Řízení podle procesů

Proces je nepochybně sled činností, jejichž cílem je přidat hodnotu vstupu, aby se dosáhlo výsledku nebo výstupu. Veškerý výstup musí uspokojit potřebu nebo požadavek interního nebo externího zákazníka společnosti.

Samozřejmě každý proces, ať už jednoduchý nebo komplikovaný, velký nebo malý, musí mít vstup, transformaci a výstup. Vstupem je jakýkoli zdroj nebo vstup, který musí být transformován. Transformace je pracovní proces, který přidává hodnotu vstupům a přináší výsledek. Výstup tvoří konečný výsledek, jako je zboží nebo služba, která dokáže uspokojit potřebu.

Řízení zaměřené na procesy je navíc v kontrastu s tradiční strukturou organizací založených na funkcích. Základní myšlenkou je přidávat hodnotu interním i externím zákazníkům. Z tohoto důvodu je usilováno o neustálé zlepšování všech procesů prostřednictvím jejich identifikace, popisu a dokumentace.

Jak poznáte, že aktivita je proces?

Ve skutečnosti ne všechny činnosti, které se ve firmě provádějí, lze považovat za proces. Chcete-li aktivitu považovat za proces, musíte:

1. Mít jasné poslání a účel

Každá činnost klasifikovaná jako proces musí odpovídat poslání a účelům stanoveným organizací. Tyto činnosti musí odpovídat tomu, co společnost očekává, že se bude dělat.

2. Činnost musí být přesně definována

Všichni členové organizace musí přesně vědět, jak by měl být každý proces prováděn. I když je přijat nový zaměstnanec, můžete mít přístup k dokumentovaným zdrojům, které ukazují, jak jsou jednotlivé činnosti prováděny.

3. Musí obsahovat vstupy a výstupy

Každý proces samozřejmě musí mít vstup vstupů nebo surovin, které musí být přeměněny na konečný výsledek. Tento výsledek je znám jako výstup procesu, který přidává hodnotu pro interní i externí zákazníky.

4. Lze identifikovat dodavatele, zákazníky a konečný produkt

Dodavateli budou přirozeně všichni, kdo dodávají vstupy nebo suroviny pro realizaci procesu. Klient bude příjemcem vytvořeného zboží nebo služby. Zatímco konečný produkt je výstupem hodnoty, kterou proces generuje.

5. Činnost lze rozdělit na úkoly nebo dílčí procesy

Každý proces může mít jeden nebo více úkolů, které bude provádět jeden nebo skupina lidí odpovědných za jeho provedení.

6. Lze doložit

Všechny tyto činnosti lze dokumentovat pomocí metodologie procesního řízení, definováním časů, zdrojů a nákladů. Všechny tyto dokumentované záznamy zajišťují dodržování standardů kvality.

7. Má přidělené odpovědnosti

Proces se samozřejmě dělí na úkoly, které musí být provedeny v oddělení nebo v několika odděleních společnosti. Každá činnost musí přidávat hodnotu interním zákazníkům, mluvíme-li o dílčím procesu, nebo externím, jde-li o konečnou fázi výstupu z procesu. Na každém kroku musí být osoba odpovědná za každý z východů.

Proč je důležité být založen na procesu?

Je logické předpokládat, že procesní management definuje procesy, které musí být prováděny dříve strukturovaným způsobem, a neustále je přezkoumává, aby nacházely příležitosti ke zlepšení. To, protože pokud se procesy organizace neustále zlepšují, pomáhá to zlepšit celkovou funkci organizace.

Zaměření na procesy totiž umožňuje komplexní vizi fungování společnosti obecně i globálně. Uznává také, že společnost musí mít horizontální strukturu, aby mohla reagovat na cyklus procesu kompletním způsobem.

Všechny procesy navíc usilují o spokojenost zákazníka. Když mluvíme o mikroprocesu, zahrnuje pouze interní procesy, které uspokojují potřeby interních zákazníků. Makroproces nyní zahrnuje interní i externí procesy pro uspokojení interních a externích zákazníků organizace.

Obdobně se zaměřením na procesy bude společnost schopna dosáhnout konkurenční výhody, protože tento typ správy upřednostňuje spokojenost zákazníka. To znamená, že společnosti jsou nuceny maximalizovat svou efektivitu. V důsledku toho je nezbytné, aby organizace usilovaly o neustálé zlepšování svých procesů a tím i společnosti obecně, aby nabízely lepší řešení problémů zákazníků.

Výhody procesního řízení

Řízení procesů má následující výhody:

1. Snížit zbytečné interní náklady

Pro začátek může společnost snížit zbytečné náklady v rámci svých procesů, protože může eliminovat úkoly nebo kroky, které nepřidávají hodnotu. Pokud se tedy odstraní zbytečné kroky, odpadají i náklady.

Odstraněním činností, které nepřidávají hodnotu, se proces zpřesňuje a společnost se může více soustředit na plnění požadavků, potřeb a očekávání zákazníků. To vše dohromady šetří zdroje, jako je čas, peníze a lidské úsilí.

2. Zkraťte dodací lhůty

Poté lze dodací lhůty nebo dodací lhůty zkrátit identifikací prostojů procesního cyklu. Z tohoto důvodu jsou procesy eliminovány a zefektivněny.

3. Zlepšuje kvalitu a služby vnímané zákazníkem

Na druhou stranu zlepšením kvality a nabízených služeb klient lépe uspokojuje své potřeby. Aby zákazníci rádi udržovali vztah se společností.

4. Zahrnout další servisní činnosti

Tento přístup rovněž velmi usnadňuje přidávání dalších výhod zákaznických služeb. Tyto agregáty služeb mají nízkou cenu a klient je snadno vnímá.

Charakteristika organizací, které využívají procesní řízení

1. Proces převažuje nad strukturou

V první řadě společnosti, které uplatňují procesní řízení, se domnívají, že struktura společnosti není nic jiného než infrastruktura pro provádění procesů. Proto přikládají procesům relevanci a strategie jsou navrženy na základě procesů.

2. Jeho organizace je transverzální

Za druhé, procesní řízení způsobuje, že organizace jsou konfigurovány jako soubor nebo systém procesů a dílčích procesů, které umožňují dosahování cílů. Hlavním cílem všech procesů je generovat hodnotu pro zákazníka.

3. Použití informací

Za třetí, organizace kladou velký důraz na informace o různých procesech a činnostech, které musí být provedeny. Neustálý tok informací je nezbytný pro úspěšné fungování ve všech procesech a v obecném chodu společnosti.

4. Jsou to generátory hodnoty

A konečně, organizace, které aplikují řízení podle procesů, jsou generátory hodnot. Ze stejného důvodu, že je založen na procesu, je každý výstup přidanou hodnotou prostřednictvím produktů a služeb, které nabízejí. A to je základní účel každého procesu.

Kroky řízení procesu

Nejdůležitější kroky při zavádění procesního řízení jsou:

1. Informace, školení a účast

Procesní řízení je nový způsob řízení. Proto je nezbytné, aby byl každý informován a proškolen před implementací procesů. Kromě toho musí být každý informován o cílech, které proces sleduje, jaké jsou jeho fáze a jaká spolupráce je vyžadována.

2. Identifikace procesů

Procesy musí být samozřejmě jasně určeny. Proto musí být vytvořen seznam všech procesů, které jsou prováděny. Každý proces musí mít:

• Jméno.
• Činnosti a kroky, které musíte podniknout.
• Procesní mapa.

3. Výběr relevantních procesů

Je třeba poznamenat, že relevantní procesy jsou ty, které přidávají největší hodnotu a jsou velmi důležité, aby společnost fungovala efektivně. Z tohoto důvodu mají významný vliv na strategické cíle společnosti.

4. Stanovte si odpovědného

Jakmile jsou příslušné procesy identifikovány, je jim přidělen manažer. Odpovědná osoba musí mít odpovědnost a autonomii nezbytnou k plnění strategických cílů.

5. Analýza procesů a detekce problémů

Každý proces je analyzován bez ohledu na to, zda splňuje nebo neplní navržené cíle. Pokud je některý z nich nesplňuje a představuje problém, musí být vhodně přepracován.

6. Náprava problémů

Jakmile jsou identifikovány problémy, které mají největší dopad na cíle a klienty, hledá se pro ně řešení. To definuje činnosti, které je třeba dodržovat, aby neovlivnily výkonnost procesu a organizaci jako celku.

7. Použití indikátorů

Nakonec budou procesy pravidelně vyhodnocovány. Na tomto hodnocení bude záležet, zda budou v souladu s navrženými indikátory. Ukazatele jsou velmi důležité pro analýzu skutečné výkonnosti procesů a pro určení slabých míst. To vše za účelem uplatnění nápravných opatření.

Závěrem lze říci, že procesní řízení zvyšuje efektivitu organizací. To proto, že jeho úspěch bude záviset na adekvátním provedení jeho procesů, které musí být jasně zdokumentovány. Ale především musí být zaměřeny na vytváření hodnoty pro zákazníka.