Procesledelse

En proces er utvivlsomt en sekvens af aktiviteter, der har til formål at tilføje værdi til et input for at opnå et resultat eller output. Alt output skal tilfredsstille et behov eller krav fra en virksomheds interne eller eksterne kunde.

Selvfølgelig skal enhver proces, uanset om den er enkel eller kompliceret, stor eller lille, have et input, en transformation og et output. Input er enhver ressource eller input, der skal transformeres. Transformation er den arbejdsproces, der tilføjer værdi til input og får et resultat. Outputtet udgør det endelige resultat, såsom varen eller tjenesten, der formår at tilfredsstille et behov.

Derudover står procesfokuseret ledelse i modsætning til den traditionelle struktur i funktionsbaserede organisationer. Den grundlæggende idé er at tilføre værdi til interne og eksterne kunder. Af denne grund søges den løbende forbedring af alle processer gennem deres identifikation, beskrivelse og dokumentation.

Hvordan ved man, om en aktivitet er en proces?

Det er faktisk ikke alle de aktiviteter, der udføres i en virksomhed, der kan betragtes som en proces. For at betragte en aktivitet som en proces skal du:

1. Hav en klar mission og formål

Hver aktivitet, der er klassificeret som en proces, skal svare til den mission og formål, som organisationen har fastlagt. Disse aktiviteter skal svare til, hvad virksomheden forventer at blive udført.

2. Aktiviteten skal være præcist defineret

Alle medlemmer af organisationen skal vide præcis, hvordan hver proces skal udføres. Selv når en ny medarbejder ansættes, kan du få adgang til dokumenterede kilder, der angiver, hvordan hver enkelt aktivitet udføres.

3. Den skal indeholde input og output

Selvfølgelig skal enhver proces have et input af input eller råvarer, der skal transformeres til et endeligt resultat. Dette resultat er det, der er kendt som output af processen, der tilføjer værdi for interne og eksterne kunder.

4. Leverandører, kunder og et slutprodukt kan identificeres

Leverandørerne vil naturligvis være alle dem, der leverer input eller råvarer til at udføre processen. Kunden vil være modtageren af ​​varen eller tjenesteydelsen. Mens det endelige produkt er outputtet af værdi, som processen genererer.

5. Aktiviteten kan opdeles i opgaver eller delprocesser

Hver proces kan have en eller flere opgaver, der vil blive udført af en eller en gruppe personer, der er ansvarlige for dens udførelse.

6. Kan dokumenteres

Alle disse aktiviteter kan dokumenteres ved hjælp af en processtyringsmetodologi, der definerer tider, ressourcer og omkostninger. Alt dette dokumenterede dokument sikrer overholdelse af kvalitetsstandarder.

7. Har tildeling af ansvar

Ganske vist er en proces opdelt i opgaver, der skal udføres i en afdeling eller i flere afdelinger i virksomheden. Hver aktivitet skal tilføre værdi til interne kunder, hvis vi taler om en delproces, eller ekstern, hvis det er sidste fase af processen exit. Ved hvert trin skal der være en person med ansvar for hver af udgangene.

Hvorfor er det vigtigt at være procesbaseret?

Det er logisk at antage, at procesledelse definerer de processer, der skal udføres på en tidligere struktureret måde, og løbende gennemgår dem for at finde muligheder for forbedringer. Dette, da hvis processerne i en organisation løbende forbedres, er det med til at forbedre organisationens samlede funktion.

Fokus på processer giver faktisk mulighed for en omfattende vision af virksomhedens drift generelt og globalt. Den anerkender også, at virksomheden skal have en horisontal struktur for at reagere på en cyklus af processen på en komplet måde.

Derudover søger alle processer kundetilfredshed. Når man taler om en mikroproces, omfatter den kun interne processer, der tilfredsstiller de interne kunders behov. Nu inkluderer en makroproces både interne og eksterne processer for at tilfredsstille interne og eksterne kunder i organisationen.

Ligeledes vil virksomheden med fokus på processer kunne opnå en konkurrencefordel, da denne form for administration prioriterer kundetilfredshed. Det betyder, at virksomheder er tvunget til at maksimere deres effektivitet. Derfor er det bydende nødvendigt, at organisationer søger løbende forbedringer af deres processer og til gengæld af virksomheden generelt, at tilbyde bedre løsninger på kundernes problemer.

Fordele ved processtyring

Processtyring har følgende fordele:

1. Reducer unødvendige interne omkostninger

Til at begynde med kan virksomheden reducere unødvendige omkostninger i sine processer, da den kan eliminere opgaver eller trin, der ikke tilfører værdi. Derfor, hvis unødvendige trin elimineres, elimineres omkostningerne også.

Ved at eliminere ikke-værdiskabende aktiviteter bliver processen mere præcis, og virksomheden kan fokusere mere på at imødekomme kundernes krav, behov og forventninger. Alt i alt sparer det ressourcer som tid, penge og menneskelig indsats.

2. Forkort leveringstiderne

Derefter kan gennemløbstider eller gennemløbstider forkortes ved at identificere nedetid for procescyklus. Af denne grund elimineres og strømlines processer.

3. Forbedrer kvaliteten og servicen, som kunden opfatter

På den anden side, ved at forbedre kvaliteten og den tilbudte service, opfylder kunden bedre deres behov. At få kunder til at kunne lide at bevare et forhold til virksomheden.

4. Inkorporer yderligere serviceaktiviteter

Ligeledes gør denne tilgang det meget nemt at tilføje yderligere kundeservicefordele. Disse aggregater af tjenester har en lav pris og er let at opfatte af kunden.

Karakteristika for organisationer, der bruger procesledelse

1. Processen dominerer over strukturen

For det første mener virksomheder, der anvender processtyring, at virksomhedens struktur ikke er andet end infrastrukturen til at udføre processerne. Derfor giver de relevans til processerne, og strategierne udformes med udgangspunkt i processerne.

2. Dens organisation er tværgående

For det andet bevirker processtyring, at organisationer konfigureres som et sæt eller system af processer og delprocesser, der tillader opnåelse af mål. Hovedformålet med alle processer er at skabe værdi for kunden.

3. Brug af oplysningerne

For det tredje lægger organisationer stor vægt på information om de forskellige processer og aktiviteter, der skal udføres. Den konstante informationsstrøm er afgørende for at fungere succesfuldt i alle processer og i virksomhedens generelle drift.

4. De er værdiskabere

Endelig er organisationer, der anvender processtyring, værdiskabere. Af samme grund, som det er procesbaseret, er hvert output en merværdi gennem de produkter og tjenester, de tilbyder. Og dette er det grundlæggende formål med enhver proces.

Processtyringstrin

De vigtigste trin i implementering af processtyring er:

1. Information, træning og deltagelse

Procesledelse er en ny måde at lede på. Derfor er det essentielt, at alle er informeret og trænet, inden processerne implementeres. Derudover skal alle informeres om de mål, processen søger, hvad dens stadier er, og hvilket samarbejde der kræves.

2. Identifikation af processer

Processerne skal naturligvis være tydeligt identificeret. Derfor skal der laves en liste over alle de processer, der udføres. Hver proces skal have:

• Et navn.
• De aktiviteter og skridt, du skal tage.
• Et proceskort.

3. Udvælgelse af relevante processer

Det skal bemærkes, at de relevante processer er dem, der tilføjer mest værdi og er meget vigtige for, at virksomheden kan fungere effektivt. Af denne grund har de en betydelig indflydelse på virksomhedens strategiske mål.

4. Etabler en ansvarlig

Når de relevante processer er identificeret, tildeles de en leder. Den ansvarlige person skal have det ansvar og den autonomi, der er nødvendig for at opfylde de strategiske mål.

5. Procesanalyse og problemdetektion

Hver proces analyseres, uanset om den opfylder de foreslåede mål eller ej. Hvis nogen af ​​dem ikke opfylder dem og udgør et problem, skal de omdesignes på passende vis.

6. Korrektion af problemer

Når de problemer, der har størst indflydelse på målsætningerne og klienterne, er identificeret, søges der en løsning på dem. Dette definerer de handlinger, der skal følges for ikke at påvirke udførelsen af ​​processen og organisationen som helhed.

7. Brug af indikatorer

Til sidst vil processerne blive evalueret periodisk. Det vil afhænge af denne evaluering, om de er i overensstemmelse med de foreslåede indikatorer. Indikatorerne er meget vigtige for at analysere processernes reelle ydeevne og for at kunne fastslå de svage punkter. Alt dette for at anvende korrigerende foranstaltninger.

Afslutningsvis kan det siges, at processtyring øger effektiviteten af ​​organisationer. Dette, fordi dets succes vil afhænge af en passende udførelse af dens processer, som skal være klart dokumenteret. Men frem for alt skal de have til formål at skabe værdi for kunden.