Upravljanje procesima

Nesumnjivo, proces je niz aktivnosti čiji je cilj da doda vrijednost ulazu kako bi se postigao rezultat ili izlaz. Sva proizvodnja mora zadovoljiti potrebe ili zahtjeve internog ili eksternog kupca kompanije.

Naravno, svaki proces, bio jednostavan ili komplikovan, veliki ili mali, mora imati ulaz, transformaciju i izlaz. Ulaz je bilo koji resurs ili ulaz koji se mora transformirati. Transformacija je radni proces koji dodaje vrijednost inputima i daje rezultat. Rezultat predstavlja konačni rezultat, kao što je roba ili usluga koja uspijeva zadovoljiti potrebu.

Osim toga, upravljanje fokusirano na procese je u suprotnosti s tradicionalnom strukturom organizacija zasnovanih na funkcijama. Osnovna ideja je dodati vrijednost internim i eksternim kupcima. Iz tog razloga se traži kontinuirano unapređenje svih procesa kroz njihovu identifikaciju, opis i dokumentaciju.

Kako znate da li je aktivnost proces?

Zapravo, ne mogu se sve aktivnosti koje se sprovode u preduzeću smatrati procesom. Da biste aktivnost smatrali procesom, morate:

1. Imajte jasnu misiju i svrhu

Svaka aktivnost klasifikovana kao proces mora odgovarati misiji i ciljevima koje je ustanovila organizacija. Ove aktivnosti moraju odgovoriti na ono što kompanija očekuje da će biti urađena.

2. Aktivnost mora biti precizno definisana

Svi članovi organizacije moraju tačno znati kako svaki proces treba da se sprovede. Čak i kada se zaposli novi zaposlenik, možete imati pristup dokumentovanim izvorima koji pokazuju kako se svaka aktivnost provodi.

3. Mora sadržavati ulaze i izlaze

Naravno, svaki proces mora imati inpute ili sirovine koje se moraju transformirati u konačni rezultat. Ovaj rezultat je ono što je poznato kao rezultat procesa koji dodaje vrijednost za interne i eksterne kupce.

4. Mogu se identifikovati dobavljači, kupci i finalni proizvod

Naravno, dobavljači će biti svi oni koji isporučuju inpute ili sirovine za izvođenje procesa. Klijent će biti primalac generisane robe ili usluge. Dok je konačni proizvod rezultat vrijednosti koji proces generiše.

5. Aktivnost se može podijeliti na zadatke ili podprocese

Svaki proces može imati jedan ili više zadataka koje će izvršiti jedan ili grupa ljudi odgovornih za njegovo izvršenje.

6. Može se dokumentovati

Sve ove aktivnosti mogu se dokumentovati korištenjem metodologije upravljanja procesima, definiranjem vremena, resursa i troškova. Sva ova dokumentirana evidencija osigurava usklađenost sa standardima kvaliteta.

7. Ima raspodjelu odgovornosti

Naravno, proces je podijeljen na zadatke koji se moraju obavljati u odjelu ili u više odjela kompanije. Svaka aktivnost mora dodati vrijednost internim kupcima, ako govorimo o podprocesu, ili eksternoj, ako je to završna faza izlaska iz procesa. Na svakom koraku mora biti osoba zadužena za svaki od izlaza.

Zašto je važno biti baziran na procesu?

Logično je pretpostaviti da upravljanje procesima definira procese koji se moraju provoditi na prethodno strukturiran način, kontinuirano ih preispitujući kako bi se pronašle mogućnosti za poboljšanje. Ovo, budući da, ako se procesi organizacije kontinuirano poboljšavaju, to pomaže poboljšanju ukupne funkcije organizacije.

Zaista, fokus na procese omogućava sveobuhvatnu viziju poslovanja kompanije općenito i globalno. Takođe prepoznaje da kompanija mora imati horizontalnu strukturu kako bi odgovorila na ciklus procesa na potpun način.

Osim toga, svi procesi traže zadovoljstvo kupaca. Kada se govori o mikro procesu, on uključuje samo interne procese koji zadovoljavaju potrebe internih kupaca. Sada, makro proces uključuje i interne i eksterne procese kako bi se zadovoljili unutrašnji i eksterni klijenti organizacije.

Slično tome, sa fokusom na procese, kompanija će moći da postigne konkurentsku prednost, jer ova vrsta administracije daje prednost zadovoljstvu kupaca. To znači da su kompanije prinuđene da maksimiziraju svoju efikasnost. Shodno tome, imperativ je da organizacije traže kontinuirano poboljšanje svojih procesa i, zauzvrat, kompanije općenito, nudeći bolja rješenja za probleme kupaca.

Prednosti upravljanja procesima

Upravljanje procesima ima sljedeće prednosti:

1. Smanjite nepotrebne interne troškove

Za početak, kompanija može smanjiti nepotrebne troškove unutar svojih procesa, jer može eliminirati zadatke ili korake koji ne dodaju vrijednost. Stoga, ako se eliminišu nepotrebni koraci, eliminišu se i troškovi.

Eliminacijom aktivnosti koje ne dodaju vrijednost, proces postaje precizniji i kompanija se može više fokusirati na ispunjavanje zahtjeva, potreba i očekivanja kupaca. Sve zajedno štedi resurse kao što su vrijeme, novac i ljudski trud.

2. Skratiti rokove isporuke

Zatim, vremena isporuke ili vremena isporuke mogu se skratiti identifikacijom zastoja u procesnom ciklusu. Iz tog razloga, procesi su eliminisani i pojednostavljeni.

3. Poboljšava kvalitet i uslugu koju percipira kupac

S druge strane, poboljšanjem kvaliteta i ponuđene usluge klijent bolje zadovoljava svoje potrebe. Učiniti da kupci vole da održavaju odnos sa kompanijom.

4. Uključiti dodatne uslužne aktivnosti

Isto tako, ovaj pristup olakšava dodavanje dodatnih pogodnosti za korisničku podršku. Ovi agregati usluga imaju nisku cijenu i klijent ih lako percipira.

Karakteristike organizacija koje koriste upravljanje procesima

1. Proces dominira strukturom

Na prvom mjestu, kompanije koje primjenjuju upravljanje procesima smatraju da struktura kompanije nije ništa drugo do infrastruktura za izvođenje procesa. Stoga daju relevantnost procesima, a strategije se osmišljavaju na osnovu procesa.

2. Njegova organizacija je transverzalna

Drugo, upravljanje procesima uzrokuje da se organizacije konfigurišu kao skup ili sistem procesa i podprocesa koji omogućavaju postizanje ciljeva. Glavni cilj svih procesa je stvaranje vrijednosti za kupca.

3. Upotreba informacija

Treće, organizacije pridaju veliku vrijednost informacijama o različitim procesima i aktivnostima koje se moraju provesti. Stalni protok informacija je neophodan za uspješno poslovanje u svim procesima i općenito u poslovanju kompanije.

4. Oni su generatori vrijednosti

Konačno, organizacije koje primjenjuju upravljanje procesima su generatori vrijednosti. Iz istog razloga zbog kojeg je baziran na procesu, svaki rezultat predstavlja dodatnu vrijednost kroz proizvode i usluge koje nude. A to je osnovna svrha svakog procesa.

Koraci upravljanja procesom

Najvažniji koraci u implementaciji upravljanja procesima su:

1. Informisanje, obuka i učešće

Upravljanje procesima je novi način upravljanja. Stoga je neophodno da svi budu informisani i obučeni prije implementacije procesa. Osim toga, svi moraju biti informisani o ciljevima koje proces traži, koje su njegove faze i kakva je saradnja potrebna.

2. Identifikacija procesa

Naravno, procesi moraju biti jasno identifikovani. Stoga se mora napraviti lista svih procesa koji se provode. Svaki proces mora imati:

• Ime.
• Aktivnosti i koraci koje morate poduzeti.
• Mapa procesa.

3. Izbor relevantnih procesa

Treba napomenuti da su relevantni procesi oni koji dodaju najveću vrijednost i veoma su važni za efikasno obavljanje kompanije. Iz tog razloga imaju značajan uticaj na strateške ciljeve kompanije.

4. Ustanovite odgovornog

Kada se identifikuju relevantni procesi, njima se dodeljuje menadžer. Odgovorno lice mora imati odgovornost i autonomiju neophodnu za ispunjavanje strateških ciljeva.

5. Analiza procesa i otkrivanje problema

Svaki proces se analizira, bez obzira da li ispunjava predložene ciljeve ili ne. Ako ih bilo koji od njih ne ispunjava i predstavlja problem, mora se na odgovarajući način redizajnirati.

6. Ispravljanje problema

Kada se identifikuju problemi koji imaju najveći uticaj na ciljeve i klijente, za njih se traži rešenje. Ovo, definisanje radnji koje se moraju pratiti kako ne bi uticale na performanse procesa i organizacije u celini.

7. Upotreba indikatora

Konačno, procesi će se periodično evaluirati. Od ove evaluacije će zavisiti da li su u skladu sa predloženim indikatorima. Indikatori su veoma važni za analizu stvarne performanse procesa i za utvrđivanje slabih tačaka. Sve to u cilju primjene korektivnih mjera.

Zaključno, može se reći da upravljanje procesima povećava efikasnost organizacija. Ovo, jer će njen uspjeh zavisiti od adekvatnog izvršavanja njegovih procesa, koji moraju biti jasno dokumentirani. Ali, prije svega, oni moraju biti usmjereni na stvaranje vrijednosti za kupca.