Ordre de compra

Una ordre de compra, també anomenada ordre de comanda o nota de comanda, és un document mitjançant el qual el comprador sol·licita mercaderies al venedor.

Ordre de compra

Així, el que fem és documentar les nostres necessitats de productes. El més habitual és enviar aquest document al proveïdor perquè aquest subministri aquesta comanda. Podent fer-ho de forma física o virtual (correu electrònic o pàgina web).

L’objectiu de la nota de comanda és poder contrastar amb posterioritat l’albarà de lliurament amb aquesta ordre i anotar possibles incidències, així com tenir per escrit les condicions de la comanda.

El procés en una ordre de compra

En primer lloc cal esbrinar les necessitats que tenim. Un cop elegit el proveïdor adequat s’emet aquesta ordre de comanda. El venedor rep l’original i el comprador se’n queda amb una còpia. El venedor serveix la comanda i adjunta un albarà de lliurament que es confronta amb aquesta. Si hi ha alguna cosa no subministrada, queda com a pendent.

Aquest document té utilitat per a totes dues parts. El comprador pot controlar el tipus o quantitat de despesa i fer una previsió de pagaments. El venedor pot organitzar les diferents comandes i fer una previsió de cobraments. En tots dos casos, els programes de gestió i fins i tot un full de càlcul són de gran ajuda. D’altra banda, a efectes legals, una vegada acceptada compromet ambdues parts a l’intercanvi acordat.

Contingut d’una nota de comanda

Normalment solen ser les mateixes dades necessàries en un albarà, només que a la capçalera apareixerà l’expressió «Ordre de comanda» o similar. Els detallem a continuació:

  • Dades del comprador i del venedor. És molt important el número d’identificació fiscal de cada país. També el domicili fiscal.
  • Data i lloc d’emissió de comanda. La primera és essencial, sobretot per controlar el temps que triga el nostre proveïdor a subministrar-ho. D’aquesta manera podem evitar ruptures d’estocs.
  • Nom i referència del producte. També s’hi inclou la quantitat demanada, el preu i els possibles descomptes, promocions o bonificacions.
  • El mètode de pagament triat , així com els terminis i quantitats a pagar si escau. Aquest punt és important per gestionar correctament la tresoreria.
  • Cost total , possibles despeses de transport, assegurances o similars i, com a part essencial, la signatura autoritzada.
  • Data i mode de lliurament. En aquest punt, al lliurament es farà arribar al client un albarà perquè el signi, que sol portar adjunta l’ordre. També cal apuntar-hi les possibles incidències o allò que no s’hagi subministrat.

La veritat és que aquests requisits tan estrictes de vegades se suavitzen, depenent de la relació comercial i de confiança. Moltes vegades les comandes es realitzen verbalment o per telèfon. Fins i tot es pot sol·licitar per correu electrònic però sense que hi hagi un document de comanda. Tot i així, convé tenir un control d’aquestes comandes sempre.

Un exemple de l’ordre de compra

Veurem un exemple del que podria ser un document de comanda. Hi podem observar totes les dades necessàries i possibles descomptes i despeses relacionades amb el subministrament d’aquestes mercaderies. També lespai reservat per a incidències i per a la signatura de la persona que rep la mercaderia.

Ordre De Comanda 1

Nota: Les dades facilitades anteriorment són dades inventades.