Administració per processos

Sens dubte, un procés és una seqüència d’activitats que té com a finalitat afegir valor a una entrada per aconseguir un resultat o una sortida. Tota eixida ha de satisfer una necessitat o un requeriment del client intern o extern d’una empresa.

És clar que qualsevol procés ja sigui simple o complicat, gran o petit, ha de portar una entrada, una transformació i una sortida. Lentrada és qualsevol recurs o insum que ha de ser transformat. La transformació és el procés de treball que afegeix valor a les entrades i obté un resultat. La sortida constitueix el resultat final, com ara el bé o servei que aconsegueix satisfer una necessitat.

A més, l’administració enfocada a processos es contraposa a l’estructura tradicional de les organitzacions que es basen en funcions. La idea fonamental és afegir valor als clients interns i externs. Per això es busca la millora contínua de tots els processos mitjançant la identificació, descripció i documentació.

Com se sap si una activitat és un procés?

De fet, no totes les activitats que es fan en una empresa es poden considerar com un procés. Per considerar una activitat com un procés ha de:

1. Tenir una missió i un propòsit clar

Cada activitat classificada com un procés ha de respondre a la missió i els propòsits establerts per l’organització. Aquestes activitats han de respondre a allò que l’empresa espera que es faci.

2. L’activitat s’haurà de definir amb precisió

Tots els membres de l’organització han de saber amb precisió com cal fer cada procés. Fins i tot, quan es contracta un nou empleat podreu tenir accés a fonts documentades que us indiquen com es realitza cada activitat.

3. Ha de contenir entrades i sortides

Per descomptat, tot procés ha de tenir una entrada d’insums o primeres matèries que hauran de ser transformades en un resultat final. Aquest resultat és el que se’l coneix com la sortida del procés que afegeix valor per als clients interns i externs

4. Es podrà identificar els proveïdors, els clients i un producte final

Naturalment, els proveïdors seran tots aquells que subministrin els insums o matèries primeres per dur a terme el procés. El client serà el destinatari del bé o servei generat. Mentres que el producte final és la sortida de valor que genera el procés.

5. L’activitat es podrà dividir en tasques o subprocessos

Cada procés podrà tenir una o diverses tasques que seran realitzades per una o un conjunt de persones responsables de la seva execució.

6. Es poden documentar

Totes aquestes activitats es poden documentar fent ús duna metodologia de gestió de processos, definint temps, recursos i costos. Tot aquest registre documentat assegura el compliment dels estàndards de qualitat.

7. Té assignació de responsabilitats

Certament, un procés està subdividit en tasques que s’han de fer en un departament o en diversos departaments de l’empresa. Cada activitat haurà d’anar afegint valor als clients interns, si parlem d’un subprocés, o externs, si és l’etapa final de sortida del procés. A cada pas hi haurà d’haver un responsable de cadascuna de les sortides.

Per què és important basar-se en processos?

És lògic suposar que l’administració per processos defineix els processos que s’han de fer de manera prèviament estructurada, revisant-los contínuament per trobar oportunitats de millora. Això, atès que, si els processos d’una organització es milloren contínuament, ajuda a perfeccionar la funció total de l’organització.

En efecte, l’enfocament en els processos permet tenir una visió integral del funcionament de l’empresa de manera general i global. També reconeix que l’empresa ha de tenir una estructura horitzontal per donar resposta a un cicle del procés de manera completa.

Addicionalment, tots els processos busquen la satisfacció dels clients. Quan es parla d’un microprocess inclou únicament processos interns que satisfan les necessitats dels clients interns. Ara, un macroprocés inclou tant processos interns com externs per satisfer clients interns i externs de l’organització.

De manera similar, amb l’enfocament en processos, l’empresa podrà aconseguir un avantatge competitiu, ja que aquest tipus d’administració prioritza la satisfacció dels clients. Això fa que les empreses es vegin obligades a maximitzar-ne l’eficiència. En conseqüència, resulta imperatiu que les organitzacions busquin la millora contínua dels seus processos i, alhora, de l’empresa en general, oferint millors solucions als problemes dels clients.

