også, at der opnås et større samarbejde mellem alle deltagere.

Hvad betyder hvert bogstav, der udgør navnet på RACI-matricen

Navnet på RACI-matricen består af fire bogstaver, og hvert bogstav har en betydning. Betydningen af ​​hvert bogstav er som følger:

Bogstav R

Uden tvivl er R det bogstav, der angiver, hvem der påtager sig ansvaret. Dette brev definerer rollen for den person, der er ansvarlig for at udføre en bestemt opgave. Derfor tager du ansvar for at aflevere færdige lektier til tiden og på den fastlagte måde.

Bogstav a

På samme måde bestemmer bogstavet A, hvem der godkender. Rollen for den person, der skal fungere som godkender, er at acceptere og godkende opgaven forelagt af den ansvarlige person. Godkenderen attesterer med andre ord, at arbejdet er udført efter de krævede krav.

Bogstav C

For sit vedkommende angiver bogstavet C, hvem der konsulteres. De er normalt eksperter eller vidende om et emne og en opgave, som konsulteres for deres mening og forslag til nogle aspekter af projektopgaverne. Den eksterne konsulterede hans udtalelse om et aspekt, der skal tages i betragtning ved realiseringen af ​​projektet, da han er ekspert på området.

Bogstav I

Til sidst bestemmer brevet, hvem der melder. Disse menneskers rolle involverer hver enkelt person, som skal informeres om udviklingsprocessen og udviklingen af ​​de opgaver, der er en del af projektet. De skal også informeres, når opgaver er udført.

Fordele ved at lave en RACI-matrix

De vigtigste fordele, der skal opnås, når en RACI-matrix laves, er:

• Roller og ansvar for hver af deltagerne involveret i et projekt er klart defineret.
• Det er muligt at afgøre, hvem der påtager sig ansvaret for at aflægge regnskab med hensyn til de opgaver eller arbejder, der skal udføres.
• Det giver mulighed for at balancere arbejdsbyrden mellem de mennesker, teams eller afdelinger, der er involveret i udviklingen af ​​projektet.
• Det gør det nemt at holde en kontrolleret opfølgning på udviklingen og udførelsen af ​​de opgaver og det arbejde, der kræves for at fuldføre udviklingen af ​​projektet.

Hvordan man bygger en RACI matrix

For at udvikle en RACI-matrix skal følgende trin følges:

Trin 1

Først bestemmes de opgaver, der skal udføres inden for et projekt, og placeres som de rækker, der udgør matricen.

Trin 2

For det andet identificeres de personer, der er involveret i udviklingen af ​​projektet, og placeres i form af søjler i matrixformationen.

Trin 3

For det tredje placeres bogstaverne i ordet, der udgør navnet på RACI-matricen. Ved at tildele hvert bogstav i hver opgave er det muligt at definere, hvem af de involverede personer, der skal være ansvarlige, hvem der godkender, hvem der høres, og hvem der skal informeres i udførelsen af ​​hver projektopgave.

Trin 4

Endelig vil det være muligt at afgøre, om alt arbejdet er godt fordelt, om der er ledig plads, og om der er overlapninger. Dette for at verificere at alt er velformet og undgå senere problemer.

Fordele og ulemper ved at anvende en RACI matrix

De fordele, der kan opnås ved at udføre et projekt ved at anvende RACI-matricen, er følgende:

1. Der er en smidig og enkel kommunikationsproces

Kommunikation viser sig normalt at være enklere og hurtigere, da RACI-matricen giver dig mulighed for tydeligt at visualisere den rolle og funktion, som hver person skal spille. Dette eliminerer ikke, men det minimerer kommunikationsproblemer mellem de involverede i projektet.

2. Forbedre produktiviteten

Ved at minimere kommunikationsproblemer bidrager dette naturligvis til en bedre udnyttelse af tiden, og som følge heraf opnås en øget produktivitet. Gennemførelsestiden for hver opgave forkortes, og dette strømliner den overordnede udførelsesproces.

3. Korrekt fordeling af arbejdet

Derudover giver RACI-matricen dig mulighed for at visualisere ansvar og funktioner, så det kan identificeres, hvis arbejdsbyrden er fordelt på en forholdsmæssig måde. Hvis det er muligt at konstatere, at en ansvarlig person har en for stor arbejdsbyrde tildelt, foretages de nødvendige justeringer forud for projektets udførelse. At opnå en mere afbalanceret fordeling af byrder og ansvar.

4. Forventningerne indfries

Når man anvender dette værktøj, er resultaterne opnået ved afslutningen af ​​et projekt meget lig de resultater, der forventes opnået i begyndelsen af ​​projektet. Dette sker, fordi du bedre kan kontrollere alle de opgaver, der skal udvikles. Derudover ved hver person specifikt, hvad de er ansvarlige for i hele projektudførelsesprocessen.

Selvom fordelene er store og talrige, kan der også være ulemper ved RACI-matricen.

• Til at begynde med kan det være alt for komplekst at anvende, hvilket har en negativ effekt på forståelsen.
• På trods af at RACI-matricen er et fantastisk værktøj, er det ikke nok bare at oprette det, men du skal også overholde det.
• I tråd med ovenstående kan det for dem, der ikke er bekendt med matrixen, være dyrt at generere den for første gang.
• Der er mulighed for, at der er projekter, der ikke kræver planlægning af denne type, så skabelsen af ​​matrixen kan være mere noget, der bremser projektet, end noget, der driver det.

Afslutningsvis er RACI-matricen et meget nyttigt værktøj, der kan anvendes i enhver type projekt. Da det bestemmer rollerne og funktionerne for alle de mennesker, der deltager i dens realisering. Dette fremmer bedre kontrol og opnåelse af bedre resultater ved afslutningen af ​​projektet.