Matriu de priorització

Matriu de priorització

Matriu de Priorització 1

La matriu de priorització és una eina que permet comparar i seleccionar entre certs problemes o solucions les prioritats per prendre una decisió.

El més important daquesta matriu és que ajuda a seleccionar una opció considerant una llista dalternatives basades en certs criteris. Un criteri és un paràmetre que es pren de referència per avaluar les prioritats i sobre això poder prendre una decisió consensuada. També facilita la millor assignació dels recursos escassos que es posseeixen, perquè siguin usats segons les prioritats que es presenten.

A més, aquesta eina també és coneguda com a Diagrama de Priorització. És usada especialment en el camp de la qualitat. És molt útil per triar una alternativa entre diverses possibilitats.

Per què s’aplica una matriu de priorització?

Una matriu de priorització s’aplica per a:

1. Identificar quins seran els criteris davaluació i la seva valoració

En primer lloc, la identificació dels criteris i la seva valoració és molt important perquè permet determinar-ne el nivell d’importància. Sense ells no es podria fer el procés de la priorització o la classificació de criteris per ordre d’importància.

Com que aquests criteris i la seva valoració reflecteixen que són tan importants totes les tasques que s’esperen realitzar. Com que no tenen aquests paràmetres no es pot fer una correcta classificació.

2. Clarificació de problemes

En segon lloc, la clarificació dels problemes és fonamental, perquè la majoria de vegades no es poden comprendre els problemes amb la transparència necessària. Només quan s’entenen els problemes se’ls pot donar la millor solució.

3. Anàlisi de solucions

En tercer lloc, cal proposar alternatives de solució per als problemes. La matriu de priorització possibilita el plantejament de solucions i proposar-ne un pla. El pla determina la manera com es durà a terme l’aplicació de la solució.

4. Trobar oportunitats de millora

En quart lloc, cal destacar que la millora dels processos i activitats és una cosa que sempre s’hauria de cercar. Però especialment quan s’estan enfrontant problemes. La millora és un objectiu al qual sempre cal aspirar.

Matriu de Priorització 1
Matriu de priorització

Passos per elaborar una matriu de priorització

Els passos que cal seguir per elaborar una matriu de priorització són els següents:

1. Establir l’objectiu que s’espera assolir

Abans de res, la matriu s’ha d’elaborar buscant assolir un objectiu clarament definit. Per això cal que l’objectiu s’enunciï de manera clara, específica i concreta. És recomanable per definir bé l’objectiu, saber que s’espera aconseguir en aplicar la matriu de priorització.

2. Identificar les opcions

Per descomptat, cal elaborar un llistat on s’anotin totes les opcions que es tenen per poder assolir l’objectiu proposat. En alguns casos, potser les opcions ja estan definides. Si cal, caldrà proposar altres alternatives, les quals seran proposades pels membres del grup de treball. Entre les propostes caldrà escollir les que resultin més apropiades.

3. Establir criteris

Naturalment, els criteris que s’utilitzen s’han d’establir en funció de l’objectiu esperat. Les persones que formen el grup de treball definiran els criteris que caldrà considerar. Per exemple, alguns criteris que es podrien considerar seria el temps per dur a terme el projecte, els recursos requerits per fer-ho, les capacitats laborals del personal, entre alguns que podem esmentar.

4. Ponderació de criteris

La ponderació de criteris implica definir el valor quantitatiu que tindrà cada criteri. És a dir, cal considerar el pes o nivell d’importància que té cadascun dels criteris. És en aquest pas on ja s’elabora la taula de la matriu de priorització.

5. Comparació d’opcions

En efecte, aquí ja es pot fer una comparació entre les opcions. Aquestes opcions es comparen en funció dels criteris que s’han establert prèviament. La manera d’analitzar-ho és com una lletra L.

Perquè del costat de leix vertical queden les opcions i del costat de leix horitzontal els criteris utilitzats. Per això es va correlacionant cada opció amb tots els criteris, col·locant en cada cas un valor.

6. Seleccionar la millor opció

Finalment, per seleccionar la millor opció es compara cada opció amb tots els criteris. I se selecciona la que es consideri que és la millor per assolir l’objectiu establert.

Matriu de Priorització 2
Matriu de priorització
passos per elaborar-la

Exemple duna matriu de priorització

Per exemplificar de manera senzilla l’aplicació de la matriu de priorització seguirem els passos anteriors:

1. Establir l’objectiu que es vol assolir

El nostre objectiu és triar el millor professor d’economia.

2. Identificar les opcions

Els professors que dicten la classe deconomia són:

  • Manuel Ramos.
  • Luisa Fernández.
  • Carlos Lara.

3. Establir criteris

  • Domini del tema.
  • Facilitat per explicar.
  • Quantitat de tasques que deixa.
  • Puntualitat.
  • Objectivitat per qualificar.

4. Ponderació de criteris

  • Domini del tema → 40
  • Facilitat d’explicar → 30
  • Quantitat de tasques que deixa → 10
  • Puntualitat → 10
  • Objectivitat per qualificar → 10

5. Seleccionar la millor opció

Matriu de Priorització 3
Exemple matriu de priorització

En aquest cas, la millor opció és Manuel Ramos perquè segons els criteris avaluats és qui té millor puntuació.

Avantatges d’aplicar la matriu de priorització

Els principals avantatges d’aplicar la matriu de priorització són:

  • És força flexible: Pot ser utilitzada amb molta flexibilitat, ja que potser pot correlacionar poques opcions i pocs criteris. O, per contra, moltes opcions i molts criteris.
  • És fàcil d’usar en grups de treball: Aquesta eina és molt senzilla d’utilitzar-se en equips de treball, només cal una pantalla, un pissarra o un tauler.
  • Fàcil d’avaluar: En utilitzar per a paràmetres és fàcil de poder avaluar, fins i tot quan hi ha moltes opcions i paràmetres perquè es poden fer servir els mitjans informàtics.
  • Fàcil de consensuar: Amb aquesta matriu és molt senzill posar-se dʻacord per triar la millor opció.

Per acabar, podem dir que la matriu de priorització és una eina fàcil dutilitzar per trobar les millors solucions per resoldre problemes. A més, es pot fer servir en qualsevol camp o àrea de les activitats empresarials i d’un altre tipus de decisions de la vida quotidiana de les persones.

Divisió de matrius

  • Matriu de Kraljic
  • Matriu de decisió
  • Matriu de competències