Avantatges de l’administració per processos

L’administració per processos té els avantatges següents:

1. Redueix costos interns innecessaris

Per començar, l’empresa pot reduir costos innecessaris dins dels seus processos, ja que pot eliminar tasques o passos que no afegeixin valor. Per tant, si s’eliminen passos innecessaris, també s’eliminen costos.

En eliminar les activitats que no afegeixen valor, el procés es torna més precís i l’empresa es pot enfocar més a complir els requeriments, les necessitats i les expectatives del client. Tot plegat permet estalviar recursos com el temps, els diners i l’esforç humà.

2. Escurça els terminis de lliurament

Després, es poden escurçar terminis o temps de lliurament en identificar temps morts del cicle del procés. Per això s’eliminen i s’agiliten els processos.

3. Millora la qualitat i servei percebut pel client

D’altra banda, en millorar la qualitat i el servei ofert el client satisfà millor les seves necessitats. Fent que els clients els agradi mantenir una relació amb l’empresa.

4. Incorpora activitats addicionals de servei

Igualment, amb aquest enfocament és molt fàcil afegir avantatges de serveis addicionals al client. Aquests agregats de serveis tenen un baix cost i són fàcilment percebuts pel client.

Característiques de les organitzacions que utilitzen ladministració per processos

1. Predomina el procés sobre l’estructura

En primer lloc, les empreses que apliquen ladministració per processos consideren que lestructura de lempresa no és més que la infraestructura per realitzar els processos. Per això, donen rellevància als processos i les estratègies es dissenyen en funció dels processos.

2. La seva organització és transversal

En segon lloc, l’administració per processos fa que les organitzacions es configurin com un conjunt o sistema de processos i subprocessos que permeten l’assoliment dels objectius. Lobjectiu principal de tots els processos és generar valor per al client.

3. Utilització de la informació

En tercer lloc, les organitzacions donen molt valor a la informació sobre els diferents processos i activitats que cal realitzar. El flux constant dinformació és determinant per operar amb èxit en tots els processos i en el funcionament general de lempresa.

4. Són generadores de valor

Finalment, les organitzacions que apliquen ladministració per processos són generadores de valor. Per la mateixa raó que es basa en processos, cada sortida és un valor afegit a través dels productes i serveis que ofereixen. I aquest és propòsit fonamental de tot procés.

Passos de l’administració per processos

Els passos més importants per implementar una administració per processos són:

1. Informació, formació i participació

L’administració per processos és una nova manera d’administrar. Per això és fonamental que tots estiguen informats i formats abans d’implementar els processos. A més, tots han d’estar informats sobre els objectius que cerca el procés, quines són les etapes i quina és la col·laboració requerida.

2. Identificació dels processos

Per descomptat, els processos han d’estar clarament identificats. Per això cal fer un llistat de tots els processos que es realitzen. Cada procés ha de tenir:

• Un nom.
• Les activitats i els passos que ha de dur.
• Un mapa de processos.

3. Selecció dels processos rellevants

Cal destacar que els processos rellevants són els que afegeixen més valor i que són molt importants perquè l’empresa s’exerceixi eficientment. Per això, incideixen de manera significativa en els objectius estratègics de l’empresa.

4. Establir un responsable

Un cop identificats els processos rellevants se’ls assigna un responsable. La persona responsable ha de comptar amb la responsabilitat i autonomia necessària per donar compliment als objectius estratègics.

5. Anàlisi de processos i detecció de problemes

S’analitza cada procés si està complint o no amb els objectius proposats. Si algun no els compleix i presenta algun problema, caldrà redissenyar-lo de manera adequada.

6. Correcció de problemes

Un cop identificats els problemes que tenen més incidència sobre els objectius i els clients, se’ls busca una solució. Això, definint les accions que cal seguir per no afectar l’exercici del procés i de l’organització en conjunt.

7. Ús dindicadors

Finalment, els processos seran avaluats de manera periòdica. D’aquesta avaluació dependrà si estan complint els indicadors proposats. Els indicadors són molt importants per analitzar l’exercici real dels processos i poder determinar els punts febles. Tot això per tal d’aplicar mesures correctives.

Per concloure, podem dir que l’administració per processos augmenta l’eficiència de les organitzacions. Això, pel fet que el seu èxit dependrà de ladequada execució dels seus processos, els quals han destar clarament documentats. Però, sobretot, cal que estiguin orientats a generar valor per al client.