Matriu RACI

La matriu RACI s’utilitza per assignar i definir el grau de responsabilitat que correspon a cadascuna de les persones que estan involucrades en la realització d’un projecte.

També es coneix amb el nom de matriu d‟assignació de responsabilitats. El seu propòsit és poder establir els diferents rols i responsabilitats que haurà d’assumir cadascú que forma en la realització d’un projecte.

Com a conseqüència, és recomanable que s’elabori a l’inici de la realització d’un projecte. De manera que des del principi quedi clar i establert el paper i la responsabilitat que assumirà cada persona que hi participa en un projecte. Això també assegura que s’assoleixi una col·laboració més gran per part de tots els participants.

Què significa cada lletra que forma el nom de la matriu RACI

El nom de la matriu RACI està formada per quatre lletres i cada lletra té un significat. El significat de cada lletra és el següent:

Lletra R

Sens dubte, la R és la lletra que indica qui assumeix la responsabilitat. Aquesta lletra defineix el rol de la persona que es troba encarregada de fer una determinada tasca. Per tant, pren la responsabilitat de lliurar la tasca acabada en el temps i de la manera establerta.

Lletra A

De manera semblant, la lletra A determina qui aprova. El paper de la persona que actuarà com a aprovador és acceptar i aprovar la tasca lliurada per la persona responsable. En altres paraules, l’aprovador certifica que la feina ha estat feta d’acord amb els requeriments exigits.

Lletra C

Per la seva banda, la lletra C indica qui és consultat. En general són persones expertes o coneixedores sobre un tema i tasca que són consultades perquè opinin i suggereixin sobre algun aspecte de les tasques del projecte. El consultat externa la seva opinió sobre algun aspecte que cal tenir en compte en la realització del projecte, atès que és expert en el tema.

Lletra I

Finalment, la lletra I determina qui n’informa. El rol d’aquestes persones involucra tot individu que ha de ser informat sobre el procés d’evolució i de desenvolupament de les tasques que formen part del projecte. També han de ser informats quan s’han acabat les tasques.

Beneficis de fer una matriu RACI

Els principals beneficis a assolir quan es realitza una matriu RACI són:

• Queden clarament definits els rols i les responsabilitats de cadascun dels participants involucrats en un projecte.
• S’aconsegueix determinar quina persona assumeix la responsabilitat de retre comptes respecte a les tasques o feines que s’han de fer.
• Permet equilibrar les càrregues de treball entre les persones, equips o departaments involucrats en el desenvolupament del projecte.
• Facilita portar un seguiment controlat en l’evolució i la realització de les tasques i dels treballs requerits per dur a terme feliç el desenvolupament del projecte.

Com s’elabora una matriu RACI

Per elaborar una matriu RACI cal seguir els passos següents:

Pas 1

En primer lloc, es determina les tasques que s’hauran de fer dins d’un projecte i es col·loquen com les files que conformen la matriu.

Pas 2

En segon lloc, s’identifiquen les persones involucrades en el desenvolupament del projecte i són col·locats en forma de columnes dins de la formació de la matriu.

Pas 3

En tercer lloc, es col·loquen les lletres de la paraula que componen el nom de la matriu RACI. En assignar cada lletra a cada tasca s’aconsegueix definir qui de les persones involucrades serà el responsable, qui aprova, qui és consultat i qui ha de ser informat en l’execució de cada tasca del projecte.

Pas 4

Finalment, es podrà determinar si tota la feina queda ben distribuïda, si queda algun espai buit i si hi ha duplicitats. Això per tal de verificar que tot quedi ben conformat i evitar problemes posteriors.

Avantatges i desavantatges d’aplicar una matriu RACI

Els avantatges que es poden aconseguir en la realització d’un projecte aplicant la matriu RACI són els següents:

1. Es dóna un procés de comunicació àgil i simple

Habitualment, la comunicació és més senzilla i ràpida, ja que la matriu RACI permet visualitzar clarament el rol i la funció que ha de tenir cada persona. Això no elimina, però si minimitza els problemes de comunicació entre les persones que participen al projecte.

2. Millora la productivitat

Evidentment, en minimitzar-se els problemes de comunicació, això contribueix a fer que el temps s’utilitzi de millor forma i com a conseqüència s’assoleixi un augment de productivitat. El temps de realització de cada tasca es redueix i agilitza el procés d’execució general.

3. Distribució adequada del treball

A més, la matriu RACI permet visualitzar les responsabilitats i funcions, per la qual cosa es pot identificar si la càrrega de treball es troba distribuïda de manera proporcionada. Si s’aconsegueix determinar que algun responsable té assignada una càrrega excessiva de treball, es fan els ajustaments necessaris previs a l’execució del projecte. Aconseguint una distribució més equilibrada de les càrregues i responsabilitats.

4. Es compleix amb les expectatives

En efecte, en aplicar aquesta eina els resultats que s’obtenen al final de la realització d’un projecte són molt semblants als resultats que esperen obtenir a l’inici del projecte. Això es produeix perquè es pot portar un millor control de totes les tasques que cal desenvolupar. A més, cada persona sap específicament que li correspon fer en tot el procés d’execució del projecte.

Encara que els avantatges són grans i nombrosos, també poden existir desavantatges de la matriu RACI.

• Al principi pot ser excessivament complexa a l’hora d’aplicar-ho, cosa que té un efecte negatiu sobre la seva comprensió.
• Tot i que la matriu RACI és una estupenda eina, no val només crear-la, sinó que a més cal complir-la.
• En línia amb això, per als que no estan familiaritzats amb la matriu, pot resultar costós generar-la per primera vegada.
• Hi ha la possibilitat que hi hagi projectes que no exigeixin una planificació d’aquest tipus, per la qual cosa la creació de la matriu pot ser més que freni el projecte, que no pas que l’impulsi.

A manera de conclusió, la matriu RACI és una eina molt útil que es pot aplicar a qualsevol tipus de projecte. Atès que determina els rols i les funcions de totes les persones que hi participen. Això afavoreix un millor control i la consecució de millors resultats al final de la realització del projecte